Reisekosten: In- und Ausland

1. Inlandsreisekosten

Das steuerliche Reisekostenrecht ist seit 2008 neu geregelt.

 

Reisekosten von selbständigen Unternehmern und von Arbeitnehmern werden grundsätzlich gleich behandelt. Bei Unternehmern ist zu prüfen, in welchem Umfang die Reisekosten als Betriebsausgabe absetzbar sind. Bei Arbeitnehmern besteht ein Wahlrecht: entweder werden die Reisekosten vom Arbeitgeber lohnsteuerfrei erstattet (Regelfall) oder alternativ kann der Arbeitnehmer die Reisekosten i. d. R. als Werbungskosten im Rahmen seiner persönlichen Einkommensteuererklärung abziehen (Ausnahme: Übernachtungspauschalen). Bei beiden Varianten ist zu prüfen, in welchem Umfang die Reisekosten angesetzt werden können.

Hinweis: Die nachfolgenden Erläuterungen beziehen sich auf Ansatz von Reisekosten bei Arbeitnehmern, gelten aber für den Betriebsausgabenabzug von selbständigen Unternehmern entsprechend (Verweis in Abschn. R 4.12. Abs. 2 EStR).

Das neue Reisekostenrecht führt im Wesentlichen zu einer Vereinfachung: Bei der steuerlichen Behandlung von Reisekosten wird bis einschließlich 2007 zwischen Dienstreise, Fahrtätigkeit und Einsatzwechseltätigkeit differenziert. Ab 2008 wird diese Unterscheidung aufgegeben und unter dem neuen Begriff „beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit“ vereinheitlicht.

Hier einige wichtige Informationen in Kürze:

1.1. Verpflegungspauschalen

Verpflegungsmehraufwendungen bei Geschäfts- oder Dienstreisen werden nur mit Pauschbeträgen anerkannt; ein Vorsteuerabzug ist nicht zulässig. Für jeden Kalendertag, an dem eine Geschäfts- oder Dienstreise durchgeführt wird, gelten folgende Pauschbeträge:

Unentgeltliche Verpflegung: Erhält der Arbeitnehmer während seiner Auswärtstätigkeit unentgeltliche Mahlzeiten, so ist keine Kürzung der Pauschbeträge vorzunehmen. Allerdings ist zu beachten, wenn der Arbeitnehmer diese Mahlzeiten auf Veranlassung des Arbeitgebers von einem Dritten erhält, dass die Pauschbeträge um 2,93 € (Sachbezugswert für 2013) bei Mittag- oder Abendessen und um 1,60 € (Sachbezugswert für 2013) bei einem Frühstück gekürzt werden müssen.


1.2. Übernachtungskosten

Übernachtungskosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Steuerpflichtigen für die Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung entstehen. Sie sind grundsätzlich durch Einzelbelege nachzuweisen (Ansatz einer Pauschale i. H. v. 20 € nur möglich bei Arbeitgebererstattung, nicht bei Werbungskosten- oder Betriebsausgabenabzug). Der Beleg muss die Anschrift des Hotels, den Namen des Übernachtenden und die Tage enthalten, an denen übernachtet wurde.

Neue Frühstückregelung für berufliche Auswärtstätigkeit

Die Anwendung des ermäßigten Umsatzsteuersatzes auf Beherbergungsleistungen hat zu lohnsteuerlichen Praxisproblemen geführt. Das Bundesministerium der Finanzen bietet im BMF-Schreiben vom 05.03.2010 Lösungen an.

Es regelt sehr sachgerecht die Frage, unter welchen Voraussetzungen ein Frühstück im Rahmen einer Auswärtstätigkeit weiterhin mit 4,80 € (= 20 % der Tagesverpflegungspauschale von 24 €) bzw. 1,60 € bewertet werden kann.

Der Ansatz von 4,80 € setzt voraus, dass das Frühstück auf der Hotelrechnung nicht gesondert ausgewiesen ist. Eine Inklusivrechnung alter Art (Übernachtung mit Frühstück) ist aber ab dem 1. Januar 2010 nicht mehr möglich, da die Übernachtung nun dem ermäßigten Umsatzsteuersatz unterliegt. Hier erlaubt das BMF-Schreiben eine Zusammenfassung des Frühstücks mit anderen, dem normalen Umsatzsteuersatz unterliegenden Leistungen (z. B. Internet-Zugang) in einem "Business-Package" oder einer "Servicepauschale". In diesem Fall kann das Frühstück mit dem pauschalen Verkehrswert i. H. v. 20 % (= Inland: 4,80 €) der vollen Tagespauschale angesetzt werden.

Auch bisher war der Ansatz des Sachbezugwerts von 1,60 € für ein Frühstück möglich, wenn der Arbeitgeber vor Reisebeginn durch eine schriftliche Buchung das Frühstück bestellt hat.
 

Für das Vorliegen dieser durch die Firma veranlassten Mahlzeit legt die Finanzverwaltung nunmehr deutlich großzügigere Maßstäbe als zuvor an. Erforderlich ist dafür, dass die Kosten der Übernachtung mit Frühstück vom Arbeitgeber ersetzt werden, die Rechnung auf den Namen des Arbeitgebers ausgestellt ist und der Arbeitgeber oder eine andere durch den Arbeitgeber dienstrechtlich befugte Person (das kann jetzt auch der Arbeitnehmer selbst sein) die Übernachtung mit Frühstück bucht und eine schriftliche Buchungsbestätigung des Hotels vorliegt. Sind diese Voraussetzungen erfüllt, kommt es lohnsteuerrechtlich nicht darauf an, wie die einzelnen Kosten in der Hotelrechnung ausgewiesen sind (z.B. ob das Frühstück separat oder in einem Business-Package aufgeführt ist).

Dem Sinn und Zweck der Regelung nach gilt diese auch für Mittag- und Abendessen.

1.3. Kilometerpauschalen

Nutzt der Arbeitnehmer bei Dienstreisen sein eigenes Fahrzeug, gelten folgende pauschale Kilometersätze, aus denen kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann:

Mitnahme-Pauschale: Für die Mitnahme von an der Dienstreise teilnehmenden Arbeitnehmern erhöht sich der Kilometersatz von 0,30 EUR um jeweils 0,02 EUR und der Kilometersatz von 0,13 EUR um 0,01 EUR.

2. Auslandsreisekosten

Bei Geschäftsreisen und Dienstreisen von Arbeitnehmern in das Ausland werden Verpflegungsmehraufwendungen nur mit pauschalen Auslandstagegeldern berücksichtigt. Übernachtungskosten werden in der nachgewiesenen Höhe anerkannt (Ansatz von Pauschbeträgen nur möglich bei Arbeitgebererstattung, nicht bei Werbungskosten- oder Betriebsausgabenabzug).

Bei Reisen vom Inland in das Ausland bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem Ort, den der Steuerpflichtige vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat. Für eintägige Reisen ins Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland in das Inland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend.

Pauschbeträge ab 1.1.2013 - (Änderungen sind fett gedruckt): Übersicht