Gesellschaft mit beschränkter Haftung - GmbH (société à responsabilité limitée)
y compris UG (haftungsbeschränkt) (entreprise à responsabilité limitée)

Mise à jour :

Afin de répondre aux besoins des créateurs d'entreprise qui au départ n'ont qu'un capital nominal réduit, le MoMiG a créé la société d'entreprise à responsabilité limité – UG (à responsabilité limitée), § 5a GmbHG (loi sur les SARL). Il ne s'agit pas d'une nouvelle forme juridique mais d'une GmbH qui peut être créée sans un capital nominal minimum spécifique.

La loi régissant la GmbH et la UG (à responsabilité limitée) repose sur la « loi concernant les sociétés à responsabilité limitée » (loi sur les GmbH). Les déclarations suivantes incluent des dispositions générales pour la GmbH et la UG (à responsabilité limitée) et des dispositions spéciales régissant la UG (à responsabilité limitée).

I. Caractéristiques essentielles

1. Société

La GmbH est une association commerciale avec une structure de société et sa propre personne morale. À l'encontre des partenariats, le centre de gravité n'est pas une association de personnes mais l'apport de capital. Elle peut être créée à toute fin admissible. Elle a un capital nominal qui est déterminé par le mémorandum et les statuts et correspond aux apports de capital original à fournir par les actionnaires. Dans la mesure où les dettes de la société sont concernées, seule la société est responsable face aux créanciers.

La loi sur les GmbH ne contient pas de définition globale de ce type. Elle est présumée par la loi.

Pour des créateurs d'entreprise qui possèdent et n'ont besoin que d'un capital nominal bas (p. ex. dans le secteur des services), il est maintenant possible de créer une GmbH sans capital nominal minimal spécifié, la société d'entreprise à responsabilité limitée.

La GmbH est la forme la plus simple de la société. Un avantage majeur de cette forme juridique est sa flexibilité. Elle offre une grande liberté en matière de rédaction des accords d'actionnaires. La GmbH convient autant aux petites sociétés qu'aux affaires familiales de taille moyenne et aux grandes compagnies.

Par rapport à la société anonyme, certaines des dispositions concernant la GmbH sont moins strictes. La création est moins formalisée et aussi plus simple et moins chère. Une création à une personne est admissible. Dans la plupart des cas, un conseil de surveillance n'est pas nécessaire pour une GmbH.

D'un autre côté, la GmbH n'est pas une société publique. La vente possible illimitée et le transfert de titres doivent être faits devant notaire. Le mémorandum et les statuts peuvent quand même faire dépendre la transférabilité d'autres conditions telles que le consentement des autres actionnaires.

2. Constitution, organes

La GmbH est une personne morale indépendante. Elle est organisée en société, indépendante d'adhésions et a une organisation avec au moins deux organes indépendants, le(s) directeur(s) général(aux) et le comité des actionnaires. La désignation d'un conseil de surveillance est admissible mais en aucun cas nécessaire.

3. Statut juridique des actionnaires, responsabilité

Les actionnaires eux-mêmes ne sont pas des commerçants. La responsabilité des actionnaires face aux créanciers se limite au capital nominal de la société. Ceci est expliqué par l'ajout « mit beschränkter Haftung » ou « haftungsbeschänkt » (à responsabilité limitée). Les actionnaires ne sont pas personnellement responsables face aux créanciers si l'apport du capital original a été payé dans son intégralité. Si l'apport de capital original n'a pas encore été payé, les actionnaires sont responsables jusqu'au montant de l'apport de capital original.

Deux zones de risques inhérents à la responsabilité personnelle doivent être soulignées ici :

a. La GmbH est seulement constituée par l'inscription au registre du commerce. C'est seulement alors qu'elle endosse ses propres droits et obligations. Pour des transactions engagées avant l'inscription au registre du commerce, actionnaires et exploitants peuvent être responsables. Ils ne sont en principe exemptés de la responsabilité qu'à partir de l'inscription au registre du commerce.

b. Un autre risque existe en présence de difficultés financières. Si un actionnaire a accordé un prêt à la société à un moment où des commerçants ordinaires auraient apporté un fonds, il a un droit de remboursement du prêt en cas d'insolvabilité concernant les actifs de la société. Quoi qu'il en soit, les prêts de société ne peuvent pas être remboursés sans restriction puisque le directeur général et le directoire sont responsables s'ils font des payements aux actionnaires qui entraîneraient l'insolvabilité de la société. De plus, dans le classement des créanciers, les prêts d'actionnaire ne sont pas prioritaires face aux autres créanciers.

II. Composition

1. Actionnaires

Aucun nombre minimum ou maximum d'actionnaires n'est prescrit. Il est même possible de créer une GmbH individuelle. Les fondateurs d'une GmbH peuvent être des personnes physiques ou morales allemandes et étrangères ainsi que des associations commerciales (oHG, KG et EEIG) et des sociétés civiles (GbR).

2. Contrat individuel d'actionnaires/enregistrement standard

L'authentification est prescrite pour le contrat de GmbH, autant que l'enregistrement concernant la composition de la société. Le contrat d'actionnaires doit inclure au moins l'information suivante : la raison sociale et le siège social de la société, l'objet de la société, le montant du capital nominal, le montant des apports de capital original que doit effectuer chaque actionnaire (apport de capital original).

Bien que la teneur restante puisse être largement structurée en toute liberté, il est recommandé d'inclure des dispositions sur les sujets suivants dans le contrat d'actionnaires : année commerciale, durée de la société et expiration, désignation des directeurs généraux, étendue du pouvoir de représentation des directeurs généraux, résolution d'actionnaires, convocation de l'assemblée des actionnaires, distribution de votes, cession de titres, transmission de titres par succession, préparation de déclarations fiscales, distribution des bénéfices, recouvrement de titres, retrait et distribution finale, frais de création, exemption de l'interdiction d'auto engagement pour le directeur général, clause compromissoire, clause de concurrence. (mémorandum standard GmbH et statuts devant être enregistrés).

En cas de créations simples standard de la GmbH classique et de la UG (à responsabilité limitée), il est possible d'utiliser un enregistrement standard (qui inclut aussi le mémorandum et les statuts, voir Annexe 1 à la loi). De cette manière, la création est simplifiée, ce qui économise des frais. Cet enregistrement doit être authentifié. La demande d'inscription au registre du commerce est alors présentée avec la signature authentifiée des directeurs généraux. La transmission électronique de l'enregistrement avec la consignation standard au tribunal local (registre du commerce) est faite par le notaire. Le législateur fournit un « enregistrement standard pour la composition d'une société individuelle » et également un « enregistrement standard pour la composition d'une société à plusieurs personnes avec jusqu'à trois actionnaires ».

La création avec l'enregistrement standard le moins cher est seulement possible:

si la société est créée par trois actionnaires maximum. À partir de quatre actionnaires, la création est seulement possible par un contrat d'actionnaires individuel authentifié.
si les actionnaires peuvent se mettre d'accord sur un directeur général maximum. Ce directeur général a alors pouvoir de représenter seul la société.
si le directeur général est exempté de l'interdiction de passer lui-même des contrats (p. ex. le directeur général peut engager des transactions de la UG (à responsabilité limitée) ou de la GmbH avec soi-même en tant que personne privée ou à titre de représentant d'une autre personne).
La création avec l'enregistrement standard est seulement possible pour une création avec souscription en espèces. Une création avec un apport de capital non liquide n'est pas possible dans le cadre de la création avec un enregistrement standard.

3. Capital

Le capital nominal de la GmbH s'élève à au moins 25 000 EUR.

Le capital nominal de la UG (à responsabilité limitée) s'élève à au moins 1 EUR.

Puisque cette dernière a pour but d'accumuler progressivement le capital minimum de la GmbH normale, elle ne peut pas distribuer intégralement les bénéfices mais doit transférer un quart du revenu net pour l'année à une réserve légale jusqu'à ce que soit atteint le capital statutaire minimum de 25 000 EUR (§ 5a GmbHG).

4. Apports de capital original

Le capital nominal peut être apporté par les actionnaires avec différents montants d'apports de capital original. Un apport de capital original doit toutefois s'élever à au moins 1 EUR. Les montants des apports de capital original des actionnaires peuvent varier.

Les apports de capital original peuvent être faits en argent (création par souscription en espèces) ou par des apports en nature (création par apport de capital non liquide).Au moins un quart de chaque apport de capital original devant être fait en espèces doit être versé. La demande d'inscription au registre commercial ne peut pas être faite à moins que l'apport de capital représente au moins la moitié du capital nominal minimum, à savoir 12 500 EUR.

Dans le cas d'une société d'entreprise (à responsabilité limitée), l'apport de capital original intégral doit être fait en espèces dès avant la demande d'inscription au registre du commerce ; des apports en capital non liquide ne sont pas possibles.

En pratique, la création par souscription en espèces est exécutée par un compte ouvert pour la GmbH avec la banque dont le choix est à la libre disposition de la société. Dans le but de s'inscrire au registre du commerce, le directeur général doit assurer que l'apport de capital lui soit disponible. S'il existe des doutes importants concernant l'exactitude de l'assurance, le tribunal d'instance doit demander des preuves p. ex. sous la forme d'une fiche de paye ou d'une déclaration de compte de la GmbH.

Si des apports en nature sont faits p. ex. si au lieu d'espèces, un apport est fait sous forme de propriété mobilière ou immobilière, comme véhicules automobiles ou sociétés il existe deux particularités : premièrement, l'apport en nature doit toujours être fait intégralement de manière à être à la libre disposition du directeur général par l'enregistrement et deuxièmement, la valeur de l'apport en nature doit être prouvée dans un rapport sur la création par apport de capital non liquide. S'il existe des doutes importants suggérant une exagération matérielle de l'apport en nature, le tribunal d'instance peut demander pour preuve l'avis d'un expert sur la valeur qui inclut les frais correspondants. En conséquence, une création par souscription en espèces peut être plus facile.

Toute augmentation ou baisse du capital nominal de la société doit être authentifiée et présentée pour inscription au registre du commerce.

5. Raison sociale

La raison sociale est le nom de la GmbH sous lequel elle est déclarée au registre du commerce et sous lequel elle apparaît dans les transactions commerciales. La raison sociale de la GmbH peut soit se référer à l'activité de la société (nom objectif de la société), inclure le nom de l'un ou de plusieurs actionnaires (nom personnel de la société) soit reposer sur une désignation imaginaire. Il est possible de combiner ces éléments ; le nom objectif de la société doit en tous les cas être fourni avec un ajout apportant une distinction. L'ajout « société à responsabilité limitée » ou l'abréviation « GmbH » ou société d'entreprise (à responsabilité limitée) ou l'abréviation « UG » (à responsabilité limitée) est un composant obligatoire de la raison sociale. L'ajout « à responsabilité limitée » (responsabilité limitée) ne peut pas être abrégé.

Lorsque le tribunal examine l'admissibilité de la raison sociale, les principes de véracité de la raison sociale doivent être pris en compte. La raison sociale ne doit pas avoir un ajout pouvant induire en erreur sur le type et l'envergure de son entreprise commerciale.

Les ajouts géographiques sont foncièrement admissibles si la société a une certaine référence au territoire mentionné, p. ex. son siège social. Des désignations géographiques ci-avant sont souvent considérées par les tribunaux comme des prétentions de taille. Cela vaut plus particulièrement si la désignation géographique est suivie d'une désignation générique. Dans ces cas, les sociétés devraient fournir la preuve de la taille correspondante ou si les conditions ne peuvent être remplies, doivent faire précéder le nom d'une désignation distinctive (si nécessaire, une combinaison de lettres).

6. Siège social de la société

En principe, le siège social de la société peut être librement choisi. Le siège social de la société inscrit dans le mémorandum et les statuts doit quand même être situé en Allemagne. Sans se soucier de sa déclaration, la GmbH peut aussi avoir son siège administratif (le lieu des activités administratives principales) hors d'Allemagne. Une relocalisation du siège social de la GmbH ou UG allemande (à responsabilité limitée) hors d'Allemagne sans liquidation n'est pas possible en vertu des nouvelles dispositions légales.

7. Objet

En vertu de la loi, la GmbH est toujours considérée comme une association commerciale sans se soucier de l'objet en fait poursuivi (société à laquelle la loi confère le statut commercial). Elle peut poursuivre presque tous les objets légalement admis (commerces soumis à une approbation). L'objet doit être clairement désigné dans le mémorandum et les statuts. Une formulation comme « commerce en marchandises de toutes sortes » est considérée comme trop générale par les tribunaux. Selon le code de conduite professionnelle correspondant, différentes professions libérales ne peuvent pas être pratiquées sous la forme d'une GmbH/UG (à responsabilité limitée) ; cela s'applique p. ex. aux pharmacies et aux études de notaires. Voir chapitre sur Commerces Professions libérales.

Dans le cas d'un objet qui inclut des activités soumises à une autorisation (comme courtage de biens immobiliers, activités artisanales), l'autorisation n'a pas besoin d'être prouvée immédiatement, p. ex. par inscription au registre du commerce, selon la réforme sur les GmbH. Cela entraîne une accélération de la procédure d'inscription. Il suffit que l'autorisation nécessaire soit disponible lorsque les activités soumises à autorisation démarrent. Cela doit être prouvé par enregistrement du commerce.

8. Désignation des organes

La GmbH possède deux organes nécessaires : directeur(s) général(aux) et comité des actionnaires. Le mémorandum et les statuts peuvent survenir à la création d'organes supplémentaires tels qu'un conseil de surveillance.

On peut désigner un ou plusieurs directeurs généraux. Le directeur(s) général(aux) fait (font) la demande d'inscription de la GmbH au registre du commerce. Les directeurs généraux sont désignés par l'accord des actionnaires ou une résolution des actionnaires. La désignation peut être révoquée à tout moment.

Les noms des directeurs généraux sont inscrits au registre du commerce.

9. Autorisation

Sur authentification de la formation de la GmbH, les fondateurs qui ne sont pas connus du notaire doivent prouver leur identité sur présentation de papiers d'identité en règle. Si une personne comparaissant n'agit pas en son nom propre mais pour une autre personne, cela requiert une procuration écrite et/ou un consentement subséquent sous forme authentifiée. Si la signature sous procuration est certifiée par un notaire étranger, une légalisation (ou apostille) est requise en fonction du pays d'origine. La légalisation peut être délivrée par un consul de la République fédérale d'Allemagne.

Si une personne morale est l'un des fondateurs, l'existence de la personne morale doit être prouvée par un extrait certifié du registre du commerce (dans le cas d'entreprises étrangères : documents correspondants d'enregistrement officiel).

10. Opinion de la Chambre de commerce et d'industrie

La Chambre de commerce et d'industrie compétente prépare une opinion, à la demande du tribunal d'instance, en cas de doute sur l'admissibilité de la raison sociale. Afin d'exclure en amont tout risque possible de confusion ou de doutes concernant la raison sociale, il est utile de contacter la CCI compétente.

Dans le cadre de l'inscription au registre du commerce, seul le risque de confusion avec des sociétés enregistrées au même endroit est vérifié. Mais étant donné que les raisons sociales et marques de commerce enregistrées ailleurs confèrent aussi un droit d'assistance formelle à une partie habilitée, il est recommandé d'inclure les raisons sociales et les marques de commerce enregistrées au niveau national dans la vérification.

Le registre du commerce électronique fournit des informations sur les raisons sociales enregistrées en Allemagne.

Les marques de commerce nationales, internationales et locales peuvent être recherchées sur le site Web du Bureau allemand des brevets et des marques de commerce.

11. Demande d'inscription et inscription au registre du commerce

La GmbH n'existe qu'après demande d'enregistrement et enregistrement au registre du commerce. (Inscription au registre du commerce).

La demande d'inscription au registre du commerce doit être faite par écrit par le directeur général auprès du tribunal d'instance compétent. La signature et la raison sociale doivent être authentifiées.

La raison sociale, le siège social de la société, l'objet de la société, le capital nominal, la date de conclusion du mémorandum et des statuts, la personne du directeur général et son pouvoir de représentation doivent être formulés au moment de l'inscription au registre du commerce.

En outre, la demande d'enregistrement doit inclure en annexe :

le mémorandum et les statuts stipulés sous forme notariée,

si nécessaire, les procurations pour les personnes commanditées,

une liste des actionnaires signée par les directeurs généraux, en cas d'apports non liquides, le rapport sur la création par apport non liquide ainsi que les documents concernant la valeur des apports non liquides.

De plus, il doit être garanti que les payements minimum nécessaires concernant les apports de capital original ont été faits et sont à la disposition finale et libre des directeurs généraux.

Le notaire transmet tous les documents par voie électronique au tribunal d'instance compétent.

Les inscriptions au registre du commerce sont publiées dans le journal électronique des annonces officielles de la République fédérale d'Allemagne.

12. Frais de création

Les frais de création dépendent du capital nominal et du bon vouloir si l'enregistrement de création le moins cher ou un mémorandum et des statuts individuels sont utilisés. Selon l'information couramment disponible, les frais suivants sont encourus :

a. Pour un capital nominal de 25 000 EUR et un mémorandum et des statuts individuels, il faut s'attendre aux honoraires de notaire suivants :

Authentification du mémorandum et des statuts 168 EUR

Authentification de la désignation du directeur général 168 EUR

Demande d'inscription au registre du commerce et authentification environ 42 EUR

Liste des actionnaires 13 EUR

Dépenses approximatives 35 EUR plus 19% T.V.A.

Pour une GmbH individuelle, les frais se réduisent à 84 EUR.

b. Pour l'authentification d'une GmbH de 25 000 EUR avec enregistrement de création, environ 181 EUR sont encourus, les autres frais restent les mêmes :

Authentification de l'enregistrement de création

(comprenant la liste des actionnaires et la désignation du directeur général) 168 EUR

(pour une GmbH individuelle seulement 84 EUR)

Demande d'inscription au registre du commerce et authentification environ 42 EUR

Dépenses approximatives 35 EUR

plus 19% T.V.A.

c. Pour la création d'une société d'entreprise (à responsabilité limitée) pour laquelle le capital nominal peut être de 1 EUR, les frais de notaire suivants sont prélevés sur la base d'un capital nominal de 1 EUR et du recours à l'enregistrement de création :

Authentification du mémorandum et des statuts pour une société d'entreprise individuelle (à responsabilité limitée) 20 EUR pour une société d'entreprise à plusieurs personnes (à responsabilité limitée) 30 EUR Demande d'inscription au registre du commerce et authentification environ 10 à 15 EUR Dépenses approximatives 35 EUR

plus 19% T.V.A.

d. Sans enregistrement de création, les frais de création d'une société d'entreprise (à responsabilité limitée) sont les mêmes que pour une GmbH sans enregistrement de création.

La taxe d'inscription d'une société au registre du commerce est d'environ 100 EUR.

Des frais supplémentaires sont encourus pour la publication de l'inscription au journal des annonces officielles et éventuellement dans d'autres journaux officiels. Ici aussi, il faut s'attendre à un montant de 100 à 300 EUR par publication. Ce calcul n'inclut pas les frais d'aide supplémentaire concernant certaines formulations par le notaire ou pour la consultation d'un avocat, par exemple pour dresser un mémorandum et des statuts. À ce propos, il est recommandé d'aborder en premier la question des frais, étant donné que les taxes sont soumises à la liberté de négociation et d'accord.

III. Gestion de la GmbH

1. Désignation du directeur général

Le directeur général doit être une personne physique. Un Allemand ou un non Allemand vivant en permanence hors d'Allemagne peut devenir directeur général. De la même manière, un actionnaire peut être désigné comme directeur général (actionnaire gérant).

En principe, le directeur général n'a pas besoin de qualifications spéciales. Mais si l'activité de la GmbH requiert une autorisation qui présuppose une qualification personnelle spéciale (p. ex. artisan : titre de maître), seul un directeur général possédant cette qualification peut être désigné. Seul une personne physique avec capacité juridique sans restriction peut être désignée comme directeur général, à condition que cette personne ne soit pas interdite d'exercer une activité ou un commerce relatif à l'objet de la GmbH.

D'autres raisons à l'exclusion de directeurs généraux comprennent la conviction définitive et probante de délits criminels de la part du directeur général par la déposition d'une demande d'insolvabilité, des informations erronées concernant le § 82 GmbHG ou le § 399 AktG (loi allemande sur les sociétés par actions), pour des raisons de représentation incorrecte selon le § 400 AktG, § 331 HGB, § 313 UmwG, § 17 PubG ainsi qu'une conviction définitive et probante d'actes criminels généraux relatifs à la société (§§ 263 à 264a et §§ 265b à 266a StGB code pénal allemand).

Le directeur général peut être renvoyé à tout moment et sans notification par l'organe défini dans le mémorandum et les statuts. Le renvoi doit être inscrit au registre du commerce.

2. Statut du directeur général

En général, le contrat d'emploi du directeur général avec la GmbH est un contrat de services d'une personne indépendante (pas un contrat de travail). C'est le cas pour un actionnaire gérant s'il influence le pouvoir économique de la société de manière décisive (plus particulièrement s'il détient une part majoritaire). Mais des directeurs généraux avec une participation de moins de 50% du capital nominal doivent aussi être considérés comme indépendants s'ils ne sont pas liés à des instructions obligatoires. En Allemagne, les travailleurs indépendants ne sont normalement pas tenus de verser des cotisations de sécurité sociale (assurance retraite, assurance maladie et assurance chômage). La poursuite d'une assurance volontaire dans le système d'assurance maladie obligatoire est possible pour d'anciens salariés. De plus, il existe la possibilité de demander une assurance obligatoire ou volontaire sous le régime de l'assurance retraite obligatoire. Dans certains secteurs, un entrepreneur est tenu de prendre l'assurance accident obligatoire (associations d'assurance responsabilité des employeurs) s'il n'emploie aucun salarié. Mais une assurance volontaire est possible pour les personnes non tenues de verser des cotisations de sécurité sociale. Le partenaire gérant est considéré comme un indépendant à des fins fiscales.

Dans la mesure où le séjour d'un directeur général en Allemagne est concerné, des considérations spéciales régies par la loi sur les ressortissants étrangers doivent être prises en compte.

Un contrat de travail peut être conclu avec le directeur général qui n'est pas en même temps un actionnaire (directeur général tiers), p. ex. qui exerce le pouvoir économique quant à la société soumis à des directives. Dans ce cas, il est tenu de cotiser dans l'assurance retraite, maladie et chômage. Le directeur général tiers est soumis à l'impôt sur le travail.

3. Gestion interne

Les directeurs généraux sont tenus d'exécuter les instructions données par les actionnaires. Ils mènent les affaires de la GmbH dans la relation interne et la représente à l'extérieur. En principe, la cogestion est apppliquée sauf avis contraire prévu par le mémorandum et les statuts (mais c'est souvent le cas).

4. Représentation externe

Les directeurs généraux représentent la société à l'extérieur. Le pouvoir de représentation face à des tiers ne peut pas être restreint.

5. Responsabilité du directeur général

Le directeur général a pour tâche de gérer la société. Dans ce contexte, il doit défendre les intérêts pécuniaires de tiers sur une base de confiance et garantir une exploitation correcte, efficace et basée sur le profit. Le directeur général est soumis à différents risques de responsabilité. Les plus importants en sont les suivants :

a. Responsabilité reposant sur des principes de fiabilité et responsabilité de représentation

Reposant sur la position de confiance particulière du directeur général, il peut y avoir responsabilité face à la société, p. ex. en cas de transactions spéculatives.

b. Responsabilité dans le cadre des impôts/de la comptabilité

L'une des tâches les plus importantes du directeur général et une bonne comptabilité et la préparation des déclarations fiscales. Si un devoir est bafoué dans ce domaine, le directeur général est personnellement responsable face à la société et aux créanciers et peut même encourir une amende.

Si la GmbH embauche des employés, le directeur général endosse la tâche d'un employeur, doit présenter tous les mois l'impôt sur le travail et les rentrées d'avance de l'impôt sur le chiffre d'affaires et retenir l'impôt sur le travail pour le compte de l'employé et le verser au Fisc. Il en va de même pour la taxe sur la valeur ajoutée. Si ces obligations sont enfreintes, le directeur général est menacé de responsabilité en vertu de la loi sur la propriété selon les §§ 69 sqq. AO (code fiscal allemand) ainsi que de conséquences en vertu de la loi pénale selon § 370I ou § 378 I AO.

c. Responsabilité dans le cadre de la loi sur la sécurité sociale

Le directeur général a aussi des obligations face à la loi sur la sécurité sociale. Le personnel employé à la GmbH doit être enregistré avec le titulaire de l'assurance maladie et les montants retenus relatifs à la santé, la retraite et le chômage doivent être payés à la caisse d'assurance maladie correspondante. Le directeur général est personnellement responsable des parts des employés dans les cotisations de sécurité sociale retenues et non payées et en plus dans ce cas, il encourt aussi une amende.

d. Responsabilité en cas d'insolvabilité

En cas d'insolvabilité imminente, p. ex. en cas de surendettement ou d'incapacité de paiement pour cause de dettes de la société le directeur général est obligé de présenter une demande d'ouverture de procédure d'insolvabilité dans les trois semaines. S'il omet de faire une telle demande dans les délais, il subira les conséquences de la loi pénale selon § 84 I n° 2 GmbHG.

Si le directeur général continue à effectuer des paiements après l'insolvabilité de la société, il est personnellement responsable face à la société pour ces paiements.

De plus, une violation pour fraude et délits d'insolvabilité est possible.

e. Nouveau : report de responsabilité

La responsabilité du directeur général est désormais reportée en cas de paiements aux actionnaires s'ils ne pouvaient qu'aboutir à l'insolvabilité de la société à moins que cela n'ait pas été reconnaissable par un directeur général prudent.

IV. Contrôle de la GmbH et déclarations fiscales

1. Assemblée des actionnaires

Mises à part les compétences stipulées par le mémorandum et les statuts et autres compétences fondamentales, les actionnaires ont de nombreux pouvoirs supplémentaires. Ils incluent aussi la gestion permanente et établissent une obligation importante des directeurs généraux de suivre les instructions.

Les résolutions des actionnaires sont le plus souvent adoptées lors de l'assemblée des actionnaires. Dans le cas d'une GmbH individuelle, l'organe consiste dans le seul actionnaire. Les dispositions formelles concernant l'assemblée des actionnaires sont foncièrement plus simples que pour une société par actions. Sauf avis contraire prévu dans le mémorandum et les statuts, le vote repose sur les parts. Chaque montant de 1 EUR entraîne un seul vote. Sauf les tâches de gestion permanente, la compétence des actionnaires englobe aussi la préparation des déclarations fiscales et l'adéquation des résultats, la nomination et le renvoi de directeurs généraux, les mesures d'audit et la supervision de la gestion, la nomination de fondés de pouvoir (personnes ayant pouvoir de représenter la société) et d'agents généraux, relations légales entre la société et les actionnaires, etc..

Sur demande, les directeurs généraux doivent immédiatement informer chaque actionnaire sur tout ce qui concerne la société et lui permettre d'inspecter les livres et les documents de la société.

2. Conseil de surveillance

L'introduction d'un conseil de surveillance est admissible en vertu des dispositions obligatoires importantes mais n'est pas toujours prescrite. Un conseil de surveillance peut être désigné mais n'est pas nécessaire (conseil de surveillance facultatif). Un conseil de surveillance est prescrit (conseil de surveillance nécessaire) seulement si la GmbH est soumise à la cogestion par le personnel, à savoir s'il y a plus de 500 employés. Cela s'applique aussi aux sociétés exploitées sous forme d'une GmbH ou de sociétés de construction de logements à but non lucratif.

3. Cogestion

La loi allemande sur la cogestion du 4 mai 1976 s'applique à toutes les GmbH qui emploient en général plus de 2 000 personnes et qui ne sont pas soumises à la cogestion du charbon et de l'acier. La loi sur la cogestion prescrit la composition du conseil de surveillance sur une base paritaire. Il se compose à 50% de représentants des actionnaires et à 50% de représentants du personnel. La loi sur la cogestion du charbon et de l'acier du 21 mai 1951 qui s'applique aux entreprises minières ainsi qu'aux industries productrices de fer et d'acier, prévoit également une composition paritaire du conseil de surveillance. Si les conditions préalables particulières en vertu de ces lois ne sont pas remplies, la cogestion est régie par la loi sur la constitution du travail de 1952. Selon elle, un tiers du conseil de surveillance doit se composer de représentants du personnel si plus de 500 personnes sont employées. Un conseil de surveillance n'est pas prescrit pour des effectifs moindres.

4. Tâches du conseil de surveillance

Le conseil de surveillance a pour tâche de surveiller la gestion. De plus, il audite les déclarations fiscales préparées par les directeurs généraux avec le rapport de gestion et la proposition pour l'allocation des gains non distribués non alloués. Les mesures de la gestion exécutive ne peuvent pas être transférées au conseil de surveillance. Le mémorandum et les statuts peuvent quand même soumettre l'implémentation de certains types de transactions à l'approbation du conseil de surveillance.

En cas d'une GmbH avec conseil de surveillance nécessaire, la nomination et le renvoi des directeurs généraux sont par exemple transférés au conseil de surveillance selon la loi sur la cogestion et la loi sur la cogestion du charbon et de l'acier.

5. Statut du conseil de surveillance

Le contrat de travail avec un membre du conseil de surveillance est un contrat pour des services qui concerne des services d'agence. Il peut reposer sur la rémunération ou la non rémunération. Les membres du conseil de surveillance ne sont pas tenus de verser les cotisations de sécurité sociale obligatoires.

6. Audit de la GmbH et déclarations fiscales

La durée de l'exercice social résulte du mémorandum et des statuts. Mais elle ne peut pas dépasser 12 mois. Le premier exercice social peut être abrégé (exercice social incomplet).

La GmbH en tant que société commerciale est obligée de tenir des registres comptables. Elle est obligée de préparer un bilan (bilan annuel) et un compte des profits et pertes à la fin de chaque exercice social. De plus, les déclarations fiscales doivent être complétées par des notes. Le tout doit être fait en allemand.

Les déclarations fiscales doivent reposer sur des principes comptables généralement acceptés et donner une vision fidèle et loyale des actifs, de la situation financière et des bénéfices.

L'audit des déclarations fiscales est obligatoire pour les grandes et moyennes GmbH.

Les §§ 325-329 du code de commerce allemand (HGB) contiennent des dispositions strictes pour les sociétés concernant la divulgation des déclarations fiscales. Ces dispositions s'appliquent aussi aux sociétés commerciales (oHG) et aux sociétés en commandite (KG) dans lesquelles il n'y a pas de personne physique comme partenaire personnellement responsable.

Les audits doivent être faits par des auditeurs et des sociétés d'auditeurs ; les déclarations fiscales et rapports de gestion de sociétés de taille moyenne doivent être préparés par des comptables certifiés et des sociétés comptables.

Les auditeurs ont un droit étendu d'information et d'inspection des livres, stocks de titres et de biens etc. Ils sont tenus au secret absolu. Ils doivent préparer un rapport d'audit écrit impartial. S'il n'y a pas d'objections, les auditeurs doivent délivrer un certificat.

Avec son certificat, l'auditeur fait une estimation générale des comptes et des déclarations fiscales de la société face à la société et aux actionnaires avec effet pour des tiers. Il confirme la conformité comptable aux dispositions statutaires.

V. Information sur les documents d'affaires

Les informations suivantes doivent figurer sur les documents d'affaires : raison sociale, forme juridique, siège social de la société, tribunal d'instance du registre du commerce, numéro de registre du commerce, noms de tous les directeurs généraux (suppléants compris) (avec au moins un prénom), président possible du conseil de surveillance.

VI. Impôts

Doivent être payés en particulier l'impôt sur les sociétés, l'impôt sur les bénéfices de capital, l'impôt commercial, l'impôt sur la solidarité et la taxe sur la valeur ajoutée.

Pour plus d'information, consulter notre brochure sur la comptabilité et les impôts pour créateurs d'entreprise.

VII. Dissolution et expiration

La dissolution d'une GmbH est dans la plupart des cas exécutée à la suite d'une résolution de ses actionnaires. D'autres raisons de dissolution sont spécifiées au § 60 GmbHG. À la suite de la résolution de dissoudre la société, la procédure de liquidation est initiée, en conclusion de laquelle l'expiration et l'extinction dans le registre du commerce sont exécutées.