Luftsicherheit: Änderung "Bekannter Versender"

Luftfrachtsendungen werden seit dem 11. September 2001 in besonderer Weise gegen unbefugte Zugriffe durch Dritte geschützt. Seit dem 29. April 2010 sind neue Vorschriften zur sogenannten „sicheren Lieferkette“ der EU- Luftsicherheitsverordnung VO (EG) Nr. 300/2008 und deren überarbeiteter Durchführungsbestimmungen anwendbar. Diese Verordnung löst die VO (EG) Nr. 2320/2002 ab, welche in Deutschland im Jahr 2006 den „Reglementierten Beauftragten“ (RegB) und damit völlig neue Regelungen für Luftfracht ins Leben rief. Umfangreiche Veränderungen werden auf die Luftfracht versendende Industrie zukommen, die vor allem die bekannten Versender (BV) betreffen. Hiervon betroffen sind in Deutschland aktuell etwa 55.000 BV.
 

Für wen gilt diese Übergangsfrist?

1. Die bekannten Versender müssen von einem „Reglementierten Beauftragten“ zum
    Stichtag 28. April 2010 anerkannt worden sein. Als Nachweis gilt die aktuell gültige 
    Sicherheitserklärung.

2. Der für die Anerkennung bzw. Benennung verantwortliche „Reglementierte
    Beauftragte“ muss selbst Gegenstand einer Vor-Ort-Kontrolle gemäß Ziffer 6.2.1
    der VO (EG) Nr. 831/2006 oder der VO (EG) Nr. 820/2008 gewesen sein.

Der Versender muss beim LBA einen Antrag auf behördliche Zulassung stellen. Bis zur Zulassung wird die Ware als unsicher behandelt und muss einer kostenpflichtigen Sicherheitskontrolle der Luftfahrtgesellschaft unterzogen werden.
 

Hinweis:

Generell darf nur Luftfracht mit dem Status „sicher“ in hierfür vorgesehene Flugzeuge verladen und verflogen werden. Produzierende Unternehmen, die ihre Produkte per Luftfracht versenden möchten, haben zwei Möglichkeiten, diesen Sicherheitsstatus zu erreichen: 

Erste Möglichkeit: „Unsichere“ Luftfracht wird mittels Sicherheitskontrolle durch reglementierte Beauftragte oder Luftfahrtunternehmen nach gesetzlichen Vorgaben „sicher“ gemacht. Zu beachten ist hier, dass derartige Sicherheitskontrollen Zeit in Anspruch nehmen und der Aufwand in Rechnung gestellt werden kann. Dabei ist Folgendes zu berücksichtigen:

• Kosten: Für das Kontrollieren (Röntgen) von Fracht werden je nach Standort und Nachfrage derzeit zwischen ca. 0,15 und 5,30 Euro pro kg bzw. Paketpauschalen zwischen ca. 4,- bis 950,- Euro pro Paket in Rechnung gestellt.
• Verfügbare Kontrolltechnik: nicht jede Sendung kann uneingeschränkt oder nicht-invasiv "sicher" gemacht werden. Ausschlussfaktoren können u.a. die Abmaße oder das Gewicht der Fracht bzw. dessen Materialdicke, -dichte oder Strahlungsempfindlichkeit sein. Jedes Unternehmen sollte frühzeitig prüfen, ob über haupt geeignete Kontrolltechnik für die Fracht verfügbar ist.
• Zeit: Die Kontrollen nehmen Zeit in Anspruch - bei kurzfristigen Lieferungen kann dadurch ggf. der Flug verpasst werden und/oder weitere Kosten entstehen.
• Qualität: Das Aus-, Ein- oder Umpacken der Luftfracht durch Kontrolleure steht ggf. den Qualitätsvorgaben des Versenders bzw. der Kunden entgegen.

Zweite Möglichkeit: Die zweite Möglichkeit ist die behördliche Zulassung zum bekannten Versender. Der bekannte Versender gewährleistet eigenverantwortlich, dass die identifizierbare Luftfracht/Luftpost an seinem Betriebsstandort oder auf seinem Betriebsgelände ausreichend vor unbefugtem Zugriff und Manipulationen geschützt wird. Somit muss die identifizierte Luftfracht des bekannten Versenders keiner erneuten Sicherheitskontrolle unterzogen werden, sondern kann jedem Unternehmen, welches den Status als reglementierten Beauftragten besitzt, sofort „sicher“ übergeben werden.

Prüfen Sie daher genau die Voraussetzungen für das interne Sicherheitsprogramm und den damit verbundenen Aufwand (Sicherheitsplan, Schulungsmaßnahmen, Sicherheitsbeauftragter, u. ä.). Der Status bekannter Versender ist keine Voraussetzung, um Luftfrachtsendungen zu befördern. Für die üblichen Post- und Kuriersendungen wird der Status ohnehin nicht verlangt.  
 

Wie läuft die Zulassung zum behördlich anerkannten bekannten Versender genau ab?
 

• Unternehmen, die in Deutschland einen Betriebsstandort als behördlichen bekannten Versender zertifizieren lassen möchten, müssen ein Sicherheitsprogramm einreichen (s. Punkt 6.4.1.1 S.2 EU VO 185/2010). Zur Erleichterung und Standardisierung der Verfahren hat das LBA ein Muster zur Erstellung eines Sicherheitsprogramms bekannte Versender herausgegeben. Das Muster kann von den bV über einen verschlüsselten Internetzugriff abgerufen werden. Oder füllen Sie die zeichnen Sie die Verpflichtungserklärung und senden Sie diese an das LBA. Für Fragen hat das LBA neben der bestehenden E-Mailadresse BekannteVersender@lba.de jetzt eine Hotline eingerichtet, die telefonisch unter 0531 2355-116 erreichbar ist.

• Trifft das Unternehmen die Entscheidung für die behördliche Zulassung zum bekannten Versender, ist ein formloser Antrag schriftlich per Post zu stellen. Der Antrag sollte unter Benennung der luftfrachtrelevanten Betriebsstätten beim Luftfahrt-Bundesamt eingereicht werden (wir empfehlen den Versand per Einschreiben Rückschein zu wählen). Des Weiteren ist dem LBA mitzuteilen, mit welchen reglementierten Beauftragten (Speditionen) sie zusammenarbeiten und ob Sie eine AEO-Zertifizierung (zugelassener Wirtschaftsbeteiligter) besitzen. Hinsichtlich der reglementierten Beauftragten sind dem Luftfahrt-Bundesamt nur diejenigen mitzuteilen, mit denen Sie aktuell eine gültige Sicherheitserklärung des bekannten Versenders gezeichnet haben.

Der Antrag ist an folgende Anschrift zu richten:

Luftfahrt-Bundesamt
Referat S 4

Hermann-Blenk-Straße 26

38144 Braunschweig
 

Der Antrag kann zurückgezogen werden, wenn die Auflagen in keinem Verhältnis zum Nutzen des bekannten Versenders stehen. Die jetzige Willensbekundung legt die Reihenfolge der künftigen Antragsbearbeitung fest.

• Schulung der/des Sicherheitsbeauftragten inkl. Stellverter/in sowie des Personals mit Zugang zu identifizierbarer Luftfracht

• Das bekannte Versender-Sicherheitsprogramm ist anhand der unternehmensspezifischen luftfrachtrelevanten Prozesse zu erstellen. Das Sicherheitsprogramm und alle Schulungsnachweise werden zusammen mit der Verpflichtungserklärung für bekannte Versender vorzugsweise elektronisch im Format pdf auf einer CD oder per E-Mail (BekannteVersender@lba.de) an das LBA gesendet. 

• Sicherheitsmaßnahmen umsetzen: Die im Sicherheitsprogramm beschriebenen Maßnahmen/Verfahren müssen vor der Vor-Ort Überprüfung des LBA im Unernehmen umgesetzt sein.

• Im LBA werden die eingereichten Dokumente auf Vollständigkeit geprüft. Anschließend findet eine Vor-Ort-Kontrolle durch Mitarbeiter des LBAs statt. Bei dieser Augenscheinnahme der Betriebsstätte(n) werden zum einen die praktische Umsetzung der gesetzlichen Mindestanforderungen geprüft sowie die unternehmensspezifischen Angaben zur Luftfrachtsicherheit nach den Erfordernissen der Luftfrachtsicherheit abgenommen.

Wann ist die Zulassung als bekannter Versender abgeschlossen?

Das Ergebnis der Vor-Ort-Kontrolle wird dem antragstellenden Unternehmen sofort mitgeteilt. Bei positivem Resultat wird ein Eintrag in die europäische Datenbank für bekannte Versender und reglementierte Beauftragte vorgenommen. Der zugelassene bekannte Versender erhält vom LBA die entsprechenden Zugangsdaten. Wenn die Betriebsstätte nicht zugelassen werden kann, werden dem Unternehmer die Gründe hierfür mitgeteilt. Der Antragsteller erhält somit die Möglichkeit, die konstatierten Mängel abzustellen.

Was sind die Aufgaben des "Sicherheitsbeauftragten"?

Unter anderem muss ein Sicherheitsbeauftragter benannt werden. Jedes Unternehmen muss intern eine Person ggf. eine Zweite als Stellvertrerter benennen, die Ansprechpartner zwischen dem Unternehmen und dem LBA sein wird. Er ist für die Durchführung der Sicherheitskontrollen und Überwachung ihrer Einhaltung verantwortlich.  Zu beachten gilt, dass Luftfracht nur sicher abgefertigt werden darf, wenn der Beauftragte für die Sicherheit in der Betriebsstätte vor Ort ist. Der Beauftragte für die Sicherheit kann für diesen Fall über Stellvertreter verfügen, welche dieselben Voraussetzungen erfüllen müssen.

Voraussetzung für die Stelle des Sicherheitsbeauftragten ist eine positiv beschiedene Zuverlässigkeitsüberprüfung nach § 7 Luftsicherheitsgesetz, eine erfolgreich absolvierte Schulung sowie das Befähigungszeugnis.

Was mit dem Personal, das Zugang zur identifizierbarer Luftfracht hat?

Personal, mit Zugang zu identifizierbarer Luftfracht muss eine Schulung erhalten. Unter diese Regelung fallen auch Mitarbeiter der Produktion, wenn bei der Herstellung bereits bekannt ist, dass ein ganz bestimmtes Stück per Luftfracht versendet wird. 

Schulung:

• Der Sicherheitsbeauftragter (auch Stellvertreter) benötigt derzeit eine min. 35-stündige Schulung für Sicherheitspersonal (inkl. Lernerfolgskontrolle) durch einen behördlich zugelassenen Ausbilder.
• Die Schulung von Personal mit Zugang zu identifizierbarer Luftfracht muss auf der Grundlage eines dafür zugelassenen Schulungsprogramms erfolgen. Der Mindestumfang beträgt bei Frontalunterricht mindestens 4 Unterichtseinheiten je 45 Minuten. Der Einsatz eines (computergestützten) Selbstlernprogramms ist möglich. Das Unternehmen kann einne zugelassenen (externen) Ausbilder mit der Schulung beauftragen. Das eigene Personal kann aber auch vom Sicherheitsbeauftragten des Unternehmens nach einem zugelassenen Schulungsprogramm geschult werden, sofern dieser über ein Befähugungszeugnis verfügt. Informationen zum Prozedere stellt das LBA hier zur Verfügung.

Welche Dokumente müssen für die behördliche Zulassung beim LBA eingereicht werden?

1. Der „Sicherheitsbeauftragte“  und evtl. Stellvertretungen müssen folgende
    Nachweise einreichen: 

• Schulungszertifikat für erfolgreich bestandene 35-Stunden-Luftsicherheitsschulung
• Positiv beschiedene Zuverlässigkeitsüberprüfung nach § 7 Luftsicherheitsgesetz
• Befähigungszeugnis

Analog zum Beauftragten für die Sicherheit müssen Stellvertreter ebensolche Nachweise erbringen.

2. Das „Personal aller Kategorien“ muss folgende Nachweise vorlegen können: 

• Personal, welches physisch mit Luftfracht in Berührung kommt, muss grundsätzlich eine vier Unterrichtsstunden oder drei Zeitstunden-Schulung absolviert haben

3. Unternehmensspezifisch ausgefülltes „bekannte Versender-Sicherheitsprogramm“

4. Folgende Pläne müssen beigefügt werden:

• Übersichtsplan, in die Grundstücksgrenzen, Bauwerke und der pflanzliche Bewuchs zu erkennen ist (z.B. durch ein Geoinformationsbild)
• Pläne der Betriebsgebäude, mit besonderer Kennzeichnung der sicheren Luftfrachtbereiche (Markierungen, wo Luftfracht abgewickelt wird)

Was beinhaltet eine Zuverlässigkeitsüberprüfung eines Mitarbeiters?

Die Zuverlässigkeitsüberprüfung muss vom Arbeitgeber bei der zuständigen Behörde beantragt werden. Diese dient als Sicherheitsüberprüfung aller verfügbaren Daten über den ausgewählten Mitarbeiter. Zuständige Luftsicherheitsbehörde für den Bereich der Zuverlässigkeitsüberprüfungen gemäß § 7 Luftsicherheitsgesetz für das Bundesland Hessen ist das Polizeipräsidium Frankfurt am Main. Die Gebühr liegt derzeit bei 43,- Euro und die Bescheinigung ist fünf Jahre gültig. Die Bearbeitungsdauer liegt momentan zwischen acht und zehn Wochen.

Was geschieht bei Verstößen?

Verstöße stellen nach dem Luftsicherheitsgesetz Ordnungswidrigkeiten dar. Bußgelder werden in der Regel zunächst gegen das Unternehmen verhängt. Haftungsrechtliche Ansprüche erhebt das Luftfahrt-Bundesamt bei nicht luftsicherheitskonformen Handlungen persönlich gegenüber dem Sicherheitsbeauftragten nicht.

Welche Kosten entstehen bei der Zulassung zum bekannten Versender?
 

Antragstellenden Unternehmen werden Gebühren und Auslagen in Rechnung gestellt.  Gebühren werden zukünftig anhand der Gebührenverordnung abgerechnet. Bis jetzt hat der Gesetzgeber dem LBA keine anwendbare Gebührenverordnung bereit gestellt. Daher wird aktuell keine Gebührenabrechnung erfolgen.

Die Zulassung wird jedoch gebührenpflichtig werden. Es ist von eine Zulassungsgebühr zwischen 5.000 bis 15.000 Euro je zuzulassendem Betriebsstandort auszugehen zuzüglich der Auslagen für die Reisekosten der Behörde für die Vor-Ort-Kontrolle, die auf Grundlage des Bundesreisekostengesetzes bestimmt werden. Weiterhin entstehen Ihnen Kosten durch die Schulung des Beauftragten für die Sicherheit und dem Personal aller Kategorien. Zudem ist die Zuverlässigkeitsüberprüfung nach § 7 Luftsicherheitsgesetz gebührenpflichtig.
 

Wieviel Zeit vergeht bis zur Zulassung?

Die Dauer ist abhängig davon, welche Maßnahmen im Unternehmen konkret umzusetzen sind, damit die Zulassungsvoraussetzungen erfüllt werden können. Ggf. müssen betriebliche Abläufe und Strukturengeändert oder auch Räumlichkeiten umgewidmet bzw. umgebaut werden. Nicht zu unterschätzen ist der Zeitbedarf für die Schulung des Personals.

Muss die Validierung wiederholt werden?
 

Ja. Die Zulassung bekannter Versender gilt für eine Dauer von 5 Jahren. Danach ist ein Antrag auf Verlängerung der Zulassung möglich. Bei Nichteinhaltung der gesetzlichen Anforderungen kann die Zulassung jederzeit widerrufen werden. Innerhalb des Zulassungszeitraums werden Mitarbeiter des LBAs die Einhaltung der Gesetze und Verordnungen vor Ort in der Betriebsstätte kontrollieren. Vor Ablauf der Zulassungsfrist kann ein Antrag auf Verlängerung der Zulassung beim LBA gestellt werden.

Wann sollten die bereits bekannten Versender den Antrag auf behördliche Zulassung als bekannter Versender stellen?
 

Das offizielle Ende der Übergangsfrist wird der 25.03.2013 sein. Das LBA weist jedoch darauf hin, dass Anträge auf behördliche Zulassung als bekannter Versender frühzeitig nach Gültigkeit der VO (EG) Nr. 300/2008 gestellt werden sollten, da es ansonsten im letzten Jahr des dreijährigen Übergangszeitraums zu einem „Antragsstau“ kommen könnte.
 

Bekannter Versender und AEO

Zwischen den Anforderungen an den "zugelassenen Wirtschaftsbeteiligten" mit dem Zertifikat "Sicherheit" (AEO-S) bzw. mit dem zertifikat "Zollrechtliche Vereinfachungen/Sicherheit" (AEO-F) und denen an einen bV bestehen Schnittmengen. Dadurch kann es im Einzelfall für ein Unternehmen durchaus einfacher sein, die Voraussetzungen für die Zulassung zum bV erfüllen. Jedoch ersetzen die genannten AEO-Zertifikate keinesfalls die ab 25. März 2013 notwendige behördliche Zulassung als bV.

Wie werden in Zukunft Unterauftragnehmer behandelt?
 

Das Formular "Unterauftragnehmererklärung" wird zum 29.04.2010 ungültig!

Abgegeben haben diese Erklärung u. a.:

• Speditionen/Frachtführer, die im Auftrag des bekannten Versenders Luftfracht an den reglementierten Beauftragten übergeben haben
• Dienstleister, die das Lager des bekannten Versenders betreuen oder Luftfrachtsendungen kommissionieren
• Dienstleister, die Hausmeister- oder Reinigungsleistungen im Lagerbereich oder in den Versandbüros erbringen.

Die VO 300/2008 schließt den Einsatz von Unterauftragnehmern für reglementierte Beauftragte und bekannte Versender für z.B. Lagerhaltung oder Verpackung aus, wenn sie nicht am Betriebsstandort ihres Auftraggebers tätig sind. Nur dann und unter der Voraussetzung, dass sie mit ihren Verfahren in dessen Sicherheitsprogramm Berücksichtigung finden, ermöglicht den weiteren "sicheren" Einsatz. Die Unternehmen, die nicht an dem Betriebsstandort des Auftraggebers tätig werden, sollten eine Zulassung als "Reglementierter Beauftragter" oder als bekannter Versender (sofern die Fracht dort erst als Luftfracht identifiziert wird) anstreben. Anderenfalls wird Luftfracht ab dem o. g. Datum an diesen Betriebsstätten zu "unsicherer" Luftfracht und muss zwingend einer Kontrollmaßnahme (z.B. Röntgen) zugeführt werden.

Transportunternehmen benötigen auch zukünftig keine behördliche Zulassung. Sie können durch Unterzeichnung der "Transporteurserklärung" (VO (EG) Nr. 185/2010, Anhang 6E) tätig werden.

Bei einer transportbedingten Zwischenlagerung ist eine kurzfristige Lagerung bis 24 Stunden möglich.

Zusätzliche Informationen, Formulare, Gesetzestexte und Verordnungen finden Sie auch auf den Internetseiten des LBA.

Kontaktdaten LBA: BekannteVesender@lba.de oder +49 (0)531 2355-116 (Referat S 4)

Stand: Februar 2012