Privatnutzung von Telefon, PC und Internet am Arbeitsplatz

Seit dem 01.01.2000 ist die unentgeltliche private Nutzung von arbeitgebereigenen PCs und Telekommunikationsgeräten durch die Arbeitnehmer gem. § 3 Nr. 45 Einkommensteuergesetz ausdrücklich von der Lohnsteuer befreit. Die gesetzgeberische Maßnahme sollte den Umgang mit den neuen Medien fördern und vor allem den unverhältnismäßig hohen Erfassungsaufwand auf Arbeitgeberseite verhindern. Zur umsatzsteuerlichen Behandlung gab es bislang Verunsicherung.

Entgeltliche Nutzung unterliegt der Umsatzsteuer

Unumstritten unterliegt die entgeltliche Nutzung der betrieblichen Einrichtungen durch den Arbeitnehmer der Umsatzsteuer. Mindestbemessungsgrundlage sind die dem Arbeitgeber entstandenen Kosten, auch wenn das Entgelt des Arbeitnehmers die Kosten unterschreitet (§ 10 Abs. 5 Nr. 2 Umsatzsteuergesetz).

Unentgeltliche Nutzung unterliegt nicht der Umsatzsteuer

Zweifel bestanden bisher bei der unentgeltlichen Nutzung durch den Arbeitnehmer, weil hier grundsätzlich der Tatbestand einer unentgeltlichen Wertabgabe (§ 3 Abs. 9 a Satz 1 Nr. 2 Umsatzsteuergesetz) unterstellt werden könnte. Diese Zweifel hat das Bundesfinanzministerium jetzt in Übereinstimmung mit den Ländern ausgeräumt. In einem Schreiben vom 11. April 2001 an die Wirtschaftsverbände wurde klargestellt, dass in den genannten Fällen Abschnitt 12 Absatz 4 Umsatzsteuer-Richtlinien anzuwenden sei. Erlaube der Arbeitgeber im Rahmen der ihm obliegenden Gestaltung der Dienstausübung die Nutzung auch für den privaten Bedarf der Arbeitnehmer, so sei diese Maßnahme von den angestrebten betrieblichen Zwecken überlagert und damit nicht umsatzsteuerbar. Spricht der Arbeitgeber dagegen ein Verbot der Privatnutzung aus und verstößt der Arbeitnehmer dagegen, fehle es an einem willentlichen Leistungsaustausch, der der Umsatzsteuer unterliegen könne. Ggf. kämen hier zivilrechtliche bzw. arbeitsrechtliche Konsequenzen zum Tragen.

Fazit:
Gestattet der Arbeitgeber den Arbeitnehmern die unentgeltliche Privatnutzung der PCs, des Internet und der Telekommunikationseinrichtungen, fällt keine Umsatzsteuer an. Wendet der Arbeitnehmer ein Entgelt für die Privatnutzung auf, ist mindestens in Höhe der dem Arbeitgeber entstandenen Kosten ein steuerbarer Umsatz anzunehmen