Inscription au registre du commerce

I. Généralités

À l'exception de personnes engagées dans de très petits commerces ou entreprises et de la société civile (BGB Gesellschaft), les sociétés de toutes les formes juridiques doivent être inscrites au registre du commerce.

Le registre du commerce est tenu par les tribunaux d'instance (Amtsgericht) et garantit une assurance légale dans le commerce puisque toutes les relations effectives et légales sont entièrement et fiablement enregistrées ici.

Le registre du commerce est tenu dans deux services:

Service A pour les commerçants en nom personnel (e.K. ou e.Kfm./e.Kfr.) et partenariats (OHG [société en nom collectif], KG [société en commandite]) et
Service B pour les sociétés (GmbH [société à responsabilité limitée], AG [société par actions]).

Toutes les relations juridiques d'une compagnie sont notifiées par un notaire pour l'inscription au registre du commerce, vérifiées par le tribunal d'enregistrement, inscrites au registre du commerce et publiées dans la presse quotidienne.

II. Signification du registre du commerce

Le registre du commerce fournit des informations sur tous les faits qui peuvent être juridiquement importants pour un partenaire commercial de l'homme d'affaires ou de l'entrepreneur. Ceci inclut par exemple la raison sociale, le nom du propriétaire et/ou des associés personnellement responsables d'un partenariat, la responsabilité des associés passifs, le capital social de la GmbH, l'octroi et le retrait de procurations (mandats), l'institution de procédures de dépôt de bilan et la résiliation de la société.

Le registre du commerce est un registre public et il fournit donc à toutes les parties intéressées la possibilité de consulter gratuitement les documents soumis.
Il est également possible de demander des copies contre paiement d'une taxe correspondante. Le registre du commerce jouit - comme le registre foncier - de la confiance publique, - p. ex. il protège dans une certaine mesure les relations juridiques de bonne foi en se fiant à la justesse des inscriptions et des annonces.

Si par exemple un fondé de pouvoir (personne ayant pouvoir de représenter la société) passe un contrat avec un client pour le compte du propriétaire de l'entreprise après son renvoi mais avant son extinction dans le registre du commerce, et si le client n'est pas au courant du renvoi du fondé de pouvoir, le contrat est néanmoins entièrement valide.

Bien sûr, tout amendement de faits enregistrés doit être inscrit au registre du commerce. Ceci s'applique par exemple pour un changement d'adresse de la succursale d'un homme d'affaires ou d'un entrepreneur ou en cas de déménagement du siège social de la société. Le renvoi d'un fondé de pouvoir ou d'un directeur général devrait être déclaré sans délai au registre du commerce pour inscription car cela est - comme démontré ci-dessus - dans le meilleur intérêt de la société.

Si un homme d'affaires ou un entrepreneur déménage par exemple son siège social, il peut être poursuivi à son ancienne adresse jusqu'à ce que le changement soit inscrit au registre du commerce. Il peut ainsi subir des inconvénients considérables si les inscriptions au registre du commerce ne correspondent pas au statut réel. De la même manière, la dissolution et la liquidation d'une société doivent être notifiées afin d'être inscrites au registre du commerce, comme nécessité d'extinction de la société. Toute composition ou procédure de dépôt de bilan (du 1^er janvier 1999 : procédure d'insolvabilité) qui sont initiées concernant les actifs d'une société sont inscrites au registre du commerce ex officio par le tribunal d'instance.

III. Inscriptions au registre du commerce

À l´exception des sociétés ou associations en commandite qui n'existent que par l'inscription au registre du commerce, les commerçants en nom personnel et sociétés de droit civil n'attachent souvent aucune importance à l'inscription.
L'« homme d'affaires ou entrepreneur » est quand même obligé par la loi de demander une inscription au registre du commerce.

Le code de commerce (HGB) considère en principe toute société engagée dans un commerce ou une entreprise comme Handelsgewerbe (entreprise commerciale) ou Kaufmann (homme d'affaires ou entrepreneur), à moins que la société ne requière pas d'exploitations sur une base commerciale en raison de son type et de son envergure. Cette disposition est indépendante du commerce ou de l'entreprise spécifiques dans lesquels la société est engagée. Des sociétés qui n'achètent pas ou ne vendent pas littéralement des produits ou des marchandises sont comme des hommes d'affaires ou des entrepreneurs, ce qui signifie que l'industrie, les artisans et autres « prestataires de services » sont inclus.

Critères décisifs pour établir si des exploitations sur une base commerciale sont requises:

chiffre d'affaires annuel
montant de capital utilisé
type et nombre de transactions commerciales
disponibilité et octroi d'emprunts
taille et équipement de locaux commerciaux
nombre d'employés
type de comptabilité.

Si les exploitations commerciales d'un commerçant en nom personnel ou d'un partenariat (oHG/ KG) doivent être considérés comme commerciales en termes de type et d'envergure, il y a obligation légale de demander l'inscription de la société au registre du commerce. Si ces conditions préalables ne sont pas remplies, la société n'a pas besoin d'être inscrite au registre du commerce et doit seulement enregistrer son commerce ou son entreprise. Si une société omet de demander son inscription au registre du commerce bien qu'elle y soit obligée en raison de son envergure et de ses exploitations commerciales, le tribunal d'instance peut imposer l'inscription au registre du commerce - si nécessaire en infligeant des amendes administratives.

Si une société n'a pas besoin d'exploitations sur une base commerciale, elle a le droit de demander son inscription au registre du commerce sans y être toutefois obligée. Si une telle société demande l'inscription au registre du commerce volontairement, la qualification d'homme d'affaires ou d'entrepreneur est acquise sur inscription. Une société de droit civil devient une oHG (société en nom collectif).

La Chambre de commerce et d'industrie (IHK) est obligée par la loi d'assister les tribunaux dans les inscriptions au registre du commerce et dans la tenue du registre du commerce.

Prière de contacter la Chambre de commerce et d'industrie (IHK) pour des services consultatifs approfondis sur les inscriptions au registre du commerce.

1. La raison sociale

Beaucoup de gens font référence dans leurs opérations commerciales quotidiennes à une société, même à une petite échelle (petits commerçants ou entrepreneurs) comme étant une « Firma », p. ex. « Firma Maier ». Ce n'est pas une description correcte en termes juridiques. En accord avec le code de commerce, Firma n'est que le nom sous lequel la société est inscrite au registre du commerce et sous lequel elle mène ses affaires. Du moment que des petits entrepreneurs ou commerçants ne sont pas inscrits au registre du commerce, ils n'ont pas de Firma.

Seules les sociétés inscrites au registre du commerce peuvent avoir une raison sociale au sens juridique du terme qui - avec les opérations commerciales - peut être vendue, héritée et/ou louée. Ceci est particulièrement important pour des sociétés bien établies car l'utilisation de l´ancienne raison sociale peut être poursuivie en cas de changement de propriétaire et le nom généralement connu peut être utilisé comme base pour les futures opérations commerciales.

2. La création de la raison sociale

La raison sociale doit rendre une description caractéristique de la société et avoir un caractère distinctif.

Traditionnellement, le nom de famille de l'entrepreneur ou du commerçant peut être utilisé comme raison sociale. Des noms dérivés de l'objet de la société ou des noms inventés peuvent aussi être utilisés pour la création de la raison sociale. Des raisons sociales mixtes composées du nom de famille, d'un nom dérivé de l'objet de la société et/ou d'un nom inventé sont admissibles.

Dans la raison sociale dérivée de l'objet de la société, le secteur ou le champ d'activité de la société est décrit en se référant à des catégories, p. ex. « ARTOS EDV-Service GmbH ».
La raison sociale basée sur un nom de famille contient le nom de famille du propriétaire « Josef Kleinschmidt e.K. » ou d'un ou de plusieurs associés « Müller & Schmidt oHG ».
Une raison sociale inventée peut être créée par des désignations inventées comme « PHÖNIX AG », « AVALON e.Kfr. », « Flying Kangaroos e.Kfm. », « KUKURUMBA KG » ou par des combinaisons de lettres.

De plus, la raison sociale doit être véridique dans son intégralité et concernant ses composants individuels ; elle ne doit pas dénaturer le type et l'envergure des opérations commerciales ou le statut du propriétaire. Ceci est déterminé par le risque de confusion à l'adresse des cercles commerciaux, p. ex. concurrents, clients, fournisseurs ou banques.

De plus, la raison sociale doit inclure un ajout sur la forme juridique qui informe sur la relation de responsabilité de la société. Il est possible d'utiliser généralement des abréviations compréhensibles. Des commerçants en nom personnel contiennent la désignation « eingetragener Kaufmann » ou « eingetragene Kauffrau » (commerçant en nom personnel enregistré) ou une abréviation comme « e. K. », « eK », « e. Kfm. » ou « e. Kfr. ». Une offene Handelsgesellschaft (société en nom collectif) peut utiliser l'abréviation « oHG », une Kommanditgesellschaft (société en commandite) « KG », une Gesellschaft mit beschränkter Haftung (société à responsabilité limitée) la désignation « GmbH », une Aktiengesellschaft (société par actions) l'abréviation « AG ». Si aucune personne physique n'est personnellement responsable dans le cas d'une association commanditée ou passive, la limitation de responsabilité doit être discernable dans la raison sociale par l'ajout, p. ex. « GmbH & Co. KG » ou « GmbH & Co. oHG ».

3. Effet de l'inscription au registre du commerce

Il résulte de l'inscription au registre du commerce, la protection de la raison sociale par rapport à des raisons sociales identiques ou similaires car toute raison sociale doit être clairement distincte de toutes les sociétés déjà inscrites au registre du commerce de la même municipalité (§ 30 du code de commerce - HGB).

Afin d'exclure tout risque de confusion ou problèmes possibles concernant la véracité et la clarté de la raison sociale, il est recommandé de contacter la Chambre de commerce et d'industrie compétente (IHK) avant de faire une demande d'inscription au registre du commerce.

3.1. Avantages et devoirs de l'inscription pour un entrepreneur ou un commerçant

Les bénéfices de l'inscription au registre du commerce ne se limitent pas à l'information susmentionnée et aux fonctions administratives.

L'inscription constitue aussi à maints égards un avantage pour l'homme d'affaires ou le commerçant parce qu'il bénéficie d'une avance de confiance. L'inscription donne aux partenaires contractuels et aux autorités publiques une première impression de la société. L'inscription au registre du commerce documente aussi à des tiers que la société est conforme aux règles et pratiques commerciales standard et se soumet elle-même plus particulièrement au code de commerce (HGB).
Étant donné que désormais, tout homme d'affaires ou commerçant a le droit de s'inscrire lui-même au registre du commerce volontairement, l'inscription ne permet pas de conclure autre chose que la taille de la société. Et bien sûr, elle ne fournit aucune information sur la solvabilité et la bonne santé de la société.

Beaucoup de banques et de sociétés commerciales font dépendre l'établissement d'une relation d'affaires de l'inscription au registre du commerce. L'appartenance à beaucoup d'associations commerciales requiert donc l'inscription au registre du commerce.

Seules des sociétés inscrites au registre du commerce ont le droit de désigner un fondé de pouvoir (personne ayant droit de représenter la société) (§ 48 HGB) ; seules ces sociétés ont le droit de créer une succursale ou plusieurs. Seules les personnes qui sont ou étaient inscrites au registre du commerce en tant qu'homme d'affaires ou commerçant, en tant que membre du directoire d'une société par actions, en tant que directeur général d'une société à responsabilité limitée ou en tant que membre exécutif sénior de toute autre personne morale et ayant 30 ans révolus peuvent assumer la fonction honorifique de juge commercial dans un service commercial créé par un tribunal de grande instance.

L'homme d'affaires ou le commerçant a donc des devoirs et des obligations. Ils incluent l'obligation de tenir des livres montrant les opérations commerciales et les actifs.

Au début de son activité d'entreprise ou de commerce et à la fin de chaque exercice social, l'homme d'affaires ou le commerçant doit aussi préparer un inventaire et un bilan. Livres de comptes, inventaires et bilans doivent être conservés pendant 10 ans ; les copies et lettres commerciales reçues et envoyées sont à conserver pendant 6 ans.

L'homme d'affaires ou le commerçant est de plus soumis aux dispositions spéciales du code de commerce (HGB). Cela signifie plus particulièrement que l'homme d'affaires ou le commerçant inscrit au registre du commerce ne peut plus alors évoquer certaines demandes formelles. Il est par exemple lié par toute garantie donnée verbalement ; dans le cas d'un achat d'installation, la protection sous la loi du crédit des consommateurs et de la révocation porte-à-porte ne peut plus être s´appliquer à lui. Les transactions commerciales entre deux hommes d'affaires ou commerçants sont régies par une stricte responsabilité pour vices plus stricte.

Il existe aussi des dispositions spéciales régissant l'information formulée sur les lettres commerciales. En principe, la raison sociale inscrite au registre du commerce et l'ajout de la forme juridique doivent être indiquées correctement et en entier. De plus, l'endroit de la succursale ou du siège social ainsi que le tribunal d'enregistrement et le numéro du registre du commerce doivent figurer. La GmbH doit aussi indiquer le nom de famille intégral et au moins un prénom de tous les directeurs généraux.

La même chose d'applique à l'AG et à la GmbH & Co. KG qui, sauf ses propres données, doit aussi mentionner la GmbH personnellement responsable sur les lettres commerciales.

3.2. Fonctions de la Chambre de commerce et d'industrie

À la demande des tribunaux d'instance - tribunaux d'enregistrement - les Chambres doivent délivrer un avis d'expert sur l'admissibilité de la raison sociale et aider le tribunal dans la tenue du registre du commerce. Afin d'éviter un rejet de la demande d'inscription au registre du commerce par le tribunal d'enregistrement, il est recommandé de demander conseil à la Chambre de commerce et d'industrie locale avant de faire la demande.

La chambre vérifie en particulier si les sociétés situées ou enregistrées dans la même municipalité ont une raison sociale qui pourrait prêter à confusion.
Afin d'exclure qu'il y ait des sociétés suprarégionales qui puissent faire valoir des droits pour interruption en vertu de la loi sur la concurrence, une vérification supplémentaire suprarégionale du risque de confusion pourrait être appropriée. Cela peut être fait en utilisant les services d'un prestataire de services d'information commerciale.

Dans le cas de pures sociétés commerciales, les tribunaux d'instance demandent aux seules Chambres de commerce et d'industrie de remettre un avis d'expert. Dans le cas de commerces artisanaux qui demandent une inscription au registre du commerce, les chambres des métiers locales compétentes sont aussi impliquées dans les avis d'expert.

3.3. Les taxes

Le tribunal d'instance facture des frais pour l'inscription au registre du commerce. Depuis que les demandes d'inscription requièrent une authentification, il est nécessaire d'avoir recours à un notaire. Le notaire facture lui aussi des frais d'authentification. Le montant des frais facturés par le tribunal et le notaire dépend de la dite valeur de l'objet qui à son tour dépend des actifs commerciaux. En cas d'actifs commerciaux plus élevés, la valeur de l'objet augmente aussi.

Les barèmes sont publiés dans la loi sur les frais en matière de juridiction non contentieuse (réglementation des dépens (KostO)).

Comme les frais peuvent varier selon la valeur de l'objet, les coûts de la création d'une GmbH sont indiqués ci-dessous à titre d'exemple. Les frais de notaire et du tribunal d'enregistrement sont bien sûr déterminés par la valeur de l'objet - ici le montant du capital social.

Cela signifie que la création d'une GmbH avec un capital social plus élevé coûte plus. Si l'on a recours aux services de consultation d'un avocat avant de dresser le mémorandum et les statuts, des frais supplémentaires d'avocat doivent être payés (1/2 ou 1/1 de frais pour une valeur de l'objet de 25 000 euros; la taxe totale s'élève à 686 euros).

Lors de la création d'une GmbH avec un capital social de 25 000 euros, il faut s'attendre aux frais suivants :

Pour le notaire:

Authentification du mémorandum et des statuts (§ 36 KostO):

1. GmbH à un seul actionnaire(§ 36 I) (une taxe) approx. 100 euros

2. Création de GmbH avec deux ou plus actionnaires (§ 36 II) (deux taxes) approx. 180 euros

Préparation du texte et de l'authentification de la demande d'inscription au registre du commerce (§ 38 II n° 7) approx. 50 euros

Pour le tribunal d'enregistrement:

Inscription au registre du commerce approx. 100 euros

Pour l'annonce:

L'annonce doit être faite dans les quotidiens et dans le Bundesanzeiger (journal officiel).

Les frais dépendent de l'étendue de l'information à communiquer: approx. 100 à 250 euros

Toutefois, les frais ne devraient pas dissuader un homme d'affaires ou un commerçant de faire une demande d'inscription au registre du commerce car comparés aux bénéfices et avantages, ils sont relativement négligeables.