Zweigniederlassung (Filiale)
Filiale giuridicamente indipendente e filiale giuridicamente dipendente
I. Opzioni di attività commerciale soprattutto per le imprese straniere
Numerose società che desiderano espandersi istituiscono una nuova sede. Si presenta, quindi, la questione relativa alla modalità di organizzazione giuridica della nuova filiale all'interno della struttura aziendale.
Esistono tre alternative:
- fondazione di una società affiliata caratterizzata da una forma giuridica propria,
- costituzione di una filiale indipendente dal punto di vista giuridico (filiale),
- costituzione di una filiale dipendente dal punto di vista giuridico (stabile organizzazione).
1. Società affiliata
Con la fondazione di una società affiliata si costituisce un'impresa giuridicamente indipendente dalla società madre. Come per ogni costituzione trovano applicazione le disposizioni legali vigenti per la rispettiva forma giuridica.
Per quanto concerne la costituzione di affiliate in Germania da parte di società straniere non esistono termini e condizioni legali specifici o restrizioni particolari. In Germania, per quanto riguarda la costituzione, la denuncia e l'iscrizione di un'attività nel Registro delle Imprese, il fondatore straniero è tenuto a rispettare esclusivamente le disposizioni tedesche. Il capitale necessario ai fini della costituzione può essere importato senza restrizioni.
La sezione dedicata alle Questioni legali e tributarie contiene informazioni relative alle diverse forme giuridiche tedesche.
2. Filiale indipendente dal punto di vista giuridico (Zweigniederlassung)
Una filiale indipendente non è un'entità giuridica separata dalla società principale. In termini legali e organizzativi la filiale indipendente è parte integrante della società principale e, da questo punto di vista, è soggetta alle leggi che regolano la società madre. Se è un'impresa straniera a costituire la filiale indipendente, la sua costituzione interna sarà regolata dal contratto e dallo statuto societari e dalla rispettiva legislazione straniera.
Malgrado la dipendenza interna dall'impresa madre, dal punto di vista giuridico una simile filiale partecipa in modo indipendente alle transazioni commerciali. I rapporti giuridici tra filiale e clienti sono regolamentati dal diritto tedesco.
La filiale con sede in Germania sottosta al diritto tedesco (in particolare in materia di iscrizione al Registro delle Imprese).
In conformità ai §§ 13 ss. HGB (Codice commerciale tedesco) la filiale, geograficamente separata dalla società principale, viene costituita per diventare un centro permanente, supplementare, della società madre e deve essere iscritta nel Registro delle Imprese.
Aspetti caratteristici della filiale indipendente:
- La filiale indipendente deve essere organizzata in modo da poter partecipare alle transazioni commerciali in maniera giuridicamente indipendente, ovvero deve essere in grado di continuare a esistere in caso cessi di esistere la società madre
- La filiale tratta l'attività commerciale dell'intera azienda
- La filiale deve vantare una determinata indipendenza giuridica, ovvero una gestione propria, libertà di disposizione e un patrimonio commerciale proprio stanziato dalla sede principale. Le transazioni della filiale vengono riportate separatamente nel bilancio patrimoniale della società principale.
Istituzione
La filiale indipendente viene fondata attraverso un effettivo processo di costituzione. L'iscrizione nel Registro delle Imprese ha una valenza puramente dichiarativa. La delibera di costituzione della filiale deve essere adottata dagli organi di gestione competenti della sede principale.
Capitale
La filiale indipendente richiede un capitale proprio. Non è previsto un capitale minimo. L'ammontare del capitale non viene riportato nel Registro delle Imprese.
Oggetto
Una filiale giuridicamente indipendente può essere costituita esclusivamente da un'impresa commerciale. Un'impresa non commerciale può istituire solo una stabile organizzazione (= filiale dipendente).
Costituzione interna
Il direttore rappresenta la filiale in modo indipendente nei confronti di terzi.
La sede principale è sempre responsabile per i debiti, anche se alla filiale sono stati assegnati internamente determinati diritti patrimoniali (patrimonio aziendale proprio).
Ragione sociale
La ragione sociale della società madre e, per estensione, della filiale è soggetta al diritto dello stato in cui si trova la sede principale. L'iscrizione della filiale nel Registro può essere respinta se la ragione sociale contrasta con i princìpi di ordine pubblico tedesco (Art. 6 della Legge introduttiva del Codice civile tedesco) in quanto palesemente incompatibile con i princìpi fondamentali del diritto tedesco.
Nella ragione sociale della filiale di una società nazionale o straniera deve comparire inalterata la ragione sociale della società principale (eventualmente anche in lingua straniera) e l'aggiunta relativa alla forma giuridica. Per evitare possibili equivoci, se per la legge straniera non è indispensabile citare l'aggiunta o se l'aggiunta non è consueta o è incomprensibile a livello nazionale, è necessario addurre un chiarimento. L'aggiunta può essere acclusa anche alla ragione sociale della società principale (ad es. filiale di Francoforte).
Organi di gestione
La nomina degli organi di gestione (direttore di filiale) è regolamentata dal diritto a cui è soggetta l'impresa e soprattutto dallo statuto sociale straniero. La nomina di un direttore di filiale, tuttavia, non è prescritta per legge.
Per rappresentare la filiale è possibile anche nominare un procuratore e iscriverlo nel Registro delle Imprese. La procura di rappresentanza può essere limitata alla gestione della filiale. In questo caso si applica il diritto tedesco.
Dati da riportare sulla corrispondenza commerciale
Le filiali nazionali di società estere devono riportare sulla corrispondenza commerciale nazionale in uscita almeno i seguenti dati:
- Il registro in cui è iscritta la filiale
- Il numero del registro
- La ragione sociale straniera completa con aggiunta della forma giuridica
- Il registro della società straniera
- I dati che il diritto tedesco prescrive per la corrispondenza commerciale della rispettiva forma giuridica, a meno che la legislazione straniera non preveda altrimenti.
Sulla corrispondenza commerciale delle persone giuridiche straniere non appartenenti né all'UE, né al SEE devono essere riportate anche le seguenti informazioni: ragione sociale, luogo e nazione in cui, secondo lo statuto, ha sede la società, rappresentanti legali (cognome e almeno un nome).
Autentica notarile
La domanda di iscrizione nel Registro delle Imprese deve essere presentata per iscritto alla Pretura locale competente. La firma e la ragione sociale devono essere autenticati da un notaio.
I fondatori sconosciuti al notaio devono legittimarsi mediante un documento d'identità valido. Se colui che si presenta non agisce in nome proprio, ma in nome di qualcun altro, è necessaria una procura scritta e/o una rispettiva autorizzazione notarile. Se la sottoscrizione della procura è attestata da un notaio straniero, a seconda del paese di origine è indispensabile presentare una legalizzazione (o un'apostille). La legalizzazione può essere rilasciata da un console della Repubblica Federale Tedesca.
Se la filiale indipendente è stata costituita da una persona giuridica, la sua esistenza deve essere dimostrata mediante l'estratto autenticato del Registro delle Imprese (per le società estere: dai rispettivi documenti di pubblica registrazione).
Domanda di iscrizione al Registro delle Imprese
La domanda di iscrizione al Registro delle Imprese della filiale indipendente di una società estera deve essere presentata dagli organi competenti.
Se una società estera intende costituire più filiali in Germania, è possibile scegliere un Registro delle Imprese principale. In questo caso è sufficiente presentare tutti i documenti menzionati al rispettivo Registro delle Imprese.
La filiale indipendente della società estera viene iscritta nel Registro A oppure nel Registro B a seconda della forma giuridica a cui è paragonabile la società straniera.
Denuncia di inizio di attività
Per la filiale è necessario fare denuncia di inizio di attività presso l'Ufficio licenze del rispettivo comune (denuncia di inizio d'attività).
Parere della Camera di Commercio e dell'Industria(CCI)
In caso di dubbi la Camera di Commercio e dell'Industria competente (CCI) esprime il proprio parere davanti alla Pretura locale relativamente all'ammissibilità del nome della ditta e all'idoneità della registrazione (indipendenza legale) della filiale. Al fine di escludere qualsiasi rischio di confusione o possibili dubbi circa la veridicità e la chiarezza della ragione sociale si raccomanda di contattare la Camera di Commercio e dell'Industria locale (CCI).
Controllo e bilancio di fine anno
Il controllo delle attività commerciali degli organi competenti è regolamentato dal diritto a cui è soggetta la sede principale e quindi, eventualmente, dal diritto estero della società principale.
L'obbligo della filiale di tenere la contabilità e preparare il bilancio è regolamentato dal diritto tedesco. In caso di dubbio vigono le disposizioni valide per la forma giuridica tedesca più simile alla forma giuridica della società estera.
3. Filiale dipendente (stabile organizzazione)
La stessa società può avere diversi locali commerciali (filiali, succursali). Una simile filiale, a cui il diritto commerciale si riferisce anche con il nome di stabile organizzazione, dipende da ogni punto di vista dalla sede principale. Anche le fatture vengono emesse per conto della sede principale. Dato che si tratta di un'unica attività svolta in diversi luoghi geografici, le filiali dipendenti non possono avere una ragione sociale diversa da quella della sede principale. Ogni filiale dipendente deve essere denunciata all'Ufficio licenze, ma non viene iscritta nel Registro delle Imprese.
Rispetto alla sede principale questo tipo di filiale non gode di alcuna indipendenza. Per la filiale dipendente è richiesta solamente la denuncia all'Ufficio licenze comunale (denuncia d'inizio di attività).
4. Uffici di rappresentanza
Spesso soprattutto alle filiali costituite da società estere viene collegato il termine "Ufficio di rappresentanza" che, però, il diritto commerciale tedesco non annovera.
In Germania l'ufficio commercialmente attivo in quanto elemento integrante dell'organizzazione coincide con una filiale giuridicamente dipendente (come descritto sopra). Il Diritto commerciale ne prescrive la denuncia.
Un ufficio può anche essere gestito da un commerciante autonomo esterno, rispettivamente incaricato (ad esempio un rappresentante di commercio). In questo caso non esiste un'attività commerciale indipendente della società estera.
II. Panoramica delle formalità
1. Denuncia di inizio di attività
Ai sensi del Diritto commerciale tedesco tutte le attività commerciali di un'affiliata, una filiale indipendente o una filiale dipendente devono essere denunciate all'Ufficio licenze competente (a Francoforte sul Meno: Registro degli esercenti di attività commerciali "Gewerberegister" presso l'Ordnungsamt, Kleyerstraße 86, 60326 Francoforte sul Meno).
2. Iscrizione nel Registro delle Imprese
2.1. Affiliate
Le affiliate indipendenti devono essere iscritte nel Registro delle Imprese della Pretura locale competente (Amtsgericht). La domanda deve essere autenticata da un notaio.
2.2. Filiale indipendente
Oltre alla denuncia d'inizio d'attività, per la filiale indipendente è richiesta l'iscrizione nel Registro delle Imprese. Con l'iscrizione vengono assegnati alla filiale indipendente una sede, un numero di registro e un luogo di giurisdizione propri. La domanda di iscrizione, autenticata da un notaio, deve essere presentata per iscritto al Registro delle Imprese.
La filiale di un'impresa straniera viene iscritta nel Registro delle Imprese A o nel Registro delle Imprese B a seconda della forma giuridica a cui è paragonabile la società estera.
2.3. Filiale dipendente
Per le filiali dipendenti non è prevista l'iscrizione nel Registro delle Imprese; è sufficiente la denuncia d'inizio d'attività.
3. Autorizzazioni richieste
Per diverse attività commerciali è indispensabile ottenere in anticipo un'autorizzazione dall'autorità rispettivamente competente (esempi di attività commerciali per cui è richiesta un'autorizzazione).
Soprattutto per esercitare un'attività artigiana è necessario ottenere la rispettiva autorizzazione. L'attività artigiana deve essere iscritta all'Albo delle imprese artigiane della Camera dell'Artigianato regionale competente. Per poter essere iscritta all'Albo delle imprese artigiane deve essere gestita da un maestro artigiano. Solo in pochi casi eccezionali la legge prescinde dalla qualifica di maestro artigiano per questo tipo di imprese.
Per il resto esiste libertà di commercio. La maggior parte delle attività strettamente commerciali (commercio all'ingrosso e al dettaglio) non è regolamentata. In alcuni casi l'esercizio dell'attività commerciale è regolato da disposizioni specifiche.
III. Dati e documentazione
1. Denuncia di inizio di attività
Per la denuncia di inizio di attività è necessario presentare all'Ufficio licenze i seguenti documenti:
1.1. Documenti d'identità del richiedente:
- Dimostrazione dell'identità mediante carta d'identità o passaporto
- Eventualmente dimostrazione (scritta a mano e sottoscritta) della delega conferita a terzi (persona fisica o giuridica); per amministratori delegati, membri del Consiglio direttivo e procuratori: estratto del Registro delle Imprese
- Eventualmente autorizzazioni (ad es. tessera dell'artigiano, permesso di broker, ecc.)
- Il cittadino straniero deve presentare un permesso di soggiorno per lavoro autonomo rilasciato dall'Ufficio stranieri competente
1.2. Documentazioni relative all'impresa:
Un'impresa iscritta nel Registro delle Imprese deve dimostrare la sua iscrizione tramite un estratto del registro stesso.
Un'impresa iscritta in un Registro delle Imprese straniero deve presentare la rispettiva documentazione di iscrizione, corredata dalla traduzione tedesca; in linea di principio non è richiesta l'autentica.
Per l'impresa straniera sono necessari un procuratore e un indirizzo tedeschi. Il procuratore deve presentare la procura a suo nome (vedere sopra).
In caso di dubbi (se ad esempio l'indirizzo della persona che esegue l'iscrizione non è identico a quello dell'attività) è indispensabile dimostrare l'esistenza della filiale mediante contratto di affitto o conferma del locatore.
In casi motivati può essere necessario richiedere un certificato di buona condotta o le informazioni rilasciate dal Registro centrale del Commercio e dell'Industria.
2. Domanda di iscrizione al Registro delle Imprese
2.1. Iscrizione della filiale indipendente di una società di persone nazionale
L'iscrizione avviene presso il tribunale della filiale principale o della sede dell'impresa; le firme necessarie devono essere depositate presso il tribunale del registro della filiale indipendente. Per la filiale devono essere fornite le stesse informazioni necessarie per l'iscrizione della sede principale.
2.2. Iscrizione della filiale indipendente di una società di capitali nazionale
La filiale indipendente di una società di capitali nazionale viene iscritta dall'amministratore delegato/presidente del Consiglio direttivo presso il tribunale della sede principale.
Per la filiale devono essere fornite le stesse informazioni necessarie per la sede principale. Le firme necessarie devono essere depositate presso il tribunale della filiale. Inoltre è indispensabile accludere i seguenti documenti:
- il contratto di società
- per le società a responsabilità limitata (GmbH) l'elenco dei soci.
2.3. Iscrizione in Germania della filiale indipendente di una società con sede all'estero
La filiale viene iscritta dal direttore presso il tribunale del distretto in cui deve essere costituita.
Sono necessarie le seguenti informazioni:
Sulla società madre:
- Il registro in cui è iscritta l'impresa, se il diritto dello stato a cui è soggetta ne prevede l'iscrizione
- La forma giuridica dell'impresa
- Se la società non è regolamentata dal diritto di uno stato membro dell'Unione Europea o di un altro partner contrattuale dell'accordo sullo Spazio Economico Europeo, la legislazione dello stato a cui è soggetta l'impresa
- La ragione sociale e la sede della società
- L'oggetto dell'impresa
- La data di stipulazione del contratto di società
- Gli amministratori delegati e/o i membri del Consiglio direttivo e le loro facoltà
- L'importo del capitale sociale
- L'eventuale limitazione temporale della società
Sulla filiale indipendente:
- Indirizzo e oggetto della filiale
- Importo del capitale sociale
- Data di delibera di costituzione
- Amministratori delegati e/o membri del Consiglio direttivo con facoltà di rappresentanza in giudizio e in situazioni extragiudiziali della società nella filiale e portata del loro potere di rappresentanza
- Eventuale limitazione temporale della filiale
Allegati:
- Eventualmente dimostrazione della delega del potere di agire conferito a terzi (persona fisica o giuridica); per amministratori delegati, membri del Consiglio direttivo e procuratori.
- persone con la facoltà di rappresentare la società.
- estratto del Registro delle Imprese
- Documentazione dell'esistenza della società madre. Se per l'attività o per l'oggetto sociale il diritto tedesco prescrive un'autorizzazione, è necessario allegare il rispettivo permesso
- Copia ufficialmente autenticata del contratto di società con traduzione autenticata, se il contratto originale non è stato redatto in tedesco.
IV. Requisiti prescritti dal diritto straniero
Secondo la legge tedesca sul soggiorno degli stranieri la persona fisica straniera eventualmente chiamata a gestire l'affiliata, la filiale indipendente o la filiale dipendente deve possedere un permesso di soggiorno che lo intitoli a esercitare l'attività commerciale perseguita. Il possesso del permesso viene documentato da un rispettivo visto sul passaporto. Il permesso di soggiorno è indispensabile se la persona in questione intende soggiornare in Germania a lunga scadenza (soggiorno di un amministratore straniero). Se la gestione viene espletata dal consueto luogo di residenza estero mediante viaggi occasionali nella Repubblica Federale non è necessario alcun permesso di soggiorno e lavoro.
Ai cittadini dell'UE, ai cittadini di stati non appartenenti all'UE ma a un partner contrattuale dell'accordo sullo Spazio Economico Europeo e ai cittadini dei paesi con cui sono stati pattuiti accordi speciali (ad es. USA, Svizzera, Canada) non è richiesto adempiere tali requisiti.
V. Tassazione di una filiale dipendente o di una filiale indipendente straniera
I proventi generati da una filiale (ufficio, fabbrica, o simili) gestita in Germania da una società straniera vengono tassati in Germania. Le imposte da versare variano a seconda della forma giuridica della società. Le tasse imposte corrispondono alle tasse che deve versare una società tedesca con forma giuridica corrispondente.
Il profitto della filiale tassato in Germania è esentato dalla tassazione nell'altro stato o, se non è esentato, il tributo versato in Germania viene tenuto in considerazione. Per informazioni più dettagliate consultare la Convenzione volta ad evitare la doppia imposizione stipulata dalla Germania con il rispettivo stato.
In particolare le società devono versare l'imposta sul reddito delle persone fisiche o l'imposta sul reddito delle persone giuridiche, il contributo di solidarietà, la tassa applicata al salario o allo stipendio, la tassa commerciale e l'I.V.A.
Per maggiori informazioni consultare l'opuscolo della CCI su "Contabilità e tasse - Informazioni per aspiranti fondatori d'impresa".
Ansprechpartner
Christine Seitz
Recht und Steuern
