Notificación comercial
El inicio, cualquier modificación y la finalización de cualquier actividad comercial establecida debe ser notificado ante el Registro de actividades industriales responsable para el lugar concreto en el que se vaya a desarrollar el negocio. Esto es aplicable a cualquier empresa independientemente de su situación jurídica. La inscripción de la actividad empresarial tiene lugar ante el Registro Industrial de la Autoridad de Orden Público (Gewerberegister beim Ordnungsamt), Kleyerstraße 86, 60326 Frankfurt del Meno, si el negocio va a ubicarse en Frankfurt. El horario de oficina es de lunes a viernes de 7:30 a 16:00 hrs. En el resto de ciudades, deberá acudirse a las administraciones municipales. En el momento de la inscripción es necesario presentar un documento de identidad así como un visado válido incluyendo el permiso para iniciar una actividad empresarial en Alemania. Además, las empresas que ya se encuentren registradas en el registro mercantil deberán justificar este hecho presentando un extracto actualizado del registro mercantil.
Un comercio establecido (en contraposición a un comercio itinerante) queda definido cuando un comerciante dirige su negocio de forma permanente o regular en las instalaciones equipadas para el desarrollo del negocio diario. No existe ningún requisito en relación a los locales particulares que deban ser utilizados exclusivamente para fines empresariales o comerciales, una oficina puede ser dirigida desde un hogar privado (siempre que las regulaciones de la autoridad local no estipulen lo contrario).
Si un comercio no es desarollado desde un local fijo, sino que es dirigido de forma itinerante (comerciante ambulante), deberá solicitarse un permiso para comerciantes itinerantes. Los permisos para comerciantes itinerantes sólo pueden ser expedidos para personas individuales, no para personas jurídicas.
Solicitud de las autorizaciones pertinentes
Para ciertas profesiones es necesario solicitar los permisos de los organismos correspondientes antes de iniciar la actividad empresarial.
Actividades reguladas
En el caso particular de la puesta en funcionamiento de una empresa artesanal se requiere necesariamente la solicitud del correspondiente permiso para actividades artesanales. La empresa deberá inscribirse en el Registro de Oficios de la correspondiente Cámara Oficial de Artes y Oficios de la región. Para dicha inscripción, la empresa está obligada a contar previamente con un Maestro Artesano. Sólo en algunos casos excepcionales podrá prescindirse del examen para Maestro Artesano.
Si un comercio no es desarollado desde un local fijo, sino que es dirigido de forma itinerante (comerciante ambulante), deberá solicitarse un permiso para comerciantes itinerantes. Los permisos para comerciantes itinerantes sólo pueden ser expedidos para personas individuales, no para personas jurídicas.
Solicitud de las autorizaciones pertinentes
Para ciertas profesiones es necesario solicitar los permisos de los organismos correspondientes antes de iniciar la actividad empresarial.
Actividades reguladas
En el caso particular de la puesta en funcionamiento de una empresa artesanal se requiere necesariamente la solicitud del correspondiente permiso para actividades artesanales. La empresa deberá inscribirse en el Registro de Oficios de la correspondiente Cámara Oficial de Artes y Oficios de la región. Para dicha inscripción, la empresa está obligada a contar previamente con un Maestro Artesano. Sólo en algunos casos excepcionales podrá prescindirse del examen para Maestro Artesano.
Por lo demás, existe absoluta libertad para el ejercicio de la industria. En particular, no existe una regulación para la mayoría de las empresas industriales y comerciales (mayoristas y minoristas). Naturalmente, la gestión industrial está sujeta, en cada caso, a una serie de disposiciones especiales.
Inscripción en el Registro de Actividades Industriales
Los Registros de Actividades Industriales son órganos oficiales de la autoridad municipal o local. El cometido de un Registro de Actividades Industriales es recopilar información sobre el comportamiento de las actividades comerciales e industriales. Una notificación del registro de actividades industriales permite a todas las autoridades competentes controlar y supervisar la conducta de las actividades comerciales e industriales. Durante la notificación de una actividad comercial, se efectúa un examen para comprobar si se han obtenido los permisos pertinentes. Por ejemplo, para una actividad comercial artesanal debe presentarse un certificado para artesanos expedido por la Cámara Oficial de Artes y Oficios.
Durante la notificación, el Registro de Actividades Industriales rellenará un formulario estándar con varias copias.
Gewerbeanmeldung, Gewerbeummeldung, Gewerbeabmeldung (Stadt Frankfurt)
El Registro de Actividades Industriales envía esta información de la notificación del registro a los siguientes organismos:
Delegación de Hacienda, Cámara de Industria y Comercio, Cámara de Artes y Oficios, Organismo de Normas Medioambientales, Inspección Oficial de Actividades Industriales, Oficina de Pesos y Medidas, Oficina de Empleo, Mutuas Laborales, Oficinas Generales Locales de Sanidad y Seguridad Social y el Registro Mercantil.
Igualmente se notificará al Registro de Actividades Industriales cualquier modificación de la actividad industrial, p. ej., traslado, cambios en la actividad industrial o en el personal. Si se emprenden varias actividades industriales (incluso si éstas están ubicadas en la misma ciudad), cada una de ellas deberá ser notificada por separado. Existen formularios estándar para la notificación de las actividades industriales que pueden solicitarse por escrito ante los Registros de Actividades Industriales. Si el comerciante así lo solicita, podrá recibir una confirmación por escrito que contemple la notificación de la actividad industrial. No será necesario pagar ningún cargo en caso de denegación. En la actualidad, en algunas ciudades importantes las notificaciones de las actividades industriales se procesan de forma electrónica.
Es obligatorio describir lo más detalladamente posible el objetivo de la actividad comercial o industrial.
Si un organismo o tribunal competente hubiese prohibido a un individuo el desarrollo de una actividad industrial concreta a través de procedimientos legales válidos, dicho individuo no podrá dedicarse a la actividad como empleado por cuenta propia (incluso aunque sea a través de una tercera persona ("business stooge")).
Documentos que deben presentarse para las notificaciones de actividades industriales
Deben presentarse los siguientes documentos ante el Registro de Actividades Industriales a la hora de efectuar la notificación de una actividad industrial:
a) Documento de identidad del solicitante:
-Documento de identidad (carnet de identidad o pasaporte)
- En caso necesario, justificante del poder legal para una tercera parte (personas físicas o jurídicas) por escrito
- Si se trata de un director, un miembro de la junta directiva o un firmante autorizado: extracto del Registro Mercantil
- Todos los permisos pertinentes (p. ej., certificado de artesano, licencia de comisionista, etc.)
- Las personas con nacionalidad extranjera deberán presentar un permiso de residencia expedido por la oficina de extranjería competente que incluya un permiso para desempeñar un empleo por cuenta propia
b) Documentos que deben presentar las personas jurídicas:
- Las empresas que se encuentren inscritas en el Registro Mercantil deberán presentar una copia debidamente certificada que documente dicha inscripción.
- Las empresas que se encuentren inscritas en un Registro Mercantil extranjero deberán presentar asimismo los documentos de registro pertinentes. Adicionalmente, deberá presentarse una traducción a la lengua alemana de dichos documentos.
- Las empresas extranjeras deberán designar a una persona con poder legal en Alemania y con residencia en Alemania. El apoderado que actúe en este sentido deberá presentar un poder legal en su nombre.
- No será necesario presentar una copia del contrato de arrendamiento que acredite la existencia de establecimientos ante el Registro de Actividades Industriales, a menos que existan dudas acerca de la empresa.
- En determinados casos, es posible que se requiera la presentación de una licencia industrial o información del Registro Central de Actividades Industriales.
Cámara de Industria y Comercio/Cámara de Artes y Oficios
Todas las personas que se dedique a una actividad empresarial son miembros legales de la Cámara de Industria y Comercio local, a no ser que la actividad industrial en cuestión caiga bajo la responsabilidad de otra cámara (p. ej., Cámara de Artes y Oficios). Puede darse el caso de que existan miembros duales de dos cámaras (p. ej., para actividades industriales mixtas: artesanía/industria, comercio/artesanía). Los Registros de Actividades Industriales informan a las cámaras sobre las solicitudes de inscripción presentadas mediante el envío de una copia de la solicitud.
Delegación de Hacienda
La inscripción de la actividad industrial también actúa como notificación para la Delegación de Hacienda. Las Delegaciones de Hacienda se mantienen informadas a través de los Registros de Actividades Industriales. Adicionalmente, la Delegación de Hacienda pertinente debe ser informada una vez que la actividad industrial se inicie efectivamente.
La Delegación de Hacienda remitirá al comerciante un cuestionario con el fin de la estimación de la base imponible. Éste también incluye información sobre los procedimientos del IVA.
Las empresas deben deducir el IRPF de los sueldos y salarios pagados a sus empleados y remitirlo a su vez a la Delegación de Hacienda situada en el lugar en el que esté ubicada la actividad industrial. A pesar de que es el empleado quien debe el impuesto, el empresario/comerciante es el responsable de la deducción correspondiente y el envío del impuesto sobre la renta de las personas físicas. Él es la persona responsable de deducir y remitir el IRPF.
La empresa está obligada a deducir el Impuesto Solidario y remitirlo a la Delegación de Hacienda. El Impuesto Solidario se corresponde con el 5,5% del IRPF.
Si el empleado es miembro de un organismo eclesiástico de derecho público que recauda impuestos eclesiásticos, el empresario estará obligado a deducir el impuesto eclesiástico y remitirlo a la Delegación de Hacienda junto con el IRPF y el Impuesto Solidario. En función del Estado Federado, el impuesto eclesiástico se corresponde con el 8% o el 9% del IRPF.
Permiso de residencia
Todos los extranjeros que no sean ciudadanos de la Unión Europea, de países del EEE, de Estados Unidos o de Canadá tienen que solicitar un permiso de residencia para el ejercicio de una actividad empresarial ante la correspondiente representación oficial de Alemania en el extranjero (consulado, etc.) antes de entrar en Alemania. Los ciudadanos de países de la Unión Europea pueden desarrollar una actividad lucrativa independiente regularmente en Alemania.
Cuestiones sobre el derecho de residencia
Oficina de Empleo
Los Registros de Actividades Industriales informan a las Oficinas de Empleo pertinentes proporcionándoles una copia de la inscripción en el registro mercantil.
Cuando se utilicen los servicios de trabajadores, el comerciante o empresario necesitará un código de la empresa, independientemente del nivel de sueldo o salario. Esto también es aplicable a las personas con salarios bajos. Normalmente puede obtenerse un código de la empresa llamando por teléfono a la Oficina de Empleo. Independientemente del número de empleados, la oficina sólamente adjudicará un código por empresa. Únicamente se utiliza para estadísticas profesionales y de empleo y debe ser notificado a la compañía de seguros de enfermedad (AOK) con el fin de cubrir la seguridad social.
Si la empresa pretende contratar a ciudadanos que no pertenezcan a países de la Unión Europea, será necesario la obtención de un permiso de trabajo por parte de la Oficina de Empleo.
Instituciones de la Seguridad Social
Los Registros de Actividades Industriales tienen la obligación de informar a las compañías de seguros de enfermedad (AOKs) el inicio de una nueva actividad comercial proporcionándoles una copia de la inscripción en el registro mercantil.
Los empleados con obligación de estar dados de alta en la Seguridad Social deben inscribirse en la compañía de seguros de enfermedad, una compañía de seguros alternativa o en cualquier otra compañía de seguros médicos. Cada vez que una empresa contrate a un empleado que esté obligado a darse de alta en la Seguridad Social (es obligatoria la notificación del empleado), deberá informarse a la compañía de seguros de enfermedad dentro de un periodo de 14 días. Los empleados deberán presentar su certificado de membresía ante la compañía de seguro médico seleccionada por el empresario. La definición de empleado incluye a las personas con salarios bajos o a tiempo partido, es decir, empleados que obtienen una remuneración inferior a 325 euros al mes. Si un empleado cesa su empleo, la compañía de seguros de enfermedad deberá ser notificada al respecto en un plazo de seis semanas.
Adicionalmente, cada empresario deberá presentar una declaración ante la compañía de seguros de enfermedad con fecha del 15/04 de cada año que incluya una lista con todos los empleados que se encontraban en nómina hasta el 31/12 del año anterior, junto con sus sueldos o salarios (haciendo uso del esquema de compilación de datos “DEVO”). La compañía de seguros de enfermedad también deberá ser informada en caso de que se produzca cualquier cambio en las instituciones del seguro médico o de pensiones o una baja en el empleo.
El empresario pagará todas las contribuciones en nombre de las partes aseguradas. Las contribuciones se pagarán ante las compañías de seguros de enfermedad actuando éstas como agencias recaudadoras para el seguro médico, la atención sanitaria, la pensión y el seguro por desempleo. Estos lo remitirán a su vez a los organismos de la Seguridad Social pertinentes.
Mutua Laboral de Accidentes
Las Mutuas Laborales de Accidentes (Berufsgenossenschaften) son las responsables para la salud y la seguridad ante el seguro de trabajo. Todo empresario es miembro por ley de la Mutua Laboral correspondiente a su gremio. Cuando se inicia o desarrolla una actividad industrial, la Mutua Laboral correspondiente debe ser informada de inmediato. No obstante, el Registro de Actividades Industriales también envía a las Mutuas Laborales una copia de la inscripción en el registro mercantil.
El empresario pagará todas las contribuciones en nombre de las partes aseguradas. Las contribuciones se pagarán ante las compañías de seguros de enfermedad actuando éstas como agencias recaudadoras para el seguro médico, la atención sanitaria, la pensión y el seguro por desempleo. Estos lo remitirán a su vez a los organismos de la Seguridad Social pertinentes.
Mutua Laboral de Accidentes
Las Mutuas Laborales de Accidentes (Berufsgenossenschaften) son las responsables para la salud y la seguridad ante el seguro de trabajo. Todo empresario es miembro por ley de la Mutua Laboral correspondiente a su gremio. Cuando se inicia o desarrolla una actividad industrial, la Mutua Laboral correspondiente debe ser informada de inmediato. No obstante, el Registro de Actividades Industriales también envía a las Mutuas Laborales una copia de la inscripción en el registro mercantil.
