1. Unternehmensinterne erforderliche Prüfschritte
2. Varianten der Teilnahme am Automatisierten Export System (AES)
3. Zollrechtliche Betrachtungen
4. Ausnahmen

Seit dem 1. Juli 2009 sind Ausfuhranmeldungen nur noch in elektronischer Form möglich. Die herkömmliche Art mittels Einheitspapier wird nur noch für wenige und in der Praxis nicht sehr häufige Ausnahmefälle akzeptiert.

Prüfen Sie als erstes Ihre logistischen Prozesse. Es ist davon auszugehen, dass ein elektronisches System genauere Angaben erfordert, insbesondere bei den Kodierungen und der Warenbezeichnung. Damit kann die Qualität der Artikelstammdaten zu einem brisanten Thema werden. Binden Sie alle betroffenen Abteilungen (Verkauf, Versand/Zoll, Buchhaltung, ggf. auch Einkauf und Wareneingang) ein, auch die Datenverarbeitung.

Untersuchen Sie dann die Abläufe Ihrer derzeitigen Zollabwicklung. Ermitteln Sie, wie viele Ausfuhranmeldungen in welchem Umfang Sie pro Monat erwarten. So können Sie sich eine Kalkulationsbasis verschaffen.

Jeder Zollbeteiligte hat das Recht, sich den Zollbehörden gegenüber vertreten zu lassen. Das gilt selbstverständlich auch für elektronische Zollanmeldungen. Der Ausführer beauftragt ein Zollbüro als Vertreter mit der Dokumentenerstellung und damit der elektronischen Kommunikation mit der Zollverwaltung. Besondere Voraussetzungen sind seitens des Ausführers nicht zu erfüllen. Dieser übermittelt seine Dokumente, z.B. Handelsrechnung, schriftlich, per Fax oder Mail an das Zollbüro, welches dem Ausführer auf gleichem Wege ein sogenanntes Ausfuhrbegleitdokument (ABD) zurück übermittelt. Die Einschaltung eines Zollbüros bietet sich auch dann an, wenn der Ausführer aufgrund seiner geringen Anzahl an Ausfuhrsendungen selbst nicht die für die Exportabwicklung notwendigen aktuellen außenwirtschaftsrechtlichen Kenntnisse hat. Die Kosten sind abhängig vom Leistungsumfang des Zollbüros und beginnen bei ca. 20 bis 25 Euro je Ausfuhrvorgang, können aber auch dreistellige Beträge erreichen.

Die Anschaffung von eigener ATLAS-Software um direkt teilnehmen zu können, ist nur für Unternehmen mit vielen Ausfuhrsendungen pro Monat eine Option. Die meisten der bekannten deutschen Software-Anbieter haben auch ATLAS-Ausfuhr im Programm. Auch Unternehmen, die eine automatisierte Ausfuhrabwicklung mit integrierten Schnittstellen zu den Warenwirtschaftssystemen haben möchten, sollten über  eine Prozesslösung nachdenken.

Das Exemplar Nr. 3 des Einheitspapiers (gelbe Durchschrift) wurde ersetzt durch das Ausfuhr-Begleitdokument (ABD). Das ABD ist vergleichbar dem Versandbegleitdokument (VBD) im Versandverfahren aufgebaut und enthält eine 18-stellige Movement Reference Number (MRN) und einen Barcode = Balkenstrichcode in Feld A oben rechts. Das ABD muss die Ware nicht begleiten, aber vor Ausgang der Ware aus dem EU-Zollgebiet der Ausgangszollstelle vorgelegt werden. Der Exporteur muss die mutmaßliche Ausgangszollstelle im Voraus bestimmen, ein Wechsel ist durch elektronische Umleitung möglich.

Der Ausfuhrnachweis wird bei der elektronischen Ausfuhranmeldung im 2-stufigen Normalverfahren nicht mehr von der Ausgangszollstelle an der Grenze erteilt, sondern von der Ausfuhrzollstelle im Binnenland, wenn der Ausgang der Ware über eine deutsche Zollstelle stattgefunden hat.

Im Anschreibeverfahren "Zugelassener Ausführer (ZA)" reicht bei ATLAS-Teilnahme die bloße Anschreibung in der Buchführung zur Überführung in das Ausfuhrverfahren nicht mehr aus: Es ist eine Anschreibemitteilung an die Ausfuhrzollstelle zu übermitteln. Damit hat die Zollverwaltung frühzeitig alle Ausfuhrdaten für die Sendung zwecks Ausfuhrkontrolle erhalten. Der Bewilligungsinhaber ZA muss für jede Ausfuhrsendung auf die Mitteilung der Registriernummer und des Ausfuhr-Begleitdokuments als PDF-Datei warten. Diese technisch bedingte Wartezeit ist in der Regel nur eine Frage von wenigen Minuten, rund um die Uhr.

Für alle Ausfuhren gilt, dass vor der Ausfuhr auf Basis der abgegebenen Daten eine automatisierte Risikoanalyse durchgeführt wird. Natürlich wird auch geprüft, ob die Daten noch aktuell sind (Zolltarifnummer u. ä.). Erst dann wird die Sendung freigegeben oder eine Beschau angeordnet. Diese Eingriffsmöglichkeit des Zolls ist das Ergebnis der zusätzlichen Sicherheitsmaßnahmen in Warenverkehr gegen terroristische Angriffe (Export Control System (ECS)).

Der Zugelassene Wirtschaftsbeteiligte (AEO)

Der Zugelassene Wirtschaftsbeteiligte kann seit dem 1. Januar 2008 beantragt werden; eine Entscheidung über Anträge ergeht während einer Übergangsfrist dann innerhalb von 300 Tagen. Die Verleihung des AEO-Status ist ein hoheitlicher Akt, der ausschließlich der Zollverwaltung obliegt; externe Consultants können im Vorfeld beratend tätig werden. Der AEO-Status wird für einen Wirtschaftsbeteiligten und nicht für einzelne Betriebsstätten erteilt; falls aber Teile einer Betriebsstätte nicht die baulichen Kriterien erfüllen, so ist dies aus Sicht es BMF noch kein Grund, den AEO-Status gänzlich zu versagen.

Vereinfachte Zollverfahren sind zwar nicht an den AEO-Status geknüpft, jedoch müssen hierfür nahezu die selben Bedingungen erfüllt werden. Nur zwei kleine Sondervergünstigungen erhält der AEO: In die Vorabanmeldung braucht er anstelle von 28 Datenelementen nur 16 aufzunehmen; es ist des Weiteren davon auszugehen, dass er mit weniger Stichprobenkontrollen zu rechnen hat.

Die Fristen für Vorabanmeldungen sind sehr reduziert worden. Einzige noch bestehende Hürde ist die 24-Stunden-Vorabanmeldung im (ausländischen) Abgangshafen im Rahmen des Seefrachtverkehrs per Container mit einer summarischen Anmeldung bei der Eingangszollstelle; hier dürfte es dann in der Praxis auch zu Schwierigkeiten kommen, da sehr frühzeitig Kenntnis über konkrete HS-Nummern des betroffenen Warenkreises notwendig ist, um Probleme bei der endgültigen Abfertigung zu vermeiden.