Sociedad de responsabilidad limitada (GmbH) incl. sociedad unipersonal de responsabilidad limitada (UG haftungsbeschränkt)

Novedad:

Con el fin de satisfacer las necesidades de los socios fundadores que, en los comienzos, sólo cuentan con un capital nominal bajo, la Ley para la Modernización del Derecho de las Sociedades Limitadas y para la Lucha contra el Mal Uso (MoMiG) ha introducido la Sociedad Unipersonal de Responsabilidad Limitada (UG (haftungsbeschränkt)), § 5a de la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada (GmbHG). No se trata de una nueva forma jurídica; sin embargo, una GmbH puede establecerse sin necesidad de un capital nominal mínimo específico.

La ley por la que se rige la GmbH y la UG (con responsabilidad limitada) se basa en la “Ley sobre Sociedades de Responsabilidad Limitada”. La siguiente información incluye tanto disposiciones generales para la GmbH y la UG (con responsabilidad limitada) como disposiciones especiales para la UG (con responsabilidad limitada).

I. Características fundamentales

1. Corporación

La GmbH es una sociedad mercantil con una estructura empresarial y su personalidad legal propia. A diferencia de las sociedades personalistas, el foco no se centra en una asociación de personas, sino en la contribución de capital. Puede establecerse para cualquier propósito admisible. Dispone de un capital nominal que queda determinado por el memorándum y los estatutos de asociación y se corresponde con las contribuciones originales de capital que deben efectuar los accionistas. Si la empresa contrae deudas, la responsabilidad frente a los acreedores recae exclusivamente en la empresa.

La Ley sobre Sociedades de Responsabilidad Limitada no contempla una definición de este tipo. Queda asumido por la Ley.

Para los socios fundadores que tienen y necesitan sólo un capital nominal bajo (p. ej., en el sector servicios), es posible ahora establecer una GmbH sin necesidad de contar con un capital nominal mínimo específico, la Sociedad Unipersonal de Responsabilidad Limitada.

La GmbH es la figura más simple de una empresa. Una ventaja todavía más relevante de su forma jurídica es su flexibilidad. Existe una trascendental libertad en relación a la redacción del acuerdo de accionistas. La GmbH es igual de adecuada para pequeñas empresas, medianas empresas familiares y grandes empresas.

En comparación con la Sociedad Anónima, algunas de las disposiciones relativas a la GmbH son menos estrictas. El establecimiento es menos formal y, por ello, más sencillo y menos costoso. También es admisible la fundación unipersonal. En la mayoría de los casos no es necesario formar un consejo de vigilancia para una GmbH.

Por otra parte, la GmbH no es una corporación sustentada públicamente. La posibilidad de la venta y transferencia de acciones sin restricciones debe ser otorgada ante notario. No obstante, el memorándum y los estatutos de asociación podrían establecer la transmisibilidad de las acciones en función de otras condiciones, como el consentimiento del resto de accionistas.

2. Constitución, órganos

La GmbH es una entidad legalmente independiente. Está organizada como una sociedad de tipo capitalista, independiente de los miembros y dispone de una organización con al menos dos órganos independientes: el/los director/es administrativos y la junta de accionistas. Es admisible la designación de un consejo de vigilancia, aunque no es necesario en todos los casos.

3. Estatus legal de los accionistas, responsabilidad

Los accionistas no son comerciantes por sí mismos. La responsabilidad de los accionistas frente a los acreedores está limitada al capital nominal de la empresa. Esto queda explicitado con la adición de responsabilidad limitada" ("mit beschränkter Haftung") o responsabilidad limitada (haftungsbeschränkt). Los accionistas no tienen responsabilidad personal frente a los acreedores si la contribución original al capital ha sido saldada por completo. Si la contribución original al capital no ha sido todavía saldada, los accionistas responderán hasta la cantidad de la contribución original al capital.

Existen dos puntos de riesgo relacionados con la responsabilidad personal que deben aclararse a este respecto:

a. La GmbH queda constituida sólo con la inscripción en el registro mercantil. Sólo entonces asume sus propios derechos y obligaciones. Para las transacciones suscritas antes de la inscripción en el registro mercantil, podrán responder tanto los accionistas como los actuantes. Sólo están exentos de la responsabilidad como cuestión de principio con la inscripción en el registro mercantil.

b. Otro riesgo existe en el caso de dificultades económicas. Si un accionista ha concedido un préstamo a la empresa en el momento en el que los comerciantes ordinarios hubiesen aportado activo neto, éste tiene el derecho de retribución del préstamo en caso de insolvencia respecto a los activos de la empresa. No obstante, los préstamos de la empresa no deben ser reintegrados sin restricción, ya que el director administrativo y los miembros de la junta directiva son responsables en el caso de que efectúen pagos a los accionistas que pudiesen desembocar en la insolvencia de la empresa. Adicionalmente, los préstamos de los accionistas se fijan con un menor rango que los valores por cobrar de otros acreedores de la empresa.

II. Establecimiento

1. Accionistas

No se prescribe ningún número mínimo o máximo de accionistas. También es posible la constitución con un único socio. Los socios fundadores de una GmbH pueden ser personas naturales y jurídicas alemanas y extranjeras así como sociedades personalistas mercantiles (oHG, KG y EEIG) y sociedades de derecho civil (GbR).

2. Acuerdo individual de accionistas/registro estándar

Es necesaria la legitimación notarial del acuerdo de la GmbH así como el registro del establecimiento de la empresa. El acuerdo de los accionistas debe incluir como mínimo la siguiente información: la razón social y la sede social de la empresa, el objeto de la empresa, el montante del capital nominal, el montante de las contribuciones del capital original que deben ser efectuadas por cada accionista (contribución del capital original).

Aunque existe total libertad para estructurar el resto del contenido, se recomienda incluir las disposiciones sobre los siguientes puntos en el acuerdo de los accionistas: el ejercicio anual, duración y vencimiento de la empresa, designación de los directores administrativos, alcance del poder de representación de los directores administrativos, resoluciones de los accionistas, denominación de la junta de accionistas, distribución de votos, disposición de acciones, transmisión de acciones por sucesión, preparación de los estatutos económicos, distribución de beneficios, cobro de acciones, retirada de fondos y distribución final, costes de fundación, exención de la prohibición de la autocontratación para el director administrativo, claúsula de arbitraje, cláusula de competencia. (debe registrarse el memorándum y los estatutos de asociación de la GmbH estándar).

En el caso de fundaciones estándar simples de la GmbH y la UG (de responsabilidad limitada) clásicas, es posible utilizar un registro estándar (que también incluya el memorándum y los estatutos, ver el anexo 1 de la ley). En este sentido, la fundación se simplifica y se ahorran costes. Este registro debe ser legitimizado ante notario. La solicitud de inscripción en el registro mercantil se presentará junto con la firma legalizada ante notario de los directores administrativos. La transmisión electrónica de la inscripción con el registro estándar ante el juzgado local (registro mercantil) es llevada a cabo por el notario. El legislador proporciona un registro estándar para el establecimiento de una empresa unipersonal y también un "registro estándar para el establecimiento de una empresa multipersonal de hasta tres accionistas".

El establecimiento con el registro estándar más económico sólo es posible:

Si la empresa se constituye con un máximo de tres accionistas. A partir de cuatro accionistas, el establecimiento sólo es posible a través de un acuerdo de accionistas individual y legitimizado ante notario.
Si los accionistas se ponen de acuerdo sobre un máximo de un director administrativo. En ese caso, dicho director administrativo cuenta con poder de representación de la empresa por sí solo.
Si el director administrativo está exento de la prohibición de la autocontratación (p. ej., el director administrativo debe suscribir transacciones de la UG (de responsabilidad limitada) o la GmbH con él mismo como persona privada o como representante de otra persona).
El establecimiento a través del registro estándar sólo es posible en caso de constitución por suscripción al contado. La constitución por contribución de capital que no sea en metálico no será posible dentro del marco de la constitución a través del registro estándar.

3. Capital

El capital nominal de la GmbH asciende a como mínimo 25.000 euros.

El capital nominal de la UG (de responsabilidad limitada) asciende a como mínimo 1 euro.

Dado que este último es, sin embargo, para acumular progresivamente el capital mínimo de la GmbH normal, podría no distribuir completamente los beneficios, aunque debe transferir un cuarto de los ingresos netos del año a una reserva legal hasta que se alcance el capital mínimo legal de 25.000 euros (§ 5a GmbHG).

4. Contribuciones de capital original

El capital nominal puede ser aportado por parte de los accionistas con diferentes sumas de contribuciones del capital original. No obstante, las contribuciones de capital original deben ascender a un mínimo de 1 euro. Las cuantías de las contribuciones del capital original de los accionistas pueden divergir.

Las contribuciones del capital original pueden aportarse con dinero (constitución por suscripción al contado) o a través de contribuciones en especie (constitución por contribuciones de capital que no son en metálico). Debe depositarse al menos un cuarto de cada contribución de capital original en metálico. La solicitud de inscripción en el registro mercantil podría no producirse a menos que las contribuciones de capital hayan alcanzado como mínimo la mitad del capital nominal mínimo, es decir, 12.500 euros.

En el caso de sociedades unipersonales (de responsabilidad limitada), la contribución de capital original completa debe efecfuarse en metálico de manera previa a la solicitud de la inscripción en el registro mercantil; no es posible aportar contribuciones de capital que no sean en metálico.

En la práctica, la constitución a través de la suscripción en metálico se ejecuta a través de una cuenta abierta para la GmbH ante el banco que esté a disposición de la empresa. Con el fin de efectuar la inscripción en el registro mercantil, el director administrativo deberá garantizar que la contribución de capital está a su disposición. Si existen dudas considerables que conciernan a la precisión de la garantía, el juzgado local podría reclamar pruebas, por ejemplo, en forma de un impreso de ingreso o un estado de cuenta de la GmbH.

Si se aportan contribuciones en especie (es decir, si en lugar de dinero en metálico se aportan bienes muebles o inmuebles, como vehículos o compañías), existen dos particularidades: en primer lugar, la contribución en especie deberá tener lugar siempre en su totalidad, de manera que se encuentre a la libre disposición del director administrativo bajo registro, y, en segundo lugar, el valor de la contribución en especie debe quedar reflejado a modo de justificante en un informe sobre la formación por contribución de capital no metálico. Si existen dudas considerables que sugieran una exageración material de la contribución en especie, el juzgado local podrá exigir el dictamen de un experto sobre el valor que incluya los costes correspondientes. Como consecuencia, la constitución por suscripción en metálico sería más sencilla.

Cualquier aumento o disminución del capital nominal de la empresa debe ser legalizado ante notario y presentar su inscripción ante el registro mercantil.

5. Razón social

La razón social es el nombre bajo el cual la GmbH queda registrada en el registro mercantil y bajo el que aparecerá en las transacciones comerciales. La razón social de la GmbH puede hacer referencia a la actividad de la empresa (nombre objetivo de la empresa), incluir el nombre de uno o más accionistas (nombre personal de la empresa) o basarse en una denominación inventada. Es posible combinar dichos elementos; el nombre objetivo de la empresa deberá ir provisto de una adición que lo distinga. La adición Sociedad Limitada o la abreviatura GmbH o bien Sociedad Unipersonal (de responsabilidad limitada) o la abreviatura UG (haftungsbeschränkt) es un componente obligatorio para la razón social. La adición de responsabilidad limitada no debe abreviarse.

En el momento en el que el juzgado realiza la revisión de admisibilidad de la razón social, se tienen en cuenta los principios de veracidad de la razón social. La razón social no debe contener una adición que pueda conllevar a confusión en relación al tipo y el alcance de su actividad comercial.

En general, se admiten las adiciones geográficas si la empresa dispone de una cierta referencia hacia el territorio mencionado, por ejemplo, su sede social. Las designaciones geográficas precedentes son consideradas a menudo por parte de los juzgados como pretensiones de alcance. Esto es aplicable, en particular, si la designación geográfica va seguida de una designación genérica. En estos casos, las empresas deberán proporcionar evidencia del correspondiente alcance o bien, si no se pueden satisfacer los requisitos, el nombre deberá ir precedido de una designación distintiva (en caso necesario, una combinación de letras).

6. Sede social de la empresa

Por cuestión de principio, la sede social de la empresa puede ser elegida con libertad. No obstante, la sede social de la empresa registrada en el memorándum y los estatutos de asociación debe estar ubicada en Alemania. Independientemente de esta afirmación, la GmbH también puede tener su oficina principal administrativa (el lugar de las principales actividades administrativas) fuera de Alemania. Sin embargo, no es posible efectuar una relocalización de la sede social de la GmbH o UG (de responsabilidad limitada) alemanas fuera de Alemania sin realizar una liquidación según las nuevas disposiciones legales.

7. Objetivo

En virtud de la ley, la GmbH siempre estará considerada como una sociedad mercantil independientemente del objetivo real perseguido (empresa a la que la ley le confiere un estatus mercantil). Puede perseguir casi cualquier objetivo legalmente admisible (actividades comerciales sujetas a autorización). El objetivo debe quedar descrito claramente en el memorándum y en los estatutos de asociación. Formulaciones como actividad comercial de bienes de todos los tipos sería considerada demasiado general por parte de los juzgados. Según el Código de Conducta Profesional correspondiente, diferentes profesiones liberales no deberían ejercer en forma de una GmbH/UG (de responsabilidad limitada); esto es aplicable, por ejemplo, a farmacias y notarías. Ver el apartado sobre Actividades Comerciales – Profesiones liberales.

En caso de objetivos que incluyan a su vez actividades sujetas a una autorización (como el corretaje de bienes inmuebles, actividades artesanales), la autorización no necesita ser evidenciada de inmediato, es decir, en el momento de la inscripción en el registro mercantil, según la reforma de la GmbH. Esto conlleva una aceleración del procedimiento de inscripción. Será suficiente si la autorización necesaria está disponible cuando se inicien las actividades sujetas a la autorización. Ello deberá quedar demostrado con el registro de la actividad comercial.

8. Designación de los órganos

La GmbH está compuesta obligatoriamente por dos órganos: el/los director/es administrativo/s y la junta de accionistas. El memorándum y los estatutos de asociación deben prever la creación de órganos adicionales, como un consejo de vigilancia.

Pueden designarse uno o varios directores administrativos. El/los director/es administrativo/s debe/n solicitar la inscripción de la GmbH en el registro mercantil. Los directores administrativos son designados por el acuerdo de los accionistas o por resolución de los accionistas. La designación puede ser revocada en todo momento.

Los nombres de los directores administrativos deben quedar registrados en el registro mercantil.

9. Legitimación notarial

Para la legitimación notarial de la constitución de la GmbH, los socios fundadores que no estén en conocimiento del notario deberán demostrar su identidad presentando los documentos de identidad correspondientes. Si una persona no actúa en su propio nombre, sino en el de otra persona, se requerirá la presentación de un poder legal por escrito y/o el subsecuente consentimiento acompañado de una legalización notarial. Si la firma de un poder legal ha sido certificada por un notario extranjero, será necesaria una legalización (o Apostilla) en función del país de origen. La legalización deberá ser expedida por un cónsul de la República Federal de Alemania.

Si una persona jurídica se corresponde con uno de los socios fundadores, la existencia de la persona jurídica deberá quedar demostrada a través de un extracto compulsado del registro mercantil (en el caso de empresas extranjeras: los documentos correspondientes del registro oficial).

10. Dictamen de la Cámara de Comercio e Industria

La Cámara de Comercio e Industria competente realizará un dictamen bajo petición del juzgado local en casos de duda acerca de la admisibilidad de la razón social. Con el fin de excluir prematuramente cualquier posible riesgo de confusión o posibles dudas que conciernan a la razón social, es recomendable ponerse en contacto con la CCI competente.

Dentro del marco de la inscripción en el registro mercantil, sólo se verificará el riesgo de confusión con otras compañías registradas en el mismo lugar. No obstante, dado que las razones sociales y las marcas comerciales registradas en otros lugares también confieren un derecho de pretensión omisional a la parte titular, se recomienda que las razones sociales y las marcas comerciales registradas en todo el mundo se incluyan en la verificación.

El registro mercantil electrónico proporcionará información acerca de las razones sociales registradas en Alemania.

Las marcas comerciales nacionales, internacionales y comunitarias deben consultarse en la página web de la Oficina Alemana de Patentes y Marcas Comerciales.

11. Solicitud de inscripción en el registro mercantil e inscripción en el registro mercantil

La GmbH sólo existirá tras la solicitud de inscripción y registro en el registro mercantil. (Inscripción en el registro mercantil).

La inscripción en el registro mercantil debe ser solicitada por escrito por parte del director administrativo ante el juzgado local competente. La firma y la razón social deberán legalizarse ante notario.

En el momento de la inscripción en el registro mercantil deberán exponerse la razón social, la sede social de la empresa, el objetivo de la empresa, el capital nominal, la fecha de conclusión del memorándum y los estatutos de asociación, el director administrativo y su poder de representación.

Además, la solicitud de inscripción debe incluir lo siguiente a modo de anexo:

El memorándum y los estatutos de asociación acordados con legalización notarial

En caso necesario, los poderes legales de las personas actuantes

Una lista de los accionistas firmada por los directores administrativos, y en caso de contribuciones no efectuadas en metálico, el informe sobre la formación en base a contribuciones en especie así como los documentos relativos al valor de las contribuciones en especie

Asimismo, deberá garantizarse el hecho de que los pagos mínimos necesarios en relación a las contribuciones de capital original han sido realizados y se encuentran bajo posesión final y definitiva de los directores administrativos.

El notario transmitirá todos los documentos al juzgado local competente de forma electrónica.

Las inscripciones en el registro mercantil se publican de forma electrónica en el Boletín Oficial del Gobierno Federal (Bundesanzeiger).

12. Gastos de establecimiento

Los gastos de establecimiento dependen del capital nominal y el fondo de comercio positivo, así como de si se ha hecho uso del registro de establecimiento más económico o de un memorándum y estatutos individuales. En virtud de la información disponible actualmente, los costes incurridos son los siguientes:

a. Para un capital nominal de 25.000 euros y un memorándum y estatutos individuales, se estipulan los siguientes cargos notariales:

Legalización notarial del memorándum y los estatutos de asociación: 168 euros
Legalización notarial del nombramiento del director administrativo: 168 euros
Solicitud de inscripción en el registro mercantil y
legalización notarial: aprox. 42 euros
Listado de accionistas: 13 euros
Gastos: aprox. 35 euros
mas 19% IVA
Para una GmbH unipersonal, los costes se reducen en 84 euros.

b. Para la legalización notarial de una GmbH de 25.000 euros con un registro de establecimiento, los costes incurridos son de aprox. 181 euros menos, el resto de costes se mantienen inalterados:

Legitimación del registro de establecimiento
(incluyendo la lista de los acccionistas y el nombramiento del director administrativo): 168 euros
(para la GmbH unipersonal, sólo 84 euros)
Solicitud de inscripción en el registro mercantil y legitimación: aprox. 42 euros
Gastos: aprox. 35 euros
mas 19% IVA

c. Para la formación de una empresa unipersonal (de responsabilidad limitada) para la cual el capital nominal puede ser de 1 euro, se aplicarán los siguientes cargos notariales basados en un capital nominal de 1 euro y el uso del registro de establecimiento:

Legitimación del memorándum y los estatutos de asociación
para la empresa unipersonal (de responsabilidad limitada): 20 euros
para la empresa multipersonal (de responsabilidad limitada): 30 euros
Solicitud de inscripción en el registro mercantil y legitimación: aprox. 10 a 15 euros
Gastos: aprox. 35 euros
mas 19% IVA

d. Sin un registro de establecimiento, los costes para el establecimiento de una empresa unipersonal (de responsabilidad limitada) son los mismos que para una GmbH sin registro de establecimiento.

El cargo por la inscripción de una empresa en el registro mercantil es

de aprox. 100 euros.

Además surgirán costes adicionales derivados de la publicación de la inscripción en el Bundesanzeiger y en otros posibles diarios oficiales. En este sentido, es de esperar una cuantía de 100 a 300 euros por publicación. Este cálculo no incluye los costes para la asistencia posterior en relación a ciertas formulaciones por parte del notario o para la reivindicación de información por parte de un letrado, por ejemplo, para la redacción del memorándum y los estatutos de asociación. En relación a la redacción de un memorándum y los artículos de asociación, se recomienda recaudar los costes primero, ya que los cargos están sujetos a la libre negociación y acuerdo.

III. Gestión de una GmbH

1. Designación del director administrativo

El director administrativo debe ser una persona natural. Cualquier persona de nacionalidad alemana o extranjera que resida permanentemente fuera de Alemania puede convertirse en director administrativo. De la misma forma, un accionista puede ser nombrado director administrativo (accionista administrativo).

Por cuestión de principio, el director administrativo no necesita ninguna cualificación especial. No obstante, si la actividad de la GmbH requiere una autorización que presuponga una cualificación personal especial (p. ej., artesano: título de maestro artesano), sólo podrá ser designado un director administrativo que cuente con dicha cualificación. Sólo podrá nombrarse como director administrativo a una persona natural con capacidad legal ilimitada, siempre que sobre dicha persona no recaiga una prohibición de desempeñar una ocupación o actividad comercial relacionada con el objetivo de la GmbH.

Otras razones relacionadas con la exclusión de los directores administrativos incluye una convicción final y concluyente en base a la mora penal por parte del director administrativo en la presentación de una petición de insolvencia, información erróna de acuerdo con el § 82 GmbHG o § 399 AktG (Ley Alemana de Sociedades Anónimas), en base a una representación incorrecta según el § 400 AktG, § 331 HGB, § 313 UmwG, § 17 PubG así como una convicción final y concluyente en base a actos criminales generales relacionados con la empresa (§§ 263 a 264a y §§ 265b a 266a StGB Código Penal Alemán).

El director administrativo puede ser destituido en todo momento y sin aviso por el órgano definido en el memorándum y los estatutos de asociación. La destitución debe quedar contemplada en el registro mercantil.

2. Estatus del director administrativo

Como regla, el contrato de trabajo del director administrativo con respecto a la GmbH es un contrato de servicios de un trabajador autónomo (no contrato de trabajo). Este será el caso para un accionista administrativo si ejercita el poder económico de la empresa de una manera concluyente (en particular, si dispone de una participación accionaria mayoritaria). No obstante, los directores administrativos con una participación accionaria inferior al 50% del capital nominal también se consideran trabajadores autónomos si no están vinculados por instrucciones obligatorias. Los trabajadores autónomos en Alemania no están sujetos normalmente a pagar contribuciones a la seguridad social (seguro de pensiones, seguro de enfermedad y seguro de desempleo). Para los empleados antiguos es posible un seguro continuado voluntario dentro del seguro de enfermedad obligatorio. Además, existe la posibilidad de solicitar un seguro obligatorio o voluntario bajo el seguro de pensión reglamentario. En algunos sectores, un empresario estará sujeto a asegurarse con un seguro obligatorio de accidentes (asociaciones de seguros de responsabilidad de empresarios) si no contrata a ningún empleado. No obstante, es posible contratar un seguro voluntario para las personas no sujetas a la obligación de realizar contribuciones a la seguridad social. El socio administrador se considera como un trabajador autónomo en relación al gravamen de impuestos.

Siempre que concierna a la estancia de un director administrativo extranjero en Alemania, deben tenerse en cuenta algunas consideraciones especiales bajo la ley relacionadas con las personas de nacionalidad extranjera.

Puede celebrarse un contrato de trabajo con el director administrativo que no sea al mismo tiempo un accionista (director administrativo como tercera parte), es decir, que ejecute el poder económico en relación a la empresa sujeto a instrucciones. En este caso, está obligado a realizar contribuciones a la seguridad social en el seguro de pensión, de enfermedad y de desempleo. El director administrativo en calidad de tercera parte está sujeto a un impuesto sobre el empleo.

3. Gestión interna

Los directores administrativos están obligados a ejecutar las instrucciones establecidas por los accionistas. Ellos conducen la actividad empresarial de la GmbH en su relación interna y la representan externamente. Por cuestión de principio, se aplicará la codirección a menos que se prevea lo contrario en el memorándum y los estatutos de asociación (no obstante, este caso se da a menudo).

4. Representación externa

Los directores administrativos representan a la empresa frente al exterior. El poder de representación frente a terceras partes no puede ser restringido.

5. Responsabilidad del director administrativo

El director administrativo está a cargo de la administración de la empresa. En ese sentido, tiene que salvaguardar los intereses pecuniarios de las terceras partes sobre una base de confianza así como garantizar una gestión sin complicaciones, eficaz y basada en los beneficios. El director administrativo está sujeto a diferentes riesgos de responsabilidad. A continuación se indican los más importantes:

a. Responsabilidad basada en los principios de dependencia y responsabilidad en el caso de representación

En base a la posición de confianza particular del director administrativo, puede existir responsabilidad frente a la empresa, p. ej., en el caso de transacciones especulativas.

b. Responsabilidad en el campo del gravamen de impuestos/contabilidad

Una de las tareas más importantes del director administrativo es efectuar una contabilidad adecuda y la preparación del balance financiero. Si se violase cualquier obligación en este aspecto, el director administrativo asumirá la responsabilidad personal frente a la empresa y los acreedores, lo cual podría acarrear incluso una penalización.

Si la GmbH despide a empleados, el director administrativo asumirá la tarea de un empresario y deberá presentar mensualmente los beneficios del impuesto sobre el empleo y el impuesto sobre el volumen de ventas y retener el impuesto sobre el empleo de la nómina de los empleados y pagarlo ante el organismo de Hacienda correspondiente. Lo mismo se aplicará para el IVA. Si no se cumplen estas obligaciones, el director administrativo asumirá la responsabilidad según el Derecho Real de conformidad con los §§ 69 ss. del Código Tributario Alemán (AO) así como las consecuencias derivadas del Derecho Penal de conformidad con el § 370I o § 378 I del AO.

c. Responsabilidad en el campo de la ley de seguridad social

El director administrativo también tiene obligaciones en virtud de la ley de seguridad social. El personal contratado por la GmbH debe haber sido dado de alta ante la compañía del seguro de enfermedad y las cantidades retenidas relativas al seguro de enfermedad, de pensión y de desempleo deben ser pagadas al fondo de enfermedad correspondiente. El director administrativo asume la responsabilidad personal ante el hecho de las contribuciones a la seguridad social retenidas de los propietarios de las acciones pero no pagadas y, además, en tal caso recibiría una penalización.

d. Responsabilidad en caso de insolvencia

En caso de insolvencia inminente (por ejemplo, en caso de exceso de deudas o incapacidad de pagar las deudas debidas de la empresa), el director administrativo está obligado a presentar una solicitud para el inicio de los procedimientos de insolvencia en un periodo de tres semanas. Si no presenta dicha solicitud en su debido tiempo, se impondrán las consecuencias estipuladas en el Derecho Penal en virtud del § 84 I nº 2 de la GmbHG.

Si el director administrativo continúa efectuando pagos después de la insolvencia de la empresa, asumirá la responsabilidad personal frente a la empresa respecto a dichos pagos.

Adicionalmente, será posible la consideración de una violación en términos de fraude y delitos de insolvencia.

e. Novedad: Responsabilidad adelantada

La responsabilidad del director administrativo se adelanta en el caso de pagos a los accionistas si no pudieron resultar en la insolvencia de la empresa, a menos que esto fuese identificable para un director administrativo prudente.

IV. Control de la GmbH y balance financiero

1. Junta de Accionistas

Aparte de las competencias recogidas en el memorándum y los estatutos de asociación así como otras competencias fundamentales, los accionistas disponen de numerosos poderes adicionales. Estos incluyen la administración en curso y establecen una obligación extensa de los directores administrativos en cuanto al seguimiento de instrucciones.

En la mayoría de los casos, las resoluciones de los accionistas son adoptadas en la Junta de Accionistas. En caso de una GmbH unipersonal, el órgano está compuesto por el único accionista. Las disposiciones formales que conciernen a la Junta de Accionistas son, sin embargo, básicamente más sencillas que las de una sociedad anónima. A menos que se estipule lo contrario en el memorándum y los estatutos de asociación, el voto se basa en acciones. Cada cuantía de 1 euro obtendría como resultado un voto. Aparte de las tareas de administración en curso, la competencia de los accionistas también abarca la preparación del balance financiero y la consignación de resultados, el nombramiento y despido de los directores administrativos, medidas para auditar y supervisar la administración, la designación de apoderados (personas con poder de representación de la empresa) y agentes generales, las relaciones legales entre la empresa y los accionistas, etc.

Los directores administrativos deberán proporcionar a los accionistas, bajo petición, la información acerca de materias relacionadas con la empresa de forma inmediata y permitirles examinar los libros y documentos de la empresa.

2. Consejo de vigilancia

La introducción de un consejo de vigilancia es admisible bajo las disposiciones estatutarias relevantes, pero no siempre está prescrito. Es posible designar un Consejo de vigilancia, aunque no es necesario (consejo de vigilancia facultativo). Sólo si la GmbH está sujeta a una cogestión por parte de los empleados, es decir, si dispone de más de 500 empleados, será obligatorio designar un Consejo de vigilancia (consejo de vigilancia necesario). Esto también se aplica a las empresas que operan en forma de una GmbH o empresas constructoras de viviendas sin ánimo de lucro.

3. Cogestión

La Ley alemana de cogestión del 4 de mayo de 1976 se aplica a todas las GmbHs que contraten, por regla general, a más de 2.000 empleados y no estén sujetas a la cogestión en la industria minero-siderúrgica. La Ley de cogestión prescribe la composición basada en la paridad del Consejo de vigilancia. Se compone de un 50% de representantes de los accionistas y 50% de representantes de los empleados. La Ley de cogestión en la industria minero-siderúrgica del 21 de mayo de 1951, aplicable a las empresas del campo de la industria minero-siderúrgica, prevé igualmente la composición basada en la paridad del Consejo de vigilancia. Si no se reúnen los prerrequisitos particulares de estas leyes, la cogestión quedará estipulada por la Ley alemana de régimen de la empresa de 1952. De acuerdo a esta ley, un tercio del Consejo de vigilancia debe estar compuesto por empleados representantes si hay contratados más de 500 empleados. Si hay contratados menos empleados, no será obligatorio constituir un consejo de vigilancia.

4. Cometido del Consejo de vigilancia

El cometido del Consejo de vigilancia es supervisar la administración. Adicionalmente, audita el balance financiero preparado por los directores administrativos junto con el informe de administración y la propuesta para la consignación de los ingresos retenidos de forma inapropiada. Las medidas de la administración ejecutiva no pueden ser transferidas al Consejo de vigilancia. No obstante, el memorándum y los estatutos de asociación pueden someter la implementación de ciertos tipos de transacciones a la aprobación del Consejo de vigilancia.

En el caso de una GmbH que cuente con el Consejo de vigilancia necesario, el nombramiento y despido de los directores administrativos se transfiere, por ejemplo, al Consejo de vigilancia bajo la Ley de cogestión y la Ley de cogestión en la industria minero-siderúrgica.

5. Estatus del Consejo de vigilancia

El contrato de trabajo celebrado con un miembro del Consejo de vigilancia es un contrato de servicios que concierne a servicios de agencia. Puede estar basado en la remuneración o no remuneración. Los miembros del Consejo de vigilancia no están sujetos a las contribuciones obligatorias a la seguridad social.

6. Auditoría de la GmbH y balance financiero

La duración del ejercicio anual deriva de lo estipulado en el memorándum y los estatutos de asociación. No obstante, no debe exceder de 12 meses. El primer ejercicio anual puede ser acortado (ejercicio anual incompleto).

La GmbH, como sociedad mercantil, está obligada a conservar los registros de contabilidad. Está obligada a preparar un balance general (balance anual) y una cuenta de pérdidas y ganancias al finalizar cada ejercicio anual. Adicionalmente, el balance financiero debe ser completado por anotaciones. Deberá ser redactado en alemán.

El balance financiero debe estar basado sobre los principios de contabilidad aceptados generalmente y ofrecer una imagen fiel de los activos, la posición financiera y de beneficios.

La auditoría del balance financiero es obligatoria para las grandes y medianas GmbHs.

Los §§ 325-329 del Código Mercantil Alemán (HGB) contienen disposiciones estrictas para las empresas relativas a la revelación del balance financiero. Estas disposiciones también se aplican a las sociedades mercantiles (oHG) y las sociedades comanditarias (KG) en las que las personas naturales no tienen responsabilidad personal.

La auditorías deben ser llevadas a cabo por auditores y compañías de auditores; el balance financiero y los informes de administración de las medianas empresas deben ser preparados por contables certificados y compañías contables.

Los auditores disponen de un amplio derecho de información e inspección de los libros, reservas de documentos de crédito y bienes, etc. Están vinculados por el secreto absoluto. Deben preparar un informe objetivo de la auditoría por escrito. Si no surgen objeciones, los auditores deberán expedir un certificado.

Con este certificado, el auditor efectúa una valoración del balance de la contabilidad y financiero de la empresa frente a la empresa y los accionistas así como con efecto ante terceras partes. De esta forma, se ratifica la conformidad de la contabilidad con las disposiciones estatutarias.

V. Información a reflejar en los documentos comerciales

Los documentos comerciales deberán incluir la siguiente información: razón social, forma jurídica, sede social de la empresa, juzgado local del registro mercantil, número del registro mercantil, nombres de todos los directores administrativos (incluyendo los subdirectores y como mínimo el primer nombre), si es posible, el presidente del Consejo de vigilancia.

VI. Impuestos

En particular, deben pagarse el impuesto de sociedades, el impuesto sobre la plusvalía, el impuesto sobre actividades económicas, la deducción solidaria y el IVA.

En nuestro folleto sobre contabilidad e impuestos para los socios fundadores encontrará información más detallada al respecto.

VII. Disolución y cese

En la mayoría de los casos, la disolución de una GmbH es llevada a cabo de conformidad con una resolución de sus accionistas. En el § 60 de la GmbHG se recogen más razones para la disolución de una empresa. Como resultado de la resolución para la disolución de la empresa, se inicia un proceso de liquidación a cuyo fin se implementa el cese y la extinción de la misma en el registro mercantil.