Notification de commerce

Le début, tout changement et la cessation d'une activité commerciale établie doivent être notifiés à l'office du commerce responsable du lieu d'entreprise correspondant. Ceci s'applique à toute société quel que soit son statut juridique. L'enregistrement de l'entreprise est fait dans le registre commercial du Bureau de l'ordre public, Kleyerstraße 86, 60326 Francfort-sur-le-Main si l'entreprise est située à Francfort. Les heures d'ouverture du bureau sont du lundi au vendredi de 7h30 à 16h00.

Dans d'autres villes, on peut se rendre auprès des administrations municipales. Pour l'enregistrement, il est nécessaire d'avoir une carte d'identité ainsi qu'un visa en règle incluant l'autorisation de démarrer une affaire commerciale en Allemagne. De plus, une société déjà homologuée au registre du commerce doit le prouver par un extrait actuel du registre du commerce.

Un commerce établi (par rapport à un commerce itinérant) est défini lorsqu'un agent commercial exerce son commerce en permanence ou régulièrement dans des locaux commerciaux équipés pour mener une activité commerciale quotidienne. Il n'y a pas d'exigence concernant des locaux commerciaux particuliers destinés à des fins exclusivement commerciales, un bureau pouvant être dirigé à partir d'un domicile privé (à condition que les réglementations de l'autorité locale ne l'excluent pas).

Si une activité commerciale n'est pas exercée à partir de locaux commerciaux fixes mais est menée de manière itinérante (voyageur de commerce), il faut demander un permis de voyageur de commerce. Un permis de voyageur de commerce ne peut être délivré qu'à des individus, non pas à des personnes morales.

Obtention de toutes les autorisations nécessaires

Un petit nombre d'activités commerciales doivent obtenir une autorisation de l'autorité qui les régit et les réglemente avant de pouvoir commencer.

Activités réglementées

Une approbation particulière est obligatoire avant de commencer toute activité artisanale. L'activité commerciale doit être inscrite au registre des artisans tenu à la Chambre des métiers de la région. L'activité doit être entre les mains d'un maître artisan avant de pouvoir être portée au registre. Il n'existe que quelques dispenses à cette exigence d'examen des compétences d'un maître.

Mis à part cela, le commerce peut être pratiqué tout à fait librement. La plupart des activités commerciales (vente de gros et de détail) ne sont pas réglementées. Mais certaines activités bien précises sont soumises à toute une série de réglementations spéciales avant de pouvoir être pratiquées.

Office du commerce

Les offices du commerce sont des institutions officielles municipales ou locales. La tâche d'un office du commerce est de rassembler des données sur la conduite de commerces et d'entreprises. Une notification au registre du commerce permet à toutes les autorités compétentes de surveiller et de superviser la conduite des commerces et des entreprises. Sur notification d'un commerce, une vérification est faite pour voir si les permis nécessaires ont été obtenus. Un commerce artisanal doit produire par exemple le certificat d'artisan délivré par la Chambre des métiers.

Sur notification, l'office du commerce remplira un formulaire standard avec de nombreux duplicatas.

Inscription au registre du commerce, changement d'activité commerciale, déclaration de cessation d'activité commerciale (ville de Francfort)

Pour se conformer à ses devoirs, l'office du commerce envoie les données d'une notification du registre du commerce aux autorités suivantes:

Service des contributions, Chambre de commerce et d'industrie, Chambre des métiers, Bureau des standards environnementaux, Inspectorat des commerces officiels, Bureau des poids et mesures, Agence pour l'emploi, associations commerciales, bureaux locaux généraux d'assurance maladie et registre du commerce.

En plus de la notification d'un commerce, tout changement dans l'activité, à savoir, déménagement, changement de nature de l'activité ou recrutement de personnel doit être notifié à l'office du commerce. Si plusieurs affaires sont menées (même si elles sont toutes dans une seule ville), chacune d'elles doit être notifiée séparément. Il existe des formulaires standards pour la notification de commerces qui peuvent être demandés par écrit aux offices du commerce. Sur demande, un commerçant peut recevoir une confirmation écrite de la notification de commerce. Aucune taxe n'est redevable en cas de refus. Dans certaines grandes villes, les notifications de commerce sont faites aujourd'hui sous forme électronique.

L'objet du commerce ou de l'entreprise doit être décrit aussi précisément que possible.

Si l'autorité compétente ou un tribunal excluent par des procédures légales valides un individu de l'exercice d'un commerce particulier, cet individu ne devra pas endosser une activité indépendante (même pas par l'intermédiaire d'un tiers (« homme de paille »)).

Documents devant être présentés pour les notifications commerciales

Pour une notification commerciale, les documents suivants doivent être présentés à l'office du commerce :

a) Preuve de l'identité du candidat:

- Preuve de l'identité au moyen de la carte d'identité ou du passeport :
- si adéquat, preuve de la procuration pour un tiers (individus ou personnes morales) par écrit ;
- en cas de directeur, membre de directoire ou signataire autorisé : extrait du registre du commerce ;
- tout permis requis (à savoir certificat d'artisan, licence de courtier etc.) ;
- un ressortissant étranger doit produire un permis de séjour délivré par le bureau des étrangers compétent qui inclut la permission de pratiquer un travail indépendant.

b) Documents à remettre par des personnes morales:

- Toute société inscrite au registre du commerce doit produire une copie dûment certifiée de l'inscription pour prouver son statut.
- Une société inscrite à un registre du commerce étranger doit elle aussi produire les documents d'inscription afférents. Les documents doivent être accompagnés d'une traduction en allemand.
- Une société étrangère doit désigner une personne ayant procuration en Allemagne et une adresse en Allemagne. Le fondé de pouvoir agissant en ce sens doit présenter une procuration en son nom propre.
- La preuve que les locaux commerciaux existent sous forme de copie du bail n'a pas à être présentée à l'office du commerce à moins qu'il n'y ait des doutes sur la société.
- La présentation d'une licence commerciale ou d'une information du registre du commerce central peut être demandée dans certains cas.

Chambre de commerce et d'industrie/Chambre des métiers

Tous ces entrepreneurs sont des membres statutaires de la Chambre locale de commerce et d'industrie à moins que l'activité pratiquée ne soit sous la responsabilité d'une autre chambre (p. ex. la Chambre des métiers). Il est possible d'être membre de deux chambres (p. ex. pour des activités mixtes (artisanat/industrie, commerce/artisanat)). Les offices du commerce informent toutes les chambres en leur envoyant une copie de la notification commerciale.

Service des contributions

Une notification commerciale fait aussi office de déclaration au service des contributions. Les services des contributions sont tenus informés par les offices du commerce. En plus de cela, le service des contributions compétent doit être informé dès que l'activité commerciale commence réellement.

Le service des contributions envoie au commerçant un questionnaire à des fins de calcul de l'impôt. Il contient aussi des informations sur les procédures de la TVA.

Une société doit déduire l'impôt sur le revenu des salaires et appointements payés à ses employés et le transmettre au service des contributions où se trouve l'activité. Même si c'est l'employé qui doit l'impôt, l'employeur/le commerçant est tenu de déduire et de transmettre l'impôt sur le revenu. Il est tenu à l'impôt sur le revenu qu'il doit déduire et faire suivre.

La société doit déduire l'impôt sur la solidarité et le transmettre au service des contributions. L'impôt sur la solidarité représente 5,5% de l'impôt sur le revenu.

Si l'employé est membre d'une personne morale publique ecclésiastique qui prélève un impôt du culte, l'employé doit déduire l'impôt du culte et le faire suivre au service des contributions avec l'impôt sur le revenu et l'impôt sur la solidarité. Selon l'État fédéral en question, le montant de l'impôt du culte peut être de 8% ou 9% de l'impôt sur le revenu.

Permis de séjour

Les étrangers qui ne sont pas citoyens d'un État membre de l'UE, d'un État EEE, des USA ou du Canada doivent demander un permis de séjour autorisant d'exercer une entreprise ou un commerce en s'adressant aux autorités allemandes compétentes outre-mer (consulats etc.) avant de venir en Allemagne. Les citoyens d'État membres de l'UE ont normalement le droit d'exercer un commerce ou une profession indépendante en Allemagne.

Questions de droit de séjour

Agence pour l'emploi

Les offices du commerce informent les Agences pour l'emploi compétentes en leur transmettant une copie de la notification du registre du commerce.

Un homme d'affaires ou un employé a besoin d'un dit numéro de société dès qu'il prend quelqu'un comme employé - nonobstant le niveau de salaire ou de traitement. Ceci s'applique aussi aux bas salaires. Un numéro de société peut normalement être attribué en téléphonant à l'Agence pour l'emploi. Nonobstant le nombre d'employés, un seul numéro de société est alloué par entreprise. Il est utilisé uniquement à des fins de statistiques professionnelles et de l'emploi et doit être notifié au bureau des régimes d'assurance maladie (AOK) à des fins de sécurité sociale.

Un permis de travail peut être obtenu par l'Agence pour l'emploi s'il y a intention de prendre des employés qui ne sont pas des citoyens de l'UE.

Institutions de sécurité sociale

Les offices du commerce informent les bureaux de régimes obligatoires d'assurances-maladie (AOKs) lorsqu'une nouvelle entreprise démarre en leur transmettant une copie de la notification du registre du commerce.

L'entreprise doit enregistrer tout le personnel (employés) tenu aux cotisations de sécurité sociale au bureau local des régimes d'assurance maladie ou auprès d'autres bureaux d'assurance maladie. Chaque fois qu'un employé tenu aux cotisations de sécurité sociale est embauché (déclaration obligatoire par l'employeur), le bureau du régime d'assurance maladie choisi doit être notifié dans les 15 jours. Un employé doit produire son certificat d'appartenance au régime d'assurance maladie choisi pour l'employeur. La définition de l'employé inclut des personnes avec des bas salaires ou salaires de temps partiel, donc des employés gagnant moins de 325 euros par mois. Si un employé quitte son emploi, le bureau de régime d'assurance maladie doit en être averti dans un délai de six semaines.

De plus, chaque employeur doit présenter une déclaration au bureau du régime d'assurance maladie au 15.4. de chaque année avec la liste de tous les employés comme au 31.12. de l'année précédente avec leurs salaires ou rémunérations (en utilisant le système de compilation des données « DEVO »). En cas de tout changement dans les institutions de régimes d'assurance maladie ou retraite ou en cas d'interruption de travail, le bureau du régime d'assurance maladie doit aussi être informé.

L'employeur paye toutes les cotisations au nom des parties assurées. Les cotisations sont versées aux bureaux de régime d'assurance maladie opérant en tant que bureaux collectifs pour les soins médicaux, cliniques, l'assurance retraite et de chômage. Ceux-ci transmettent à leur tour ces prestations aux institutions de sécurité sociale appropriées.

Caisse professionnelle d'assurances sociales

Les caisses professionnelles d'assurances sociales (Berufsgenossenschaften) sont responsables de la santé et de la sécurité au travail. Toute entreprise commerciale est légalement membre de la caisse professionnelle pour son activité ou profession particulières. Dès qu'une affaire commerciale démarre ou est reprise, l'association professionnelle compétente doit être immédiatement avertie. Quoi qu'il en soit, l'office du commerce envoie aussi aux caisses professionnelles une copie de la notification du registre du commerce.

Assurance sociale plus

Vous trouvez ici des informations utiles sur les principaux types d'assurance en Allemagne, qu'ils soient obligatoires ou pas. Cela dépend quelquefois de la forme juridique de la société.
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