Checkliste für umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen

Lieferungen von Deutschland in andere EU-Mitgliedstaaten sind unter bestimmten Voraussetzungen von der Umsatzsteuer befreit. Damit dem Lieferanten diese Umsatzsteuerbefreiung gewährt wird, sollte er v.a. folgende Punkte beachten:

Prüfen, ob die Lieferung in Deutschland umsatzsteuerbar ist
Prüfen, ob Voraussetzungen für eine umsatzsteuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung vorliegen
Beleg- und buchmäßige Nachweispflichten beachten
Anforderungen an die Ausgangsrechnung beachten
Ausländische Währung umrechnen
Erklärungs- und Meldepflichten beachten
Vorsteuerabzug geltend machen

Bevor die genannten Punkte erläutert werden, folgender Hinweis:

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat mit Schreiben vom 5. Mai 2010 zu den strengen Regelungen über die Steuerbefreiung von innergemeinschaftlichen Lieferungen Stellung genommen (das Schreiben ersetzt das BMF-Schreiben vom 9.1.2009). Insbesondere werden die Voraussetzungen für das Vorliegen einer innergemeinschaftlichen Lieferung, die beleg- und buchmäßigen Pflichten zum Nachweis dieser Voraussetzungen sowie die Gewährung von Vertrauensschutz erläutert. Diese Erläuterungen sollten unbedingt beachtet werden. Mögliche Fehler können noch Jahre später zu Umsatzsteuernachzahlungen führen.

BMF-Schreiben Innergemeinschaftliche Lieferungen vom 5.5.2010

1. Prüfen, ob die Lieferung in Deutschland umsatzsteuerbar ist

Wenn NEIN:

prüfen, ob die Lieferung im Bestimmungsland umsatzsteuerbar und ggf. umsatzsteuerpflichtig ist.

Wenn JA, d.h., die Lieferung ist in Deutschland umsatzsteuerbar, folgende Punkte beachten:

2. Prüfen, ob Voraussetzungen für eine umsatzsteuerfreie innergemein-schaftliche Lieferung vorliegen

Damit eine Lieferung von Deutschland in einen anderen EU-Mitgliedstaat im Inland (Deutschland) von der Umsatzsteuer befreit ist, müssen die folgenden vier Voraussetzungen erfüllt sein (§ 4 Nr. 1 Buchstabe b i.V.m. § 6 a Umsatzsteuergesetz - UStG):

Die gelieferte Ware ist in einen anderen EU-Mitgliedstaat gelangt.
Der Kunde ist ein Unternehmer (die Unternehmereigenschaft des Kunden wird durch dessen ausländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer - USt-IdNr. - dokumentiert. Der Lieferant sollte sich die Gültigkeit der USt-IdNr. sowie Name und Anschrift der Person, der die USt-IdNr. von einem anderen Mitgliedstaat erteilt wurde, vom Bundeszentralamt für Steuern bestätigen lassen.
Das Bestätigungsverfahren ist beim Bundeszentralamt für Steuern online möglich.
Der Kunde hat die gelieferte Ware für sein Unternehmen erworben (bestellt ein Unternehmer mit einer ausländischen USt-IdNr., so signalisiert er, dass er die Ware für sein Unternehmen erwerben will; dies gilt auch für Handelsware).
Der Erwerb der Ware unterliegt beim Kunden in einem anderen EU-Mitgliedstaat den Vorschriften der Umsatzbesteuerung, d.h., der Kunde ist verpflichtet, in einem anderen EU-Mitgliedstaat die Erwerbsbesteuerung durchzuführen (diese Verpflichtung wird durch die ausländische USt-IdNr. des Kunden dokumentiert).

Nur wenn alle vier Voraussetzungen gleichzeitig erfüllt sind und der Lieferant das Vorliegen dieser Voraussetzungen nachweisen kann (vgl. 3.), liegt eine innergemeinschaftliche Lieferung vor, die in Deutschland umsatzsteuerfrei ist (in diesem Fall muss der Lieferant die folgenden Punkte 3 bis 7 beachten). Der Lieferant stellt eine Rechnung ohne Umsatzsteuer aus. Dies gilt auch in den Fällen, in denen die gelieferte Ware nicht direkt in einen anderen EU-Mitgliedstaat gelangt, sondern vor dem Transport dorthin durch einen oder mehrere Beauftragte des Kunden bearbeitet oder verarbeitet worden ist.

Erbringt der Lieferant in Verbindung mit der umsatzsteuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung handelsübliche Nebenleistungen (z.B. Verpackung, Transport und/oder Versicherung der Ware), so sind diese Nebenleistungen ebenfalls umsatzsteuerfrei. In diesem Fall gilt der Grundsatz „Nebenleistungen teilen umsatzsteuerrechtlich das Schicksal der Hauptleistung“ (vgl. Abschnitt 3.10 Abs. 5 Umsatzsteuer-Anwendungserlass - UStAE).

Hinweis:

In folgenden Fällen muss der Lieferant Sonderregelungen beachten:

auch Lieferungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, aber eine ausländische USt-IdNr. haben (solche juristischen Personen können z. B. Vereine oder staatliche Institutionen wie Gemeinden oder öffentliche Bibliotheken in einem anderen EU-Mitgliedstaat sein), sind umsatzsteuerfrei, wenn die Ware in einen anderen EU-Mitgliedstaat gelangt (in diesem Fall muss der Lieferant ebenfalls die folgenden Punkte 3 bis 7 beachten);

bei der Lieferung neuer Fahrzeuge an Privatpersonen (Kunden ohne USt-IdNr.);

bei einer Werklieferung in einem anderen EU-Mitgliedstaat. Eine Werklieferung (Montagelieferung, Anlagenerrichtung oder Bauausführung) liegt z.B. vor, wenn ein deutscher Unternehmer eine Maschine oder Produktionsanlage liefert, die er erstmals beim Kunden in einem anderen EU-Mitgliedstaat montiert bzw. montieren lässt. Eine Werklieferung liegt auch vor, wenn der Unternehmer eine einzelne Maschine liefert, die er in einem anderen EU-Mitgliedstaat fundamentiert oder funktionsfähig macht, indem er sie in einen Satz bereits vorhandener Maschinen einfügt und hinsichtlich ihrer Arbeitsgänge auf diese Maschinen abstimmt. Um eine Werklieferung handelt es sich auch, wenn ein Unternehmer ein Gebäude erstellt und die dabei benötigten Baumaterialien zumindest zum Teil selbst beschafft. Solche Werklieferungen unterliegen den umsatzsteuerlichen Vorschriften des EU-Mitgliedstaates, in dem die Montage bzw. Bauarbeiten ausgeführt werden (Informationen hierüber können bei der jeweiligen deutschen Auslandshandelskammer eingeholt werden).

3. Beleg- und buchmäßige Nachweispflichten beachten

Achtung! Wichtiger Hinweis:
Der Bundesrat hat am 25. November 2011 eine Neufassung der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung verabschiedet. Hierdurch wurden die Nachweise für die Steuerbefreiung innergemeinschaftlicher Lieferungen mit Wirkung vom 1. Januar 2012 neu geregelt.

Die Änderungen sind in diesem Informationsblatt noch nicht eingearbeitet. (siehe aber Merkblatt "Änderung der umsatzsteuerlichen Nachweispflichten").

Nach einem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 6. Februar 2012 kann der bisherige beleg- und buchmäßige Nachweis der Voraussetzungen der Steuerbefreiung aber noch für bis zum 30. Juni 2012 ausgeführte innergemeinschaftliche Lieferungen angewendet werden. Diese Frist ist mit BMF-Schreiben vom 01.06.2012 erneut verlängert worden: Bis zum Inkrafttreten einer erneuten Änderung des § 17a UStDV kann der Nachweis der Steuerbefreiung noch auf der Grundlage der bis 31.12.2011 geltenden Rechtslage geführt werden. Ein Enddatum wurde nicht genannt.

3.1 Belegmäßiger Nachweis bei innergemeinschaftlichen Lieferungen

Der Lieferant ist verpflichtet, durch Belege eindeutig und leicht nachprüfbar nachzuweisen, dass die gelieferte Ware tatsächlich in einen anderen EU-Mitgliedstaat gelangt ist (§ 17 a Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung - UStDV).

3.1.1 Versendungsfall

Im Versendungsfall transportiert ein vom Lieferanten oder vom Kunden beauftragter selbstständiger Dritter (z.B. Spediteur, Frachtführer, Verfrachter, Fuhrunternehmer, Kurierdienst bzw. Post oder Bahn) die Ware von Deutschland aus in einen anderen EU-Mitgliedstaat. In diesem Fall soll der Lieferant den belegmäßigen Nachweis hierüber wie folgt führen (§ 17 a Abs. 4 i.V. m. § 10 Abs. 1 UStDV):

1. Durch das Doppel der Rechnung und
2.1 durch einen Versendungsbeleg, insbesondere durch Eisenbahnfrachtbrief, Luftfrachtbrief, Posteinlieferungsbescheinigung, das zur Auftragserteilung an einen Kurierdienst gefertigte Dokument oder durch Konnossement, Ladeschein, Rollfuhrschein sowie deren Doppelstücke, wenn sich aus ihnen die grenzüberschreitende Warenbewegung ergibt, oder, wenn ein solcher Versendungsbeleg nicht vorliegt,
2.2 durch einen sonstigen handelsüblichen Beleg, insbesondere durch eine Bescheinigung des beauftragten Spediteurs („weiße Spediteursbescheinigung").

3.1.2 Beförderungsfall

Im Beförderungsfall transportiert der Lieferant oder der Kunde die gelieferte Ware mit eigenem Fahrzeug von Deutschland aus in einen anderen EU-Mitgliedstaat. In diesem Fall soll der Lieferant den belegmäßigen Nachweis hierüber wie folgt führen (§ 17 a Abs. 2 UStDV):

1. Durch das Doppel der Rechnung,
2. durch einen handelsüblichen Beleg, aus dem sich der Bestimmungsort ergibt, insbesondere Lieferschein, und
3. durch eine Empfangsbestätigung des Kunden oder seines unselbstständigen Beauftragten (hierzu sollte der Kunde bzw. sein unselbstständiger Beauftragter den Empfang der Ware im anderen EU-Mitgliedstaat auf den Übergabedokumenten mittels Unterschrift bestätigen oder - wenn er bzw. sein Beauftragter, z.B. des LKW-Fahrers des Kunden, die Ware in Deutschland selbst abholt - die Empfangsbestätigung auf dem Lieferschein vornehmen).

Der folgende vierte Nachweis ist nur in den Fällen erforderlich, in denen der Kunde die Ware mit eigenem Fahrzeug in Deutschland abholt und in einen anderen EU-Mitgliedstaat transportiert. In diesen Fällen soll der Lieferant den Nachweis zusätzlich führen

4. durch eine schriftliche Versicherung des Kunden oder dessen unselbstständigen Beauftragten, (z.B. des LKW-Fahrers des Kunden) die Ware in einen anderen EU-Mitgliedstaat zu befördern.

3.1.3 Bearbeitungs- und Verarbeitungsfälle

In den Fällen, in denen die gelieferte Ware vor dem Transport in einen anderen EU-Mitgliedstaat von einem oder mehreren Beauftragten des Kunden bearbeitet oder verarbeitet worden ist, soll der Lieferant der Ware dies durch Belege eindeutig und leicht nachprüfbar nachweisen (vgl. § 17 b UStDV i.V.m. §§ 17 a und 11 UStDV sowie Abschnitt 134 UStR).

3.2 Buchmäßiger Nachweis bei innergemeinschaftlichen Lieferungen

Außerdem muss der Lieferant die Voraussetzungen für die Umsatzsteuerbefreiung einer innergemeinschaftlichen Lieferung buchmäßig nachweisen (u.a. durch Aufzeichnung der ausländischen USt-IdNr. des Kunden und durch Aufzeichnung des Gewerbezweigs oder Berufs des Kunden; § 17c UStDV). Für jeden Kunden sollte der Lieferant eine qualifizierte Bestätigung über die Gültigkeit von dessen USt-IdNr. beim Bundeszentralamt für Steuern einholen. Die einzelnen Voraussetzungen müssen für jede innergemeinschaftliche Lieferung eindeutig und leicht nachprüfbar aus der Buchführung zu ersehen sein (vgl. § 17 c UStDV).

4. Anforderungen an die Ausgangsrechnung beachten

Die Rechnung über eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung wird ohne Umsatzsteuer ausgestellt. Neben den Pflichtangaben muss die Rechnung folgende zusätzliche Angaben enthalten (§ 14 a UStG):

Die deutsche USt-IdNr. des Lieferanten (Rechnungsaussteller),
die ausländische USt-IdNr. des Kunden (Rechnungsempfänger),
einen Hinweis auf die Steuerfreiheit der Lieferung (z.B. "innergemeinschaftliche Lieferung").

5. Ausländische Währung umrechnen

Rechnet der Lieferant in einer ausländischen Währung ab, so muss er für umsatzsteuerliche Zwecke den Rechnungsbetrag in Euro umrechnen. Umrechnungen können entweder nach den amtlichen Briefkursen, die das Bundesfinanzministerium als Durchschnittskurse monatlich bekannt gibt, erfolgen oder - mit Genehmigung des Finanzamtes - nach den Tageskursen, die durch Bankmitteilung oder Kurszettel nachzuweisen sind (§ 16 Abs. 6 UStG i.V.m. Abschnitt 222 UStR).

6. Erklärungs- und Meldepflichten beachten

Der Lieferant muss die Bemessungsgrundlagen, d.h., den Gesamtbetrag der Entgelte für seine umsatzsteuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen jeweils in der Umsatzsteuer-Voranmeldung und der Umsatzsteuererklärung gesondert angeben (§18 b UStG). Des Weiteren muss er diese Entgelte - separat für jeden Kunden - vierteljährlich in der Zusammenfassenden Meldung (ZM) dem Bundeszentralamt für Steuern auf elektronischem Weg übermitteln (§ 18 a UStG). Überschreiten seine Lieferungen in andere EU-Staaten 500.000 Euro im Vorjahr, muss er diese im Rahmen der Intrahandelsstatistik dem Statistischen Bundesamt in Wiesbaden mitteilen (unter Anhang 3 der Anleitung zum Ausfüllen des Intrastat-Vordruck N-Versendung). Wird die vorgenannte Wertgrenze erst im laufenden Kalenderjahr überschritten, so beginnt die Meldepflicht mit dem Monat, in dem die Schwelle überschritten wurde, d.h. für diesen Monat ist die erste statistische Meldung abzugeben.

(Anmerkung: Meldeschwelle für Intrahandelsstatistik lag bis zum 31.12.2011 bei 400.000 Euro. Erhöhung auf 500.000 Euro seit dem 01.01.2012)

7. Vorsteuerabzug geltend machen

Der Lieferant darf die deutschen Umsatzsteuerbeträge, die ihm im Zusammenhang mit einer steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung berechnet werden (z.B. die Umsatzsteuer, die ihm der Vorlieferant der umsatzsteuerfrei in einen anderen EU-Mitgliedstaat weitergelieferten Ware berechnet, die Umsatzsteuer für Transportkosten u.ä.), als Vorsteuer abziehen. Die Steuerbefreiung von innergemeinschaftlichen Lieferungen schließt nämlich den Vorsteuerabzug nicht aus (§ 15 Abs. 3 Nr. 1 Buchstabe a UStG).

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