Aufbewahrungsfristen - IHK Frankfurt am Main

Verlängerung der steuerlichen und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege

1999 hat der Gesetzgeber gegen den massiven Widerstand der IHK-Organisation die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von sechs auf zehn Jahre verlängert.

Buchungsbelege sind alle Unterlagen über die einzelnen Geschäftsvorfälle. Sie sind die Grundlage der Eintragungen in die Bücher und Aufzeichnungen. Soweit Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten bestehen, müssen die dazugehörigen Belege nunmehr 10 Jahre aufbewahrt werden.

Je nach Art des Geschäftsvorfalls sind davon vor allem folgende Belege betroffen:

Rechnungen bzw. Rechnungskopien, Lieferscheine, Auftragszettel, Lohn- und Gehaltslisten, Lohnabrechnungen, Vertragsurkunden, Zahlungsanweisungen, Quittungen, Kontoauszüge, Kassenberichte, Wechsel, Schecks, Buchungsanweisungen, Aufzeichnungen über Warenbestandsaufnahmen, Jahresabschlusslisten, Reisekostenabrechnungen, Bescheide über Steuern, Gebühren und Beiträge, Kommissionslisten, Konnossemente, Werkstattabrechnungen, Ursprungsbelege (Preislisten, Kontrollzettel), Saldenlisten oder –bestätigungen, Zinsrechnungen, Belastungs- und Gutschriftsnoten, Aktennotizen, Protokolle, Prüfungsberichte und Eigenbelege, selbst wenn diese nur als Unterlage für eine Stornobuchung dienen.

Außer den Buchungsbelegen sind v.a. auch folgende Unterlagen grundsätzlich 10 Jahre aufzubewahren:

Bücher und Aufzeichnungen,
Inventare,
Jahresabschlüsse,
Lageberichte,
die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.

Dagegen müssen die folgenden Unterlagen grundsätzlich nur 6 Jahre aufbewahrt werden:

empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Um Platz zu sparen, dürfen alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen - mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanz - auf Datenträgern gespeichert werden. Auch in diesem Fall muss sicher gestellt sein, dass die Daten tatsächlich zehn Jahre lesbar sind (für bestimmte Zolldokumente gelten Sonderregelungen).

Ein Verzeichnis zu den Aufbewahrungsfristen finden Sie hier.