Iscrizione nel Registro delle Imprese
I. Generalità
Ad eccezione delle piccole imprese commerciali e delle società semplici (GbR o BGB Gesellschaft), tutte le imprese, indipendentemente dalla loro forma giuridica, devono venire iscritte nel Registro delle Imprese.
Il Registro delle Imprese, tenuto dai tribunali locali (Pretura), garantisce la legalità del traffico commerciale, annoverando tutti i rapporti giuridici ed effettivi in modo esaustivo e affidabile.
Il Registro delle Imprese è strutturato in due dipartimenti:
Ad eccezione delle piccole imprese commerciali e delle società semplici (GbR o BGB Gesellschaft), tutte le imprese, indipendentemente dalla loro forma giuridica, devono venire iscritte nel Registro delle Imprese.
Il Registro delle Imprese, tenuto dai tribunali locali (Pretura), garantisce la legalità del traffico commerciale, annoverando tutti i rapporti giuridici ed effettivi in modo esaustivo e affidabile.
Il Registro delle Imprese è strutturato in due dipartimenti:
- Dipartimento A per gli imprenditori individuali (e.K. o e.Kfm./e.Kfr.) e le società (oHG - Società in nome collettivo, KG - Società in accomandita) e
- Dipartimento B per le società di capitale (GmbH - Società a responsabilità limitata, AG - Società per azioni).
Tutti i rapporti giuridici di un'impresa vengono denunciati attraverso un notaio al Registro delle Imprese a scopo di iscrizione, vengono controllati dal Tribunale del Registro, iscritti nel Registro e pubblicati nella stampa quotidiana.
II. Significato del Registro delle Imprese
Il Registro delle Imprese fornisce informazioni su tutti i fatti giuridicamente significativi che potrebbero essere di rilievo per un socio in affari dell'imprenditore. Tra questi la ragione sociale, il nome del proprietario e/o dei soci personalmente responsabili, la responsabilità dei soci accomandanti, il capitale sociale della GmbH (società a responsabilità limitata), il conferimento e la revoca della procura, l'apertura della procedura di insolvenza, piuttosto che l'estinzione dell'impresa.
In quanto registro pubblico il Registro delle Imprese offre a tutti gli interessati la possibilità di esaminare gratuitamente i documenti presentati.
In cambio del pagamento della rispettiva tassa è possibile anche richiedere delle copie. Analogamente al libro fondiario anche il Registro delle Imprese gode di pubblica fiducia: esso protegge fino ad un certo punto le relazioni giuridiche in buona fede, affidandosi alla correttezza delle iscrizioni e delle pubblicazioni.
Ad esempio anche il contratto stipulato da un procuratore (persona con potere di rappresentanza dell'azienda) in nome del proprietario dell'attività commerciale, dopo il suo licenziamento ma prima della cancellazione dal Registro delle Imprese, con un cliente a cui il licenziamento del procuratore non era noto è completamente valido.
Naturalmente qualsiasi modifica dei fatti registrati, come il cambiamento dell'indirizzo della filiale di un` attività o il trasferimento della sede sociale, deve essere annotato nel Registro delle Imprese. La revoca della nomina di un procuratore o di un amministratore dovrebbe essere immediatamente denunciata ai fini dell'iscrizione nel Registro delle Imprese essendo, come già illustrato, negli interessi della stessa azienda.
Fintanto che il cambiamento non è stato iscritto nel Registro delle Imprese, un imprenditore che trasferisce la sua sede sociale può essere convocato in giudizio presso il suo vecchio indirizzo. Rischia quindi di subire notevoli svantaggi se il Registro delle Imprese non è aggiornato. Analogamente alla cancellazione di un'impresa, anche lo scioglimento e la liquidazione di una società devono essere denunciati al Registro delle Imprese ai fini d'iscrizione. Le procedure aperte di concordato e di bancarotta (dall'1 gennaio 1999: procedimenti di insolvenza) sul patrimonio di un'azienda vengono iscritte d'ufficio dalla Pretura.
II. Significato del Registro delle Imprese
Il Registro delle Imprese fornisce informazioni su tutti i fatti giuridicamente significativi che potrebbero essere di rilievo per un socio in affari dell'imprenditore. Tra questi la ragione sociale, il nome del proprietario e/o dei soci personalmente responsabili, la responsabilità dei soci accomandanti, il capitale sociale della GmbH (società a responsabilità limitata), il conferimento e la revoca della procura, l'apertura della procedura di insolvenza, piuttosto che l'estinzione dell'impresa.
In quanto registro pubblico il Registro delle Imprese offre a tutti gli interessati la possibilità di esaminare gratuitamente i documenti presentati.
In cambio del pagamento della rispettiva tassa è possibile anche richiedere delle copie. Analogamente al libro fondiario anche il Registro delle Imprese gode di pubblica fiducia: esso protegge fino ad un certo punto le relazioni giuridiche in buona fede, affidandosi alla correttezza delle iscrizioni e delle pubblicazioni.
Ad esempio anche il contratto stipulato da un procuratore (persona con potere di rappresentanza dell'azienda) in nome del proprietario dell'attività commerciale, dopo il suo licenziamento ma prima della cancellazione dal Registro delle Imprese, con un cliente a cui il licenziamento del procuratore non era noto è completamente valido.
Naturalmente qualsiasi modifica dei fatti registrati, come il cambiamento dell'indirizzo della filiale di un` attività o il trasferimento della sede sociale, deve essere annotato nel Registro delle Imprese. La revoca della nomina di un procuratore o di un amministratore dovrebbe essere immediatamente denunciata ai fini dell'iscrizione nel Registro delle Imprese essendo, come già illustrato, negli interessi della stessa azienda.
Fintanto che il cambiamento non è stato iscritto nel Registro delle Imprese, un imprenditore che trasferisce la sua sede sociale può essere convocato in giudizio presso il suo vecchio indirizzo. Rischia quindi di subire notevoli svantaggi se il Registro delle Imprese non è aggiornato. Analogamente alla cancellazione di un'impresa, anche lo scioglimento e la liquidazione di una società devono essere denunciati al Registro delle Imprese ai fini d'iscrizione. Le procedure aperte di concordato e di bancarotta (dall'1 gennaio 1999: procedimenti di insolvenza) sul patrimonio di un'azienda vengono iscritte d'ufficio dalla Pretura.
III. Iscrizioni nel Registro delle Imprese
A parte le società in accomandita e le persone giuridiche che esistono solo previa iscrizione nel Registro delle Imprese, spesso gli imprenditori individuali e le società regolamentate dal Codice civile non attribuiscono molta importanza all'iscrizione.
Il "commerciante", tuttavia, è obbligato dalla legge a fare domanda di iscrizione.
In linea di principio il Codice commerciale tedesco (HGB) considera ogni azienda impegnata in un'attività commerciale come un commerciante (Handelsgewerbe) a meno che, in termini di tipo e dimensioni, essa possa prescindere da un'organizzazione commerciale.
Questa disposizione è indipendente dalla specifica attività commerciale esercitata. Anche le imprese che, in senso stretto, non acquistano o vendono prodotti o beni sono commercianti e quindi anche gli industriali, gli artigiani o altri "fornitori di servizi".
I criteri determinanti per stabilire se un'azienda deve essere organizzata in modo commerciale sono soprattutto:
I criteri determinanti per stabilire se un'azienda deve essere organizzata in modo commerciale sono soprattutto:
- il fatturato annuo
- l'ammontare del capitale
- il tipo e il numero delle transazioni commerciali
- il ricorso e la concessione di crediti
- le dimensioni e lo stato dei locali aziendali
- il numero di dipendenti
- il tipo di contabilità.
Per l'attività economica di un imprenditore individuale o di una società (oHG/KG) che, per tipo e dimensioni, deve essere considerata commerciale è prescritta l'iscrizione nel Registro delle Imprese. Se, tuttavia, questi prerequisiti non si realizzano l'azienda non è tenuta a iscriversi nel Registro delle Imprese e deve solo denunciare l'inizio di attività. Se un'impresa trascura di fare domanda di iscrizione nel Registro delle Imprese nonostante sia obbligata a farlo in virtù del volume dei suoi affari, la Pretura può imporre la denuncia anche mediante pagamento di un'ammenda.
L'impresa che non richiede un'organizzazione commerciale non ha l'obbligo di presentare domanda di iscrizione nel Registro delle Imprese, ma ne ha il diritto. L'impresa che si fa iscrivere volontariamente nel Registro delle Imprese acquista la qualifica di commerciante. Una società semplice diventa una società in nome collettivo (oHG).
Per quanto concerne le iscrizioni e la gestione del Registro delle Imprese, la Camera di Commercio e dell'Industria (CCI) è obbligata per legge a coadiuvare le Preture.
Per una consulenza approfondita sull'iscrizione nel Registro delle Imprese si prega di contattare la Camera di Commercio e dell'Industria (CCI).
1. Ragione sociale
Nel traffico commerciale quotidiano molti si riferiscono colloquialmente a un'impresa, anche piccola (piccolo imprenditore), con il termine "Ditta" ("Firma"), ad es. "Ditta Maier" ("Firma Maier"). In termini legali non si tratta di una definizione corretta. Secondo il Codice commerciale la "Ditta" ("Firma") è il nome con cui l'impresa è stata iscritta nel Registro delle Imprese e con il quale gestisce la sua attività commerciale. I piccoli imprenditori, che non sono iscritti nel Registro delle Imprese, non hanno neppure una "Ditta".
Solo le società iscritte nel Registro delle Imprese possono avere una ditta nel senso giuridico del termine che può essere venduta, ereditata e affittata assieme all'attività. Si tratta di un fatto particolarmente rilevante soprattutto in caso di società ben consolidate poiché, nell'eventualità di un passaggio di proprietà, è possibile continuare a utilizzare la vecchia denominazione e sfruttare la notorietà del nome.
2. Creazione di una ditta/denominazione sociale
La denominazione sociale deve contrassegnare l'azienda e possedere un carattere distintivo.
In questo caso ricorrere al nome civile dell'imprenditore è una prassi tradizionale. Per creare la ditta, però, possono essere utilizzati anche denominazioni oggettive e attributi di fantasia. Sono ammesse anche ditte miste, costituite dal nome di famiglia, un attributo derivante dall'oggetto dell'attività aziendale e/o una dicitura di fantasia.
Nella ditta oggettiva viene riprodotto il settore o il campo di attività dell'impresa attraverso concetti di genere come ad esempio "ARTOS EDV-Service GmbH“.
La ditta soggettiva contiene il nome di famiglia dell'imprenditore "Josef Kleinschmidt e.K.“ o di uno o più soci "Müller & Schmidt oHG“.
Una ditta di fantasia sussiste in caso di impiego di designazioni inventate come "PHÖNIX AG“, "AVALON e.Kfr.“, "Flying Kangaroos e.Kfm.“, "KUKURUMBA KG“, o una combinazione di lettere.
La denominazione della ditta nel suo complesso e i suoi elementi costitutivi devono corrispondere alla realtà. La ditta non può trarre in inganno circa il tipo e il volume della sua attività economica o le condizioni del titolare; questo per evitare confusione nei circoli commerciali a cui si rivolge, come concorrenti, clienti, fornitori, o banche.
La denominazione della ditta deve contenere un'aggiunta relativa alla forma giuridica. L'aggiunta deve fornire informazioni sulle condizioni di responsabilità dell'impresa. È possibile utilizzare abbreviazioni comunemente comprensibili. Gli imprenditori individuali ricorrono alla designazione "eingetragener Kaufmann“ o „eingetragene Kauffrau“ (imprenditore individuale, imprenditrice individuale) o a una sigla come "e. K.“, “eK“, "e. Kfm.“ o „e. Kfr.“. Una società in nome collettivo "offene Handelsgesellschaft" può usare l'abbreviazione "oHG“, una società in accomandita "Kommanditgesellschaft" la sigla "KG“, una società a responsabilità limitata "Gesellschaft mit beschränkter Haftung" la designazione "GmbH“, una società per azioni "Aktiengesellschaft" la sigla "AG“. Se in una società in nome collettivo o in una società in accomandita non esistono persone fisiche personalmente responsabili, l'aggiunta alla denominazione della ditta deve consentire di desumere la limitazione di responsabilità, ad es. "GmbH & Co. KG“ o "GmbH & Co. oHG“.
3. Effetti dell'iscrizione nel Registro delle Imprese
L'iscrizione nel Registro delle Imprese tutela la ditta nei confronti di denominazioni identiche o analoghe: ogni ditta, infatti, deve distinguersi chiaramente dalle altre ditte già iscritte nel Registro delle Imprese dello stesso comune (§ 30 Codice commerciale tedesco - HGB).
Al fine di escludere qualsiasi rischio di confusione o possibili dubbi circa la veridicità e la chiarezza della ragione sociale si raccomanda di contattare la Camera di Commercio e dell'Industria locale (IHK) prima di presentare domanda di iscrizione nel Registro delle Imprese.
3.1. Vantaggi e obblighi che l'iscrizione nel Registro delle Imprese comporta per l'imprenditore
I benefici dell'iscrizione nel Registro delle Imprese non si esauriscono con le informazioni e le funzioni amministrative menzionate.
Spesso l'iscrizione è vantaggiosa per l'imprenditore, che riceve fiducia in anticipo. L'iscrizione offre ai soci contrattuali e alle autorità pubbliche una prima impressione della ditta. Dimostra a terzi che la ditta è in sintonia con le regole e le pratiche commerciali standard e rispetta il Codice commerciale tedesco (HGB).
Dato che, nel frattempo, ogni imprenditore ha diritto a iscriversi volontariamente nel Registro delle Imprese, l'iscrizione non consente di trarre conclusioni sulle dimensioni aziendali. Naturalmente non fornisce neppure informazioni circa la solvibilità e la serietà di un'azienda.
Numerose banche e società commerciali vincolano l'istituzione di un rapporto commerciale all'iscrizione nel Registro delle Imprese. L'iscrizione è anche un presupposto da cui non prescindono numerose associazioni di categoria.
Solo le società iscritte nel Registro delle Imprese hanno diritto di nominare un procuratore (Prokurist - persona autorizzata a rappresentare l'azienda) (§ 48 HGB); solo le società iscritte hanno diritto di aprire una o più filiali. Solo chi è o è stato iscritto nel Registro delle Imprese in qualità di imprenditore, membro del Consiglio direttivo di una società per azioni, amministratore di una società a responsabilità limitata o membro del Consiglio direttivo di un'altra persona giuridica e ha terminato il 30° anno di età può esercitare la carica onorifica di giudice del tribunale per questioni commerciali presso una Pretura.
L'imprenditore ha anche obblighi e vincoli da rispettare, tra cui tenere libri contabili da cui si possano evincere le transazioni commerciali e la situazione patrimoniale.
All'inizio dell'attività e al termine di ogni anno commerciale l'imprenditore è tenuto a preparare un inventario e un bilancio. I libri contabili, gli inventari e i bilanci devono essere conservati per 10 anni, la corrispondenza in entrata e in uscita (in copia) per 6 anni.
I commercianti sottostanno alle disposizioni particolari del Codice commerciale tedesco (HGB). Il commerciante iscritto nel Registro delle Imprese non ha più il diritto di ricorrere a determinate disposizioni formali. Ad esempio è vincolato ad ogni garanzia prestata oralmente; se acquista a rate non è tutelato dalla Legge sul credito al consumo, né dalla Legge sulla revoca dei contratti a domicilio. Le transazioni commerciali tra commercianti prevedono una maggiore responsabilità per i vizi della cosa.
Esistono anche disposizioni particolari a proposito dei dati da riportare sulla corrispondenza commerciale. In linea di principio la denominazione della ditta iscritta nel Registro delle Imprese e l'aggiunta relativa alla forma giuridica devono essere indicate sempre, in esteso e correttamente.
Inoltre devono essere menzionati il luogo della sede della filiale o della sede principale, il tribunale del Registro e il numero del Registro delle Imprese. La GmbH deve riportare l'intero nome di famiglia di tutti gli amministratori e almeno un nome proprio.
Analogamente, oltre ai dati specifici, la AG e la GmbH & Co. KG devono indicare sulla corrispondenza commerciale anche la GmbH personalmente responsabile.
3.2. Mansioni della Camera di Commercio e dell'Industria
Su richiesta dei tribunali locali (Registro delle Imprese del tribunale) la Camera di Commercio e dell'Industria deve esprimere il proprio parere di perito circa l'ammissibilità della denominazione sociale e quindi coadiuvarla nella tenuta del Registro delle Imprese. Per evitare che il Registro delle Imprese del tribunale respinga la domanda di iscrizione è consigliabile richiedere la consulenza della Camera di Commercio e dell'Industria locale prima di presentare la richiesta di iscrizione.
La Camera verifica soprattutto l'esistenza di imprese residenti o registrate nello stesso comune che hanno una denominazione sociale che potrebbe dare adito a confusione.
Per escludere a livello sovraregionale l'esistenza di ditte che potrebbero far valere diritti di omissione per pericolo di confusione ai sensi delle disposizioni di diritto concorrenziale, può essere utile effettuare una verifica sovraregionale supplementare. La denominazione delle ditte può essere ricercata gratuitamente mediante il Registro delle Imprese elettronico.
In caso di aziende puramente commerciali i tribunali locali richiedono solo il parere di perito delle Camere di Commercio e dell'Industria. Quando a fare richiesta di iscrizione nel Registro delle Imprese sono attività artigiane, il parere di esperto viene richiesto anche alle Camere dell'Artigianato localmente competenti.
3.3. Spese
Per l'iscrizione nel Registro delle Imprese le Preture richiedono il pagamento di un'imposta. Le richieste di iscrizione necessitano l'autentica notarile e quindi l'intervento di un notaio. Per l'iscrizione anche il notaio impone delle tasse. L'importo delle tasse del tribunale e del notaio varia in base al cosiddetto valore dell'argomento che, a sua volta, dipende dal patrimonio sociale. Il valore dell'argomento aumenta all'aumentare del patrimonio sociale.
Le tabelle degli onorari sono pubblicate nella Legge sulle tasse giudiziarie in materia di volontaria giurisdizione (KostO).
Dato che le tasse possono variare in conformità al valore dell'argomento riportiamo di seguito, a fini esemplari, i costi di costituzione di una GmbH. Naturalmente, ancora una volta, le spese del notaio e della Pretura dipendono dal valore dell'argomento, in questo caso dall'importo del capitale sociale.
In caso di costituzione di una GmbH con capitale sociale maggiore, i costi aumentano. Se si ricorre alla consulenza di un avvocato ai fini della stesura dello statuto e del contratto di società si presentano spese di avvocatura supplementari (1/2 o 1/1 della tassa per un valore di argomento di euro 25,000; la tassa completa ammonta a euro 686).
Quando si fonda una GmbH con un capitale sociale di euro 25,000 si possono prevedere le seguenti spese:
Analogamente, oltre ai dati specifici, la AG e la GmbH & Co. KG devono indicare sulla corrispondenza commerciale anche la GmbH personalmente responsabile.
3.2. Mansioni della Camera di Commercio e dell'Industria
Su richiesta dei tribunali locali (Registro delle Imprese del tribunale) la Camera di Commercio e dell'Industria deve esprimere il proprio parere di perito circa l'ammissibilità della denominazione sociale e quindi coadiuvarla nella tenuta del Registro delle Imprese. Per evitare che il Registro delle Imprese del tribunale respinga la domanda di iscrizione è consigliabile richiedere la consulenza della Camera di Commercio e dell'Industria locale prima di presentare la richiesta di iscrizione.
La Camera verifica soprattutto l'esistenza di imprese residenti o registrate nello stesso comune che hanno una denominazione sociale che potrebbe dare adito a confusione.
Per escludere a livello sovraregionale l'esistenza di ditte che potrebbero far valere diritti di omissione per pericolo di confusione ai sensi delle disposizioni di diritto concorrenziale, può essere utile effettuare una verifica sovraregionale supplementare. La denominazione delle ditte può essere ricercata gratuitamente mediante il Registro delle Imprese elettronico.
In caso di aziende puramente commerciali i tribunali locali richiedono solo il parere di perito delle Camere di Commercio e dell'Industria. Quando a fare richiesta di iscrizione nel Registro delle Imprese sono attività artigiane, il parere di esperto viene richiesto anche alle Camere dell'Artigianato localmente competenti.
3.3. Spese
Per l'iscrizione nel Registro delle Imprese le Preture richiedono il pagamento di un'imposta. Le richieste di iscrizione necessitano l'autentica notarile e quindi l'intervento di un notaio. Per l'iscrizione anche il notaio impone delle tasse. L'importo delle tasse del tribunale e del notaio varia in base al cosiddetto valore dell'argomento che, a sua volta, dipende dal patrimonio sociale. Il valore dell'argomento aumenta all'aumentare del patrimonio sociale.
Le tabelle degli onorari sono pubblicate nella Legge sulle tasse giudiziarie in materia di volontaria giurisdizione (KostO).
Dato che le tasse possono variare in conformità al valore dell'argomento riportiamo di seguito, a fini esemplari, i costi di costituzione di una GmbH. Naturalmente, ancora una volta, le spese del notaio e della Pretura dipendono dal valore dell'argomento, in questo caso dall'importo del capitale sociale.
In caso di costituzione di una GmbH con capitale sociale maggiore, i costi aumentano. Se si ricorre alla consulenza di un avvocato ai fini della stesura dello statuto e del contratto di società si presentano spese di avvocatura supplementari (1/2 o 1/1 della tassa per un valore di argomento di euro 25,000; la tassa completa ammonta a euro 686).
Quando si fonda una GmbH con un capitale sociale di euro 25,000 si possono prevedere le seguenti spese:
Per il notaio:
Autentica dello statuto e del contratto di società (§ 36 KostO):
1. GmbH con socio unico (§ 36 I) (una tassa) ca. euro 100
2. Costituzione di una GmbH con due o più soci (§ 36 II) (due tasse) ca. euro 180
Preparazione dell'abbozzo e autentica della domanda di iscrizione nel Registro delle Imprese (§ 38 II no. 7) ca. euro 50
Per la Pretura:
Iscrizione nel Registro delle Imprese ca. euro 100
Per la pubblicazione:
La pubblicazione deve avvenire nei quotidiani e nel Foglio annunzi legali della Repubblica Federale Tedesca (Gazzetta Federale).
I costi dipendono dal volume delle informazioni da comunicare: da euro 100 a euro 250 ca.
Le spese, tuttavia, non dovrebbero dissuadere un imprenditore dal presentare domanda di iscrizione al Registro delle Imprese in quanto, se paragonate con i vantaggi descritti, comportano svantaggi relativamente trascurabili.
Ansprechpartner
Christine Seitz
Recht und Steuern
