Berechnungsbeispiel - IHK Frankfurt am Main

Auslandsreisekosten: Berechnungsbeispiel

Verpflegungsmehraufwendungen bei Auslandsreisen

Der Arbeitgeber kann dem Arbeitnehmer die aus Anlass einer Dienstreise ins Ausland entstandenen Verpflegungskosten durch die Gewährung länderweise unterschiedlicher Pauschbeträge lohnsteuerfrei ersetzen (Auslandstagegelder ab 01.01.2010).

Auch hier gelten dieselben Kriterien wie bei Inlandsreisen, d. h. es ist weder ein Einzelnachweis höherer Aufwendungen möglich, noch wird zwischen eintägigen und mehrtägigen Reisen oder Art der Auswärtstätigkeit differenziert.

Die Auslandstagegelder werden vom Bundesministerium der Finanzen im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder bekannt gemacht. Angesetzt wird hierbei der höchste Auslandstagegeldsatz nach dem Bundesreisekostengesetz mit folgenden Prozentsätzen:

1. Abwesenheit von 24 Stunden: 120 Prozent
2. Abwesenheit unter 24 Stunden, aber mindestens 14 Stunden: 80 Prozent
3. Abwesenheit unter 14 Stunden, aber mindestens 8 Stunden: 40 Prozent.

Für die in der Bekanntmachung nicht erfassten Staaten ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgebend; für die nicht erfassten Übersee- und Außengebiete eines Staates ist der für das Mutterland geltende Pauschbetrag maßgebend.

Zusätzlich ist Folgendes zu beachten:

Werden an einem Kalendertag Auswärtstätigkeiten im In- und Ausland durchgeführt, ist für diesen Tag das entsprechende Auslandstagegeld maßgebend, selbst dann, wenn die überwiegende Zeit im Inland verbracht wird.
Das Auslandstagegeld richtet sich nach dem Ort, den der Reisende vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht. Liegt bei Rückreisetagen vom Ausland ins Inland der vor 24 Uhr Ortszeit erreichte Ort im Inland, bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem letzten Tätigkeitsort im Ausland (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 S. 4 EStG).
Bei Flugreisen gilt ein Staat in dem Zeitpunkt als erreicht, in dem das Flugzeug dort landet; Zwischenlandungen bleiben unberücksichtigt; es sei denn, dass durch sie Übernachtungen notwendig werden. Bei Flugreisen, die sich über mehr als zwei Kalendertage erstrecken, ist für die Tage, die zwischen dem Tag des Abflugs und dem Tag der Landung liegen, das für Österreich geltende Tagegeld maßgebend.
Bei Schiffsreisen ist das für Luxemburg geltende Tagegeld und für die Tage der Einschiffung und der Ausschiffung das für den Hafenort geltende Tagegeld maßgebend.

1. Beispiel: Dreitägige Dienstreise nach Mailand (nach dem 1. Januar 2010)

Montag	Antritt der Reise um 13 Uhr in Frankfurt Ankunft am Zielort in Mailand um 22 Uhr
Dienstag	Aufenthalt in Mailand
Mittwoch	Rückreise über Österreich mit Ankunft in Frankfurt um 20 Uhr

Steuerfrei können folgende Pauschbeträge ersetzt werden:

Montag	Pauschbetrag für Mailand bei 8- bis 14-stündiger Abwesenheit 12,00 Euro
Dienstag	Pauschbetrag für Mailand bei 24-stündiger Abwesenheit 36,00 Euro
Mittwoch	Pauschbetrag für Mailand bei 14- bis 24-stündiger Abwesenheit, da Rückreise vom Ausland ins Inland und letzter Tätigkeitsort in Mailand 24,00 Euro

2. Beispiel:

Ein Arbeitnehmer unternimmt eine mehrtägige Auslandsdienstreise. Er beginnt die Reise am ersten Reisetag um 9 Uhr in Deutschland und erreicht den Zielort New York um 22 Uhr Ortszeit. Am zweiten Reisetag fliegt der Arbeitnehmer von New York nach Dallas, wobei Dallas vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird. Am dritten Reisetag erfolgt die Rückreise von Dallas nach New York und am vierten Reisetag fliegt der Arbeitnehmer zurück nach Deutschland. Die Dienstreise ist an diesem letzten Tag um 19 Uhr beendet.

Der Arbeitnehmer übernachtet...

vom ersten auf den zweiten Reisetag zum Preis von 195 EUR
(Hotelkosten ohne Frühstück) in New York
vom zweiten auf den dritten Reisetag zum Preis von 92 EUR
(Hotelkosten ohne Frühstück) in Dallas und
vom dritten auf den vierten Reisetag zum Preis von 195 EUR
(Hotelkosten ohne Frühstück) in New York.

Unter Berücksichtigung der Auslandsreisekosten, die ab dem 1. Januar 2010 zur Anwendung kommen, kann der Arbeitgeber die Verpflegungsmehraufwendungen des Arbeitnehmers mit folgenden pauschalen Auslandsgeldern lohnsteuerfrei erstatten:

1. Reisetag

Abwesenheitsdauer 9-24 Uhr = 15 Stunden

Tagegeldsatz 32,00 EUR (New York, anteilig)

Bei Reisen vom Inland in das Ausland ist der Tagegeldsatz für das vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichte Land bzw. die zuletzt erreichte gesondert in der Auslandsreisekostentabelle aufgeführte Stadt maßgebend.

2. Reisetag

Abwesenheitsdauer 0-24 Uhr = 24 Stunden

Tagegeldsatz 36,00 EUR (USA allgemein)

Bei Reisen innerhalb des Auslands ist der Tagegeldsatz für das vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichte Land bzw. die zuletzt erreichte gesondert in der Auslandsreisekostentabelle aufgeführte Stadt maßgebend.

3. Reisetag

Abwesenheitsdauer 0-24 Uhr = 24 Stunden

Tagegeldsatz 48,00 EUR (New York, 24 Std.)

siehe Begründung zum zweiten Reisetag.

4. Reisetag

Abwesenheitsdauer 0-19 Uhr = 19 Stunden

Tagegeldsatz 32,00 EUR (New York, anteilig)

Bei Rückreisen vom Ausland in das Inland richtet sich der Tagegeldsatz nach dem Land bzw. der gesondert aufgeführten Stadt, wo der Arbeitnehmer zuletzt im Ausland tätig war.

Übernachtungskosten bei Auslandsreisen

Die aus Anlass einer Dienstreise in das Ausland entstehenden Übernachtungskosten kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer steuerfrei ersetzen

in Höhe der nachgewiesenen Aufwendungen oder
ohne Einzelnachweis in Höhe eines Pauschbetrags, der länderweise unterschiedlich ist, soweit der Arbeitnehmer die Unterkunft nicht vom Arbeitgeber oder aufgrund seines Dienstverhältnisses von einem Dritten unentgeltlich oder verbilligt erhalten hat.

Bei Benutzung eines Schlafwagens oder einer Schiffskabine dürfen die Pauschbeträge nur dann steuerfrei erstattet werden, wenn die Übernachtung in einer anderen Unterkunft begonnen oder beendet worden ist. Die steuerfreie Erstattung des Pauschbetrags bei einer Übernachtung in einem Fahrzeug ist nicht zulässig.

Werden Übernachtungskosten aufgrund eines Einzelnachweises (Hotelrechnung) geltend gemacht, ist zu beachten, dass die in einer Hotelrechnung ausgewiesenen Kosten des Frühstücks nicht zu den Übernachtungskosten gehören.

Wird in der Hotelrechnung nur ein Gesamtpreis für Übernachtung und Frühstück ausgewiesen und lässt sich der Preis für das Frühstück nicht feststellen, so ist der Gesamtpreis zur Ermittlung der Übernachtungskosten um 20 Prozent des für den Unterkunftsort maßgebenden Pauschbetrages für Verpflegungsmehraufwendungen bei einer Auswärtstätigkeit mit einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden zu kürzen.

Beispiel: Übernachtung in Paris/Frankreich

Übernachtungspreis einschließlich Frühstück	100,00 Euro
./. 20 Prozent der Verpflegungspauschale bei 24-stündiger Abwesenheit (48 Euro):	9,60 Euro
Lohnsteuerfrei können ersetzt werden	90,40 Euro

Bitte beachten Sie aber: Erhält der Arbeitnehmer auf Veranlassung des Arbeitgebers von einem Dritten ein Frühstück unentgeltlich oder teilentgeltlich gestellt (z B. bei Zimmerreservierung durch den Arbeitgeber), so sind auch hier entsprechend bei den Inlandsreisen die Grundsätze zur unentgeltlichen Verpflegung anzuwenden.

Für das 2. Beispiel ergeben sich damit folgende Übernachtungskosten:

1. Reisetag

Übernachtungskosten lt. Einzelnachweis: 195,00 EUR

Übernachtungspauschale: 150,00 EUR (es gilt die Übernachtungspauschale von New York)

Anzusetzender Betrag: 195,00 EUR

Erstattbar sind entweder die tatsächlichen Übernachtungskosten oder die Auslandsübernachtungspauschale. Die Einzelaufwendungen liegen für diesen Reisetag über der Übernachtungspauschale, so dass die tatsächlichen Einzelkosten zum Ansatz kommen.

2. Reisetag

Übernachtungskosten lt. Einzelnachweis: 92,00 EUR

Übernachtungspauschale: 110,00 EUR (es gilt die Übernachtungspauschale der USA)

Es kann der Betrag von: 110,00 EUR angesetzt werden

Die Übernachtungspauschale liegt über den einzeln nachgewiesenen Übernachtungskosten. Die Übernachtungspauschale von 110 EUR kann vom Arbeitgeber daher übernommen werden.

3. Reisetag

Übernachtungskosten lt. Einzelnachweis: 195,00 EUR

Übernachtungspauschale: 150,00 EUR (es gilt die Übernachtungspauschale von New York)

Anzusetzender Betrag: 195,00 EUR

siehe Begründung zum 1. Reisetag.

Wichtig:

Aufgrund einer Änderung in den Lohnsteuer-Richtlinien kann seit 01.01.2001 innerhalb einer mehrtägigen Dienstreise sowohl nach Einzelübernachtungsbelegen als auch nach den Übernachtungspauschalen abgerechnet werden. Somit ist der Arbeitgeber insoweit nicht an eine durchgängige Erstattung nach Einzelbelegen gebunden.

Reisenebenkosten
Reisenebenkosten kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bis zur Höhe der tatsächlich entstandenen Aufwendungen lohnsteuerfrei ersetzen. Der Arbeitnehmer muss entsprechende Unterlagen vorlegen, die der Arbeitgeber als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren hat.

Zu den Reisenebenkosten zählen beispielsweise die Aufwendungen für Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck (einschl. Reisegepäckversicherung soweit diese sich auf Dienstreisen beschränkt), für Ferngespräche und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder dessen Geschäftspartner sowie für Straßenbenutzung und Parkplatz.

Ferner zählen Schadensersatzleistungen, die im Zusammenhang mit auf Dienstreisen erlittenen Verkehrsunfällen stehen sowie Unfallversicherungen, die ausschließlich Berufsunfälle außerhalb einer ortsgebundenen regelmäßigen Arbeitsstätte abdecken, zu den Reisenebenkosten. Auch hierzu zählt der Wertverlust aufgrund eines Schadens an mitgeführten Gegenständen, die der Arbeitnehmer auf seiner Reise verwenden musste, wenn der Schaden auf einer reisespezifischen Gefährdung beruht, nicht aber der Verlust einer Geldbörse.

Aufwendungen, die nicht so gut wie ausschließlich durch die berufliche Tätigkeit veranlasst sind, wie beispielsweise Bekleidungskosten, Aufwendungen für die Anschaffung von Koffern u. a. Reiseausrüstung können nicht als Reisenebenkosten steuerlich geltend gemacht werden.