Succursale (siège social)

Établissement d'une succursale juridiquement indépendante et établissement permanent juridiquement dépendant

I. Options pour activités commerciales, plus particulièrement d'entreprises étrangères

Beaucoup d'entreprises souhaitent s'agrandir et mettre en place un nouveau site. Cela soulève la question de savoir comment pouvoir organiser la nouvelle succursale également au sein de la structure d'entreprise.

Il existe trois possibilités:

la formation d'une subsidiaire avec sa propre personne morale
la mise en place d'une succursale juridiquement indépendante (établissement de succursale)
la mise en place d'une succursale juridiquement dépendante (établissement permanent)

1. Subsidiaires

Avec la formation d'une subsidiaire, une entreprise juridiquement indépendante de la société mère est créée. Comme avec toute formation, les dispositions statutaires s'appliquant à la forme juridique respective sont importantes.

En Allemagne, il n'existe pas de termes et conditions ou restrictions statutaires spécifiques concernant la création par des sociétés étrangères. Pour un fondateur étranger, seules les dispositions allemandes s'appliquent concernant la formation, l'enregistrement d'une entreprise et l'inscription au registre du commerce. Le capital nécessaire à des fins de création peut être importé sans restrictions en Allemagne.

Vous trouverez des informations sur les différentes formes juridiques allemandes au chapitre Questions juridiques et fiscales.

2. Succursale juridiquement indépendante (établissement de succursale)

Une succursale n'est pas une personne morale séparée de l'entreprise de la société mère. En des termes juridiques et d'organisation, elle fait partie de l'entreprise de la société mère et en conséquence soumise aux lois de cette dernière. Si la succursale est établie par une entreprise étrangère, sa constitution interne est régie par le mémorandum et les statuts autant que par la législation étrangère applicable.

En dépit de sa dépendance interne à l'établissement principal, elle participe aux transactions commerciales de manière juridiquement indépendante. Les relations légales de la succursale avec ses clients sont régies par la législation allemande.

La législation allemande s'applique pour le traitement juridique de la succursale en Allemagne (plus particulièrement inscription au registre du commerce).

En accord avec les §§ 13 sqq du HGB (code de commerce allemand), une succursale est géographiquement distincte de la société mère, créée comme un centre supplémentaire, permanent de l'entreprise et devant être inscrite au registre du commerce.

Caractéristiques de l'établissement de succursale:

- La succursale doit être organisée de manière à ce qu'une participation juridiquement indépendante dans les transactions commerciales soit possible, p. ex. elle doit être en mesure de continuer à exister en cas de cessation de l'établissement principal ;

- Elle exerce une activité commerciale typique pour l'ensemble de la société ;

- La succursale doit avoir une certaine indépendance juridique en ayant sa propre direction avec liberté distincte de disposition et ses propres fonds de commerce alloués par la maison mère. Les transactions de la succursale sont rapportées séparément dans le bilan de la société mère.

Formation

La succursale est créée par la procédure de formation actuelle. L'inscription au registre du commerce n'a qu'une importance de déclaration. La résolution sur la formation de la succursale doit être adoptée par les organes de direction exécutifs correspondants de la société mère.

Capital

Le statut légal de la succursale légalement indépendante requiert ses propres ressources de capital. Mais aucun capital minimum n'est prescrit et les ressources de capital ne sont pas non plus inscrites au registre du commerce.

Objet

Une succursale juridiquement indépendante ne peut être établie que par une entreprise commerciale. Une entreprise non commerciale peut seulement être créée par un établissement permanent (= une succursale juridiquement dépendante).

Constitution interne

La direction de la succursale la représente indépendamment face à des tiers.

Mais le débiteur en regard d'obligations est toujours la société mère même si la succursale s'est vue accorder certains droits de propriété à titre interne comme propres fonds de commerce.

Raison sociale

Le nom de l'établissement principal et, par extension, de la succursale est régi par la loi de l'État dans lequel est située la société mère. Mais l'inscription de la succursale doit être refusée si la raison sociale enfreint l'ordre public allemand (Article 6 de la loi d'introduction au code civil allemand) parce qu'elle n'est manifestement pas compatible avec les principes essentiels de la législation allemande.

La raison sociale de la succursale d'une société nationale ou étrangère doit contenir sans changement la raison sociale de la société mère (si nécessaire, aussi en langue étrangère), plus l'ajout relatif à la forme juridique. Si, en accord avec la loi étrangère respective, un ajout à la raison sociale n'est pas nécessaire ou si cet ajout à la raison sociale est inusité ou incompréhensible au niveau national, un ajout explicatif doit être fait de manière à éviter les erreurs. En outre, un ajout peut être fait à la raison sociale de la société mère (p. ex. succursale de Francfort).

Organes exécutifs

La désignation des organes exécutifs (direction de la succursale) est régie par la loi appliquée à l'entreprise et, plus particulièrement, le mémorandum étranger et les statuts. Mais la désignation d'une direction de succursale n'est pas prescrite par la loi.

À des fins de représentation de la succursale, il est donc possible de désigner un fondé de pouvoir (personne ayant pouvoir de représenter la société) et d'inscrire ladite personne au registre du commerce. Le pouvoir de représentation (Prokura) peut être restreint à l'exploitation de la succursale. Il est régi par la législation allemande.

Information sur les documents commerciaux

Les succursales nationales d'entreprises étrangères doivent fournir les informations minimum suivantes en correspondance d'Allemagne sur les documents commerciaux :

- Le registre auquel la succursale est inscrite

- Le numéro d'enregistrement

- La raison sociale étrangère intégrale avec l'ajout de la forme juridique

- Le registre de l'entreprise étrangère

- Les données prescrites pour les documents commerciaux sous la loi allemande pour la forme juridique respective, sauf fournies autrement par la loi étrangère.

Les documents commerciaux de personnes morales étrangères en dehors de l'UE ou de l'EEE doit contenir l'information suivante : raison sociale, lieu et État du siège social de l'entreprise en accord avec le mémorandum et les statuts, représentants légaux (nom de famille avec au moins un prénom).

Authentification

Une demande d'inscription au registre du commerce doit être soumise par écrit au tribunal d'instance compétent (Amtsgericht). La signature et la raison sociale doivent être certifiées devant notaire.

Les fondateurs non connus du notaire doivent prouver leur identité à l'aide de papiers d'identité en règle. Si une personne comparaissant n'agit pas en son nom propre mais pour une autre personne : procuration écrite et/ou consentement subséquent sous forme notariée. Si la signature sous procuration est certifiée par un notaire étranger, la légalisation (ou une apostille) est nécessaire, selon le pays d'origine. La première doit être délivrée par un consul de la République fédérale d'Allemagne.

Si une personne morale installe une succursale juridiquement indépendante, son existence doit être prouvée par un extrait certifié du registre du commerce (pour les sociétés étrangères : les documents d'enregistrement public correspondants).

Demande d'inscription au registre du commerce

La demande d'inscription d'une succursale juridiquement indépendante d'une entreprise étrangère au registre du commerce doit être faite par les organes compétents.

Si une entreprise étrangère a l'intention d'installer plusieurs succursales en Allemagne, un registre commercial spécifique peut être sélectionné en tant que registre principal. Tous les documents susmentionnés (dossier complet) n'ont qu'à être soumis à ce registre du commerce.

Si la succursale juridiquement indépendante de l'entreprise est inscrite au registre du commerce A ou B dépend de la forme juridique avec laquelle l'entreprise étrangère est comparable.

Enregistrement d'un commerce

En outre, un commerce doit être déclaré pour la succursale auprès de l'office de contrôle du commerce de la municipalité respective (enregistrement d'un commerce).

Opinion de la Chambre de commerce et d'industrie (CCI)

En cas de doute, la Chambre de commerce et d'industrie (CCI) compétente fait des commentaires face au tribunal d'instance sur l'admissibilité de la raison sociale et l'éligibilité pour enregistrement (indépendance juridique) de la succursale. Afin d'exclure tout risque de confusion ou doutes possibles concernant la véracité et la clarté de la raison sociale, il est recommandé de contacter la Chambre de commerce et d'industrie (CCI) locale.

Déclarations de contrôle et fiscales

Le contrôle des activités commerciales par les organes compétents est régi par la loi sur la société mère et si possible en accord avec la loi étrangère sur la société mère.

L'obligation de la succursale de tenir les comptes et de préparer les déclarations fiscales est régie par la législation allemande. En cas de doute, les dispositions sur la forme juridique allemande qui se rapproche le plus de la forme juridique de l'entreprise étrangère doivent être appliquées.

3. Succursale dépendante (établissement permanent)

La même société peut avoir plusieurs locaux commerciaux (succursales, agences). Une agence de ce type, considérée donc comme un établissement permanent en vertu de la législation commerciale, dépend à tous points de vue de la société mère. Les factures sont aussi délivrées au nom de la société mère. Puisque cela concerne des transactions d'affaires uniformes dans des sites géographiquement différents, les agences ne peuvent pas avoir de raison sociale se distinguant de la société mère. Tout établissement permanent doit être enregistré auprès de l'office de contrôle du commerce compétent ; il n'est pas inscrit au registre du commerce.

Il n'est pas indépendant dans sa relation à la société mère de l'entreprise. En tant qu'établissement permanent juridiquement dépendant, il a simplement à soumettre une déclaration de commerce à l'office de contrôle du commerce compétent de la municipalité (enregistrement d'un commerce).

4. Bureau de représentation

En beaucoup d'occasions, le terme de « bureau de représentation » est utilisé en relation avec la mise en place de succursales, plus particulièrement de sociétés étrangères. Ce terme n'existe pas dans le commerce allemand et/ou dans la législation commerciale allemande.

Soit le bureau de l'entreprise correspondante poursuit lui-même ses activités commerciales en Allemagne comme partie de sa propre organisation ; dans ce cas, on parle juridiquement d'un établissement permanent dépendant (comme décrit ci-dessus). Il doit être enregistré sous la loi du commerce.

Soit un bureau est ouvert qui est dirigé par un agent commercial externe et indépendant instruit en conséquence. Dans ce cas, il n'y a pas d'activité commerciale indépendante de la société étrangère elle-même en Allemagne.

II. Vue d'ensemble des conditions formelles

1. Enregistrement d'un commerce

Toutes les activités commerciales d'une subsidiaire, une succursale ou un établissement permanent doivent être enregistrées sous la loi allemande à l'office de contrôle du commerce compétent (à Francfort-sur-le-Main : registre commercial auprès du bureau de l'ordre public, Kleyerstraße 86, 60326 Frankfurt am Main).

2. Inscription au registre du commerce

2.1. Subsidiaires

Une demande d'inscription de subsidiaires juridiquement indépendantes au registre du commerce doit être soumise au tribunal d'instance local compétent (Amtsgericht). La demande doit être faite sous forme notariée.

2.2. Succursale

En plus de l'enregistrement du commerce, un établissement de succursale requiert une inscription au registre du commerce. De cette manière, elle se voit accorder un siège social distinct, un numéro d'enregistrement commercial distinct et un lieu distinct de juridiction. La demande d'inscription doit être faite sous forme notariée et soumise au registre du commerce.

Si la succursale d'une société étrangère est inscrite au registre du commerce A ou B dépend de la forme juridique à laquelle l'entreprise étrangère est comparable.

2.3. Établissement permanent

Des établissements permanents ne sont pas inscrits au registre du commerce.

Il suffit d'enregistrer le commerce.

3. Autorisations nécessaires

Pour différents commerces, il est nécessaire d'obtenir une autorisation de l'autorité compétente dans chaque cas avant de commencer l'exploitation.

(Exemples de commerces soumis à des autorisations)

Le commencement de tout commerce artisanal est plus particulièrement soumis à une autorisation. Le commerce doit être inscrit au registre des artisans de la Chambre des métiers régionale compétente. La condition préalable à une inscription au registre des artisans est que le commerce soit dirigé par un maître artisan. Des exceptions à l'exigence de la qualification de maître ne sont admissibles que dans une mesure limitée.

Comme pour le reste, les commerces peuvent être pratiqués librement. La plupart des commerces (commerce de gros et de détail) ne sont pas réglementés. Dans certains cas, l'exercice du commerce est soumis à des dispositions spécifiques.

III. Information et documents

1. Pour l'enregistrement d'un commerce

L'office de contrôle du commerce doit recevoir les documents suivants en relation avec l'enregistrement d'un commerce:

1.1. Papiers d'identité pour le candidat:

- Preuve de l'identité par carte d'identité ou passeport

- Si nécessaire preuve (pas légalement certifiée) de la procuration pour un tiers (personne physique ou morale), pour directeurs généraux, membres de directoire ou fondés de pouvoir (personnes ayant pouvoir de représenter l'entreprise) : extrait du registre commercial concernant l'entreprise

- Autorisations possibles (p. ex. carte d'artisan, permis de courtier etc.)

- Un ressortissant national doit présenter un permis de séjour du bureau des étrangers compétent incluant la permission d'exercer un commerce indépendant

1.2. Preuve pour l'entreprise:

Une entreprise inscrite au registre commercial doit prouver cette inscription par un extrait du registre commercial.

Une entreprise inscrite à un registre commercial étranger doit de même présenter les papiers d'inscription correspondants, accompagnés en outre d'une traduction en allemand ; en général, une certification n'est pas nécessaire.

Dans le cas d'une entreprise étrangère, une personne nationale autorisée ainsi qu'une adresse nationale sont requises. La personne nationale autorisée doit présenter une procuration en son nom (voir ci-dessus).

En cas de doute, si par exemple l'adresse de la personne d'enregistrement diverge de l'adresse de l'affaire commerciale, l'existence de l'établissement permanent doit être prouvée par présentation d'un contrat de location ou une confirmation du bailleur.

Dans des cas justifiés, un certificat de bonne conduite ou une information du registre central du commerce et de l'industrie peut être nécessaire.

2. Pour la demande d'inscription au registre du commerce

2.1. Demande d'établissement de succursale d'un partenariat national

La demande est soumise au tribunal de la société mère et/ou du siège social de la société ; les signatures nécessaires doivent être déposées au tribunal d'enregistrement de la succursale. Pour la succursale, il faut fournir la même information que pour l'inscription de la société principale.

2.2. Demande de succursale d'une société nationale

La succursale d'une société est enregistrée au tribunal de la société mère pour inscription par le directeur général/le directoire.

Dans ce contexte, il faut fournir la même information que mentionné ci-dessus sur la succursale. Les signatures nécessaires doivent être déposées au tribunal d'enregistrement de la succursale. En outre, les documents suivants doivent être joints :

- Le mémorandum et les statuts

- Une liste d'actionnaires pour une société à responsabilité limitée (GmbH)

2.3. Enregistrement de succursale d'une société étrangère en Allemagne

La demande d'inscription est faite par la direction de la succursale auprès du tribunal dans le district duquel la succursale doit être installée.

Les informations suivantes sont nécessaires:

Sur la société mère:

- Registre auquel l'entreprise est inscrite, si une inscription est envisagée en accord avec la loi de l'État régissant l'entreprise

- Forme juridique de l'entreprise

- Si l'entreprise n'est pas régie par la loi d'un État membre de l'Union européenne ou d'un autre État contractuel du traité de l'Espace Économique Européen, la loi de l'État qui régit l'entreprise

- Raison sociale et siège social de l'entreprise

- Objet de l'entreprise

- Date de conclusion du mémorandum et des statuts

- Directeurs généraux et/ou membres du directoire ainsi que leurs fondés de pouvoir

- Capital social/capital nominal

- Limitation possible de l'entreprise dans le temps

Information sur l'établissement de la succursale:

- Adresse et objet de l'établissement de la succursale

- Montant du capital commercial

- Date de résolution sur la création

- Directeurs généraux et/ou membres du directoire qui peuvent représenter l'entreprise dans la succursale devant et hors tribunal et envergure de leur pouvoir de représentation

- Limitation possible de la succursale dans le temps

Annexes:

- Si nécessaire, preuve de la procuration pour un tiers (personne physique ou morale) ; pour directeurs généraux, membres du directoire ou fondés de pouvoir (personnes pouvant représenter l'entreprise).

- Extrait du registre du commerce.

- Preuve de l'existence de la société mère. Si la législation allemande autorise l'entreprise et/ou l'objet de l'entreprise, la preuve de l'existence de l'autorisation doit être ci-jointe.

- Copie certifiée officiellement du mémorandum et des statuts et, si les documents ne sont pas disponibles en allemand, traduction certifiée des documents.

IV. Conditions des lois régissant les ressortissants étrangers

Si des subsidiaires, succursales ou établissements permanents doivent être gérés par des ressortissants étrangers, ils requièrent un permis de séjour selon la loi relative aux étrangers leur donnant droit d'exercer le commerce projeté. Ceci est documenté par un visa correspondant dans le passeport. Ce permis de séjour est nécessaire si la personne correspondante a l'intention de rester en Allemagne à long terme. (Séjour d'un directeur général étranger). Si l'activité doit être exécutée avec un lieu usuel de résidence hors d'Allemagne et des voyages occasionnels en République fédérale, le permis de séjour spécial avec l'autorisation de pratiquer un commerce n'est pas nécessaire.

Ces exigences ne s'appliquent pas aux étrangers UE, aux citoyens ne faisant pas partie de l'UE mais de l'Espace Économique Européen (EEE) ou aux citoyens d'États avec lesquels des accords spéciaux ont été passés (p. ex. USA, Suisse, Canada).

V. Taxation d'un établissement étranger permanent ou d'une succursale

Si une entreprise étrangère exploite un établissement permanent ou une succursale en Allemagne (bureau, usine ou similaire), les bénéfices de cet établissement permanent sont soumis à l'impôt en Allemagne. Le taux imposable dépend de la forme juridique de l'entreprise. Cela correspond à l'impôt qu'une société devrait payer avec une forme juridique allemande correspondante.

Le bénéfice de l'établissement permanent qui est imposable en Allemagne n'est ni exempt d'impôt dans l'autre État ni soumis à l'impôt dans cet État ; dans le dernier cas, l'impôt payé en Allemagne est compensé par l'impôt correspondant de l'autre État. Vous trouverez des détails dans les accords sur la double imposition que l'Allemagne a signés avec l'autre État.

Plus particulièrement, l'impôt sur le revenu ou sur les sociétés, l'impôt sur la solidarité, l'impôt sur les salaires, l'impôt sur le commerce et la TVA sont prélevés.

Pour plus d'information, consulter notre brochure sur la comptabilité et l'imposition – Information pour les créateurs d'entreprise.