Empresa subsidiaria (domicilio social)
Empresa filial legalmente independiente y establecimiento permanente legalmente dependiente
I. Opciones para las actividades mercantiles, en particular de empresas extranjeras
Muchas empresas desean expandir y establecer una nueva ubicación. Esto conduce a la pregunta de cómo puede organizarse legalmente una sucursal dentro de la estructura de la empresa.
Existen tres alternativas:
la formación de una compañía subsidiaria con su propia personalidad legal
el establecimiento de una sucursal legalmente independiente (empresa filial)
el establecimiento de una sucursal legalmente dependiente (establecimiento permanente)
1. Compañías subsidiarias
Con la formación de una compañía subsidiaria, se crea una empresa que es legalmente independiente de la empresa matriz. Al igual que ocurre con cualquier formación, son relevantes las provisiones estatutarias aplicables a la forma jurídica respectiva.
En Alemania no existen términos y condiciones específicas o restricciones acerca de la constitución por parte de empresas extranjeras. Para un miembro fundador extranjero, se aplican exclusivamente las disposiciones alemanas en relación a la constitución, el registro de la actividad comercial y la inscripción en el registro mercantil. El capital necesario para la constitución puede ser importado sin restricciones a Alemania.
En el apartado Asuntos legales e impositivos figura información adicional sobre las diferentes formas jurídicas alemanas.
2. Sucursal legalmente independiente (empresa filial)
Una empresa filial no se considera una entidad legal separada de la empresa principal. En términos legales y organizatorios, forma parte de la empresa principal y, en ese sentido, está sujeta a las leyes de la empresa principal. Si la empresa filial ha sido establecida por una empresa extranjera, su constitución interna quedará regida por el memorándum y los estatutos de asociación así como por la legislación extranjera aplicable.
A pesar de su dependencia interna de la empresa principal, participa en las transacciones comerciales de manera legalmente independiente. Las relaciones legales entre la empresa filial y sus clientes quedan regidas por la legislación alemana.
La legislación alemana se aplica para el tratamiento legal de la empresa filial en Alemania (en particular, la inscripción en el registro mercantil).
De conformidad con los §§ 13 ss. del Código Mercantil Alemán (HGB), una empresa filial es una sucursal que se encuentra geográficamente separada de su empresa principal y que es creada como un centro adicional y permanente de la empresa, teniendo asimismo la obligación de inscribirse en el registro mercantil.
Las características principales de una empresa filial son:
- La empresa filial debe estar organizada de manera que sea posible una participación legalmente independiente en las transacciones comerciales, es decir, debe ser capaz de continuar su existencia en caso de cesación de la empresa principal.
- Efectúa transacciones comerciales típicas de la empresa completa.
- La empresa filial debe disponer de cierta independencia legal contando con su propia gestión con libertad de disposición aparte y su capital de negocio propio asignado por la empresa principal. Las transacciones de la empresa filial se declaran por separado en el balance general de la empresa principal.
Constitución
La empresa filial se crea según el procedimiento de constitución actual. La inscripción en el registro mercantil sólo conlleva un significado declaratorio. La resolución acerca de la constitución de una empresa filial debe ser adoptada por los directores ejecutivos correspondientes de la empresa principal.
Capital
El estatus legal de la empresa filial legalmente independiente requiere recursos de capital propios. No obstante, no hay prescrito ningún capital mínimo ni los recursos de capital se inscriben en el registro mercantil.
Objetivo
Una empresa filial legalmente independiente sólo puede ser establecida por una empresa mercantil. Una empresa no-mercantil sólo puede establecerse por una empresa permanente (= filial legalmente dependiente).
Estructura interna
La cabeza de la empresa filial representa su independencia frente a terceras partes.
No obstante, el deudor respecto a las responsabilidades es siempre la empresa principal, incluso si se han asignado a la empresa filial ciertos derechos de propiedad internamente como capital de negocio propio.
Razón social
La razón social de la empresa principal y, por extensión, de la empresa filial queda regida por la legislación del país en donde esté ubicada la empresa principal. La inscripción de la empresa filial, sin embargo, puede ser rechazada si la razón social de la empresa infringe la política pública de Alemania (artículo 6 de la Ley Introductoria del Código Civil Alemán) por no ser manifiestamente compatible con los principios esenciales de la legislación alemana.
En la razón social de la empresa filial de una empresa nacional o extranjera debe aparece la razón social de la empresa principal, por cuestión de principio, sin modificación alguna (en caso necesario, también en lengua extranjera) incluyendo la adición relativa a la forma jurídica. Si, de conformidad con la legislación extranjera respectiva, no es necesario efectuar una adición a la razón social o si esta adición a la razón social no es usual o incomprensible a nivel nacional, deberá especificarse una adición aclaratoria con el fin de evitar posibles errores. Además, deberá efectuarse una adición a la razón social de la empresa principal (p. ej., empresa filial Frankfurt).
Órganos ejecutivos
La designación de los órganos ejecutivos (jefe de la empresa filial) queda regida por la legislación aplicable a la empresa y, en particular, por el memorándum y los estatutos de asociación extranjeros. No obstante, la designación de un jefe de la empresa filial no está prescrita por ley.
Para los fines relacionados con la representación de la empresa filial, también es posible designar a un apoderado (persona con poder de representación de la empresa) e inscribir a dicha persona en el registro mercantil. El poder de representación (procura) puede quedar restringido a la operación de la empresa filial. Esto queda legislado por el derecho alemán.
Información sobre la correspondencia comercial
Las empresas filiales nacionales de empresas extranjeras deben proporcionar como mínimo la siguiente información en la correspondencia comercial desde Alemania:
- El registro en el que está inscrita la empresa filial.
- El número de registro.
- La razón social completa de la empresa extranjera con la adición de la forma jurídica.
- El registro de la empresa extranjera.
- La información prescrita para la correspondencia comercial según la legislación alemana para la forma jurídica correspondiente, a menos que se prevea lo contrario por la legislación extranjera.
La correspondencia comercial de las personas jurídicas extranjeras ubicadas fuera de la UE o del EEE debe incluir la siguiente información: razón social, lugar y país de la oficina de registro de la empresa de conformidad con el memorándum y los estatutos de asociación, representantes legales (apellido con al menos un nombre).
Legitimación notarial
Las solicitudes de inscripción en el registro mercantil deben presentarse por escrito ante el juzgado local competente (Amtsgericht). La firma y la razón social deben ser legitimizadas por un notario.
Los socios fundadores que sean desconocidos para el notario deberán demostrar su identidad a través de un documento de identidad válido. Si una persona compareciente no actúa en su propio nombre, sino en el de otra persona: deberá presentar un poder legal por escrito y/o el consentimiento pertinente dotado de legitimación notarial. Si la firma de un poder legal ha sido certificada por un notario extranjero, será necesaria una legalización (o Apostilla) en función del país de origen. En el primer caso, deberá ser expedido por un cónsul de la República Federal de Alemania.
Si una persona jurídica establece una empresa filial legalmente independiente, su existencia debe quedar evidenciada por un extracto compulsado del registro mercantil (para las empresas extranjeras: los documentos correspondientes del registro público).
Solicitud de inscripción en el registro mercantil
La solicitud de inscripción de una empresa filial legalmente independiente de una empresa extranjera en el registro mercantil debe ser presentada por los órganos competentes.
Si una empresa extranjera pretende establecer diversas empresas filiales en Alemania, puede seleccionarse un registro mercantil específico como registro principal. En ese caso, los documentos mencionados anteriormente (conjunto completo) sólo deben presentarse ante dicho registro mercantil.
El hecho de que la empresa filial legalmente independiente de la empresa extranjera sea inscrita en la sección A o B del registro mercantil dependerá de la forma jurídica a la que la empresa extranjera sea comparable.
Registro de una actividad comercial
Adicionalmente, deberá notificarse cualquier actividad comercial relacionada con la empresa filial ante la oficina de supervisión de actividades comerciales de la localidad respectiva (registro de una actividad comercial).
Dictamen de la Cámara de Comercio e Industria (CCI)
En caso de duda, la Cámara de Comercio e Industria (CCI) discutirá frente al juzgado local la admisibilidad de la razón social y la idoneidad del registro (independencia legal) de la empresa filial. Con el fin de excluir de forma oportuna cualquier riesgo de confusión o posibles dudas acerca de la veracidad y claridad de la razón social, es recomendable ponerse en contacto con la Cámara de Comercio e Industria (CCI) local.
Control y balance financiero
El control de las actividades comerciales por parte de los organismos competentes está regido por la legislación del país donde esté ubicada la empresa principal y, por ello, de conformidad con la legislación extranjera de la empresa principal.
La obligación de la empresa filial de conservar las cuentas y preparar balances financieros queda legislada por el derecho alemán. En caso de duda, se aplicarán las disposiciones aplicables a la forma jurídica alemana que sea más similar a la forma jurídica de la empresa extranjera.
3. Empresa filial dependiente (establecimiento permanente)
Una misma empresa puede disponer de varios locales comerciales (filiales, sucursales). Dichas sucursales, también referidas como un establecimiento permanente según el derecho mercantil, dependen en todos los aspectos de la empresa principal. Las facturas también se expiden en nombre de la empresa principal. Dado que esto concierne a las transacciones comerciales uniformes en diferentes ubicaciones geográficas, las sucursales no dispondrán de una razón social aparte diferente a la de la empresa principal. Cada establecimiento permanente debe ser registrado ante la oficina de supervisión de actividades comerciales competente; no se inscribe en el registro mercantil.
La relación de la empresa respecto a la empresa principal no es independiente. Como establecimiento permanente legalmente dependiente, simplemente tiene que presentar la notificación de la actividad comercial ante la oficina de supervisión de actividades económicas competente de la localidad (registro de una actividad comercial).
4. Oficina representante
En muchas ocasiones, el término “oficina representante” se usa en conexión con el establecimiento de sucursales, en particular de empresas extranjeras. Este término no existe en el comercio alemán y/o en el derecho mercantil alemán.
O bien la oficina de la empresa correspondiente desarrolla las actividades comerciales por sí misma en Alemania como parte de su propia organización; en este caso, se habla legalmente de un establecimiento permanente dependiente (como se ha descrito anteriormente). Esto debe quedar registrado según el derecho mercantil.
O bien se abre una oficina dirigida por un comerciante externo e independiente adecuadamente cualificado (p. ej., un agente comercial). En ese caso, no existe ninguna actividad comercial independiente de la empresa extranjera por sí misma en Alemania.
II. Vista general de los requisitos legales
1. Registro de una actividad comercial
Todas las actividades comerciales de una empresa subsidiaria, una empresa filial o un establecimiento permanente deben ser registradas según el derecho mercantil ante la oficina de supervisión de actividades comerciales competente (en Frankfurt del Meno: Gewerberegister beim Ordnungsamt, Kleyerstraße 86, 60326 Frankfurt del Meno).
2. Inscripción en el registro mercantil
2.1. Compañías subsidiarias
Las solicitudes de inscripción de las empresas subsidiarias legalmente independientes en el registro mercantil deben presentarse ante el juzgado local competente (Amtsgericht). La solicitud debe ir dotada de una legitimación notarial.
2.2. Empresas filiales
Además del deber de registrar una actividad comercial, las empresas filiales precisan una inscripción en el registro mercantil. De esta forma se concede una oficina de registro separada, un número de registro mercantil aparte y un lugar separado de jurisdicción. La solicitud de inscripción debe efectuarse de forma legalizada y presentarse ante el registro mercantil.
El hecho de que la empresa filial de la empresa extranjera sea inscrita en la sección A o B del registro mercantil dependerá de la forma jurídica a la que la empresa extranjera sea comparable.
2.3. Establecimiento permanente
Los establecimientos permanentes no se inscriben en el registro mercantil.
Es suficiente con el registro de la actividad comercial.
3. Autorizaciones necesarias
Para diferentes actividades comerciales es necesario obtener una autorización por parte de la autoridad competente en cada caso antes del inicio de las operaciones.
(Ejemplos de actividades comerciales sujetas a autorización)
El inicio de cualquier actividad artesanal, en particular, está sujeto a una autorización. La actividad comercial debe ser inscrita en el registro de artesanos de la Cámara Oficial de Artes y Oficios regional competente. El prerrequisito para efectuar una inscripción en el registro de artesanos es que la actividad comercial sea gestionada por un maestro artesano. Sólo se admiten excepciones del requisito sobre la cualificación de maestro hasta un determinado alcance.
Por lo demás, existe libertad de practicar actividades comerciales. La mayoría de las actividades comerciales (mayoristas y minoristas) no están reguladas. En algunos casos, el ejercicio de una actividad comercial está sujeto a disposiciones específicas en casos particulares.
III. Información y documentos
1. Para el registro de una actividad comercial
La oficina de supervisión de actividades comerciales debe recibir los siguientes documentos en conexión con el registro de la actividad comercial:
1.1. Documentos de identidad del solicitante:
- Documento de identidad (carnet de identidad o pasaporte)
- En caso necesario (sin legalización), evidencia del poder de actuación en nombre de una tercera parte (persona natural o jurídica), para directores administrativos, miembros de la junta directiva o apoderados (personas con poder de representación de la empresa): extracto del registro mercantil relativo a la empresa
- Posibles autorizaciones (p. ej., tarjeta de artesano, permisos de comisionista, etc.)
- Las personas con nacionalidad extranjera deberán presentar un certificado de residencia de la oficina de extranjería competente que incluya el permiso para iniciar una actividad comercial independiente
1.2. Evidencias para la empresa:
Una empresa inscrita en el registro mercantil debe demostrar su inscripción en el registro mercantil a través de un extracto del registro mercantil.
Una empresa inscrita en un registro mercantil extranjero deberá asimismo presentar los documentos de inscripción correspondientes. Adicionalmente, deberá adjuntar una traducción a la lengua alemana; por regla general, no se necesita ninguna certificación.
En caso de una empresa extranjera, se requerirá una persona nacional autorizada así como una dirección nacional. La persona nacional autorizada deberá presentar un poder legal en su nombre (ver más arriba).
En caso de duda, si por ejemplo la dirección de la persona registrada diverge de la dirección del negocio, deberá demostrarse la existencia del establecimiento permanente presentando un contrato de arrendamiento o una confirmación por parte del arrendador.
En casos justificados, será necesario un certificado de buena conducta o información por parte del registro central de actividades comerciales e infracciones industriales.
2. Para la solicitud de inscripción en el registro mercantil
2.1. Solicitud para una empresa filial de una sociedad personalista nacional
La solicitud debe presentarse ante el juzgado correspondiente de la empresa principal y/o la sede social de la empresa; las firmas necesarias deben ser depositadas ante el juzgado de registro pertinente de la empresa filial. Para la empresa filial deberá suministrarse la misma información que era necesaria para el registro de la empresa principal.
2.2. Solicitud para una empresa filial de una sociedad capitalista nacional
Las empresas filiales de una sociedad capitalista deben ser registradas ante el juzgado de la empresa principal por parte del director administrativo/consejo de administración.
En este sentido, deberá proporcionarse la misma información descrita anteriormente acerca de la empresa filial. Las firmas necesarias deberán depositarse ante el juzgado pertinente de la empresa filial. Adicionalmente, deberán adjuntarse los siguientes documentos:
- El memorándum y los estatutos de asociación
- Un listado con los accionistas en caso de una sociedad de responsabilidad limitada (GmbH)
2.3. Registro de una empresa filial de una compañía extranjera en Alemania
La solicitud de inscripción debe ser realizada por parte del jefe de la empresa filial ante el juzgado en cuyo distrito esté establecida la empresa filial.
Se necesita la siguiente información:
Sobre la empresa matriz:
- El registro en el que la empresa esté inscrito, siempre que sea necesario dicho registro de conformidad con la legislación del país que legisle a la empresa
- La forma jurídica de la empresa
- Si la empresa no se rige por la legislación de un Estado Miembro de la Unión Europea u otro estado que haya suscrito el tratado del Espacio Económico Europeo, la legislación del estado que gobierne a la empresa.
- La razón social y la sede social de la empresa.
- El objeto de la empresa.
- La fecha de conclusión del memorándum y los estatutos de asociación.
- Los directores administrativos y/o miembros del consejo de administración así como sus apoderamientos.
- El capital accionario/nominal.
- Una posible limitación temporal de la empresa.
Información sobre la empresa filial:
- La dirección y el objetivo de la empresa filial.
- El montante del capital empresarial.
- La fecha de resolución de la formación.
- Los directores administrativos y/o miembros del consejo de administración que representen a la empresa en la empresa filial ante y fuera del juzgado y el alcance de su poder de representación.
- Una posible limitación temporal de la empresa filial.
Anexos:
- En caso necesario, evidencia del poder de actuación en nombre de una tercera parte (persona natural o jurídica), para directores administrativos, miembros de la junta directiva o apoderados (personas con poder de representación de la empresa).
- Extracto del registro mercantil.
- Justificante de la existencia de la empresa matriz. Si la legislación alemana prevé una autorización del negocio y/o el objetivo de la empresa, deberá adjuntarse evidencia de la existencia de la autorización.
- Una fotocopia compulsada del memorándum y los estatutos de asociación y, si los documentos no están disponibles en alemán, traducción jurada de los mismos.
IV. Requisitos de las leyes que gobiernan a las personas con nacionalidad extranjera
Si las sucursales, las empresas filiales o los establecimientos permanentes van a ser regentados por personas de nacionalidad extranjera, necesitarán un permiso de residencia según la ley relativa a los extranjeros que les permita ejecutar el negocio en cuestión. Esto quedará documentado a través del correspondiente visado del pasaporte. Este permiso de residencia es necesario si la persona en cuestión pretende permanecer en Alemania a largo plazo. (Estancia de un director administrativo extranjero). Si se pretende desempeñar la actividad con un lugar de residencia habitual fuera de Alemania y mediante viajes ocasiones a la República Federal, no será necesario el permiso de residencia especial con autorización para ejecutar un negocio.
Estos requisitos no son aplicables a los ciudadanos extranjeros de la UE, los ciudadanos que no pertenezcan a la UE pero sí al Espacio Económico Europeo (EEE) o los ciudadanos de estados con los que se hayan suscrito acuerdos especiales (p. ej., EE.UU., Suiza, Canadá).
V. Fijación de impuestos de un establecimiento extranjero permanente o una empresa filial
Si una empresa extranjera opera un establecimiento permanente o una empresa filial en Alemania (oficina, fábrica o similar), los beneficios de dicho establecimiento permanente estarán sujetos a cargas fiscales en Alemania. La carga fiscal dependerá de la forma jurídica de la empresa. Se correspondería con la carga fiscal que una empresa con la correspondiente forma jurídica alemana tendría que pagar en su caso.
Las ganancias del establecimiento permanente que están sujetas a cargas fiscales en Alemania están exentas de cargas fiscales en el otro país o están sujetas a cargas fiscales en dicho estado; en el último caso, el impuesto pagado en Alemania quedaría deducido del impuesto correspondiente del otro país. Pueden obtenerse detalles al respecto de los acuerdos de doble imposición que Alemania haya celebrado con el otro país.
En particular, se trata del IRPF o el impuesto de sociedades, la contribución solidaria, el impuesto sobre los salarios, el impuesto sobre actividades económicas y el IVA.
En nuestro folleto Contabilidad y fijación de impuestos - Información para socios fundadores de una empresa encontrará información más detallada al respecto.
