ELENA - IHK Frankfurt am Main

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	Aktueller Hinweis:



	ELENA-Verfahren endgültig eingestellt Am 29.09.2011 hat der Bundestag die Einstellung des ELENA-Verfahrens beschlossen. Als Grund wurde angeführt, dass die notwendige, qualifizierte elektronische Signatur nicht rechtzeitig flächendeckend zur Verfügung stehe. Am 03.12.2011 ist das entsprechende Gesetz zur Einstellung des ELENA-Verfahrens in Kraft getreten. Arbeitgeber müssen seitdem keine Entgeltdaten mehr an die Zentrale Speicherstelle übermitteln. Gespeicherte Daten werden umgehend gelöscht.

Das ELENA-Verfahren

Am 2. April 2009 ist das Gesetz über den Elektronischen Entgeltnachweis (ELENA) in Kraft getreten. Ziel des Gesetzes ist es, die Pflicht der Arbeitgeber zur Ausstellung von Bescheinigungen in Papierform abzulösen und durch ein elektronisches Verfahren zu ersetzen. Jährlich stellen in Deutschland fast drei Millionen Arbeitgeber etwa 60 Millionen Bescheinigungen aus. Diese werden von den Beschäftigten zur Beantragung von Sozialleistungen benötigt.

Am 1. Januar 2010 hat der Einstieg in den elektronischen Entgeltnachweis mit der Verpflichtung der Arbeitgeber zur Datenübermittlung an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) begonnen. Ab dem 1. Januar 2012 können die leistungsgewährenden Behörden dann die übermittelten Daten direkt bei der ZSS abrufen. Damit sollen Anträge auf Sozialleistungen künftig wesentlich vereinfacht und beschleunigt werden. Arbeitgeber müssen für die gesetzlich vorgesehenen Bescheinigungsarten ab 2012 keine Bescheinigungen mehr ausstellen und archivieren. Der Nationale Normenkontrollrat schätzt die Einsparungen für Arbeitgeber auf rund 85 Millionen Euro jährlich.

In das ELENA-Verfahren einbezogen sind zunächst Bescheinigungen aus dem Bereich Arbeitslosengeld, Erziehungsgeld und Wohngeld. Ab 2015 sollen auch alle weiteren Auskünfte, Bescheinigungen und Nachweise nach dem Sozialgesetzbuch hinzukommen.

Wie funktioniert das ELENA-Verfahren?

Arbeitgeber müssen monatlich einen gesetzlich festgelegten Datensatz an die ZSS übermitteln. Diese ist bei der Datenstelle der Träger der Rentenversicherung in Würzburg eingerichtet. Ausgenommen von der Meldepflicht sind geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten. Für jeden Arbeitnehmer wird eine standardisierte Datei erstellt. Die Übermittlung erfolgt verschlüsselt entsprechend dem Verfahren zur Übermittlung von Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweisen an Krankenkassen (DEÜV). Die ZSS empfängt die Daten und speichert sie verschlüsselt unter einem Pseudonym ab. Anschließend sendet sie dem Arbeitgeber eine Protokollmeldung, welche dieser elektronisch archiviert.

Allerdings erst ab Januar 2012 können dann die Behörden die Daten mit Zustimmung der Antragsteller zur Berechnung entsprechender Sozialleistungen von der ZSS abrufen. So braucht beispielsweise der Antragsteller von Arbeitslosengeld seinen ehemaligen Arbeitgeber keine Arbeitsbescheinigung mehr ausstellen zu lassen. Stattdessen wendet sich die Agentur für Arbeit direkt an die ZSS, um die erforderlichen Daten abzufragen. Zur Freigabe der Daten wird eine personenbezogene Signaturkarte mit qualifiziertem elektronischen Zertifikat benötigt. Nur wenn der Antragsteller seine Daten mittels qualifizierter elektronischer Signatur freigibt, können diese entschlüsselt und von den Behörden abgerufen werden.

Die Signatur wird durch Einstecken der Signaturkarte in ein entsprechendes Lesegerät und der Eingabe einer mindestens sechsstelligen PIN ausgelöst. Genutzt werden kann jede Karte, auf die eine qualifizierte Signatur aufgebracht werden kann. Dies sind zum Beispiel der elektronische Personalausweis, die EC-Karte sowie die Gesundheitskarte. Im ELENA-Verfahren gelangen keine inhaltlichen Informationen auf die Karte. Andere Daten, die auf der Karte gespeichert sind, werden nicht gelesen.

Für das ELENA-Verfahren gelten die Bestimmungen zum Sozialdatenschutz des Zehnten Buches des Sozialgesetzbuches sowie weitere gesetzliche Vorschriften zum Datenschutz. Die gespeicherten Daten müssen nach spätestens fünf Jahren gelöscht werden.

Für welche Personengruppen sind Meldungen abzugeben?

Meldepflichtig sind alle Arbeitnehmer, für die der Arbeitgeber Beiträge zu einem Zweig der Sozialversicherung abführt, auch geringfügig Beschäftigte (Personengruppen 101 bis 190 nach DEÜV).

Nähere Informationen zu den einzelnen Personengruppen

Welche Daten müssen übermittelt werden?

Im Gesetz werden insbesondere genannt

Versicherungsnummer oder Verfahrensnummer, Familienname, Vorname, Geburtsdatum und Anschrift des Beschäftigten,
erfasstes Einkommen in Euro, Beginn und Ende des Zeitraums, für den das erfasste Einkommen erzielt worden ist, Art des Einkommens, Beitragsgruppe, laufende Nummer der Meldung,
Name und Anschrift des Arbeitgebers sowie die Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebs.

>> Einzelheiten zu Form, Inhalt und Verfahren der Datenübermittlung im ELENA-Verfahren sind in der ELENA-Datensatzverordnung geregelt.

Wie kann ein Arbeitgeber Meldungen für das ELENA-Verfahren abgeben?

Übermittelt werden können die Daten mit einem systemuntersuchten Entgeltabrechnungsprogramm bzw. einer systemuntersuchten Ausfüllhilfe, über den Steuerberater oder ein Dienstleistungsunternehmen für Personalabrechnungen. Für die Entgeltabrechnungsprogramme und die Ausfüllhilfen wird ein Zusatzmodul angeboten.

Hinweispflicht des Arbeitgebers

Der Arbeitgeber hat seine Beschäftigten auf der Entgeltbescheinigung darauf hinzuweisen, dass Daten an die Zentrale Speicherstelle übermittelt wurden und dass ein Auskunftsrecht gegenüber der ZSS über die zu ihrer Person gespeicherten Daten besteht.

Hierzu eine Formulierungshilfe:

„Seit dem 1.1.2010 sind Arbeitgeber in Deutschland gesetzlich verpflichtet, monatlich die in der Entgeltabrechnung enthaltenen Daten im Rahmen des sog. ELENA-Verfahrens an die Zentrale Speicherstelle (ZSS) zu übermitteln. Beschäftigte haben gegenüber der ZSS ein Auskunftsrecht über die dort zu ihrer Person gespeicherten Daten.“

Weitere Informationen:

www.das-elena-verfahren.de