Wenn der Erfolg ausbleibt
Einführung einer standardisierten Projektmanagement-Methode als Krisenprävention

Spätestens seit der Ankündigung von Basel II – für internationale Unternehmen zusätzlich Sarbanes-Oxley – muss der Fokus zunehmend auch auf ein professionelles Risikomanagement gelegt werden. Unternehmer müssen nachweisen, dass Wertschöpfung und Werthaltigkeit des Unternehmens und seiner Produkte durch die Einführung moderner Management-Methoden und Prozesse auf die Zukunft ausgerichtet sind. Hierzu ist ein professionelles Projektmanagement unerlässlich.

Untersuchungen zum Projekterfolg bei Unternehmen (1) dokumentieren, dass immer noch mehr als die Hälfte aller Projekte scheitern. Überschreitungen des Zeit- und / oder Budgetrahmens führen dazu, dass Produkte nicht in time to market geliefert werden und der Budgetrahmen überschritten wird. Verluste aus abgebrochenen oder nicht termingerecht abgeschlossenen Projekten werden auf über 40 Milliarden Euro geschätzt. Unprofessionelles Projektmanagement, das sich anfänglich schleichend in verzögerten Auslieferungen äußert, kann letztlich zur Unternehmenskrise führen.

Ein erfolgreiches Unternehmen muss in der Lage sein, Projekte professionell durchzuführen, um neue Produkte und Dienstleistungen in hoher Qualität termingerecht einführen zu können. Durch das Implementieren und das konsequente Einhalten eines modernen Projektmanagement-Standards kann Fehlentwicklungen rechtzeitig gegengesteuert werden. Eine erfolgreiche Einführung eines solchen Standards verlangt jedoch die unbedingte Akzeptanz, Förderung und Unterstützung durch die Geschäftsführung. Um diesen Prozess professionell durchzuführen und die strategische Ausrichtung des Unternehmens effizient und effektiv zu gestalten, können Beratungsunternehmen eingeschaltet werden, deren Kernkompetenz im Bereich Projektmanagement liegt. Gegenüber allen Beteiligten und Betroffenen müssen Geschäftsleitung und Berater von Anfang an offen die Auswirkungen, Chancen und Risiken kommunizieren, um eine möglichst breite Unterstützung bei einer Umsetzung der geplanten Maßnahmen zu bekommen.

Je früher die Verantwortlichen in Unternehmen die Anzeichen erkennen, die zu einer Unternehmenskrise führen können, umso eher kann strategisch eingegriffen und gegengesteuert werden. Die Verankerung von standardisierten Projektmanagement-Methoden in die Unternehmensrichtlinien beziehungsweise Corporate Governance demonstriert dabei deren strategische Bedeutung und zwingt zur Einhaltung der festgeschriebenen Anforderungen und Prozesse im Unternehmen. Eine klare Kommunikation der strategischen Ausrichtung des Unternehmens ist Voraussetzung für erfolgreiche Investor Relations und wirkt sich wiederum positiv auf die Entwicklung des Aktienkurses aus.

Hierzu ein Beispiel: Unternehmen A hat innerhalb der vergangenen zehn Jahre durch passende Zukäufe expandiert und konnte dank der guten wirtschaftlichen Entwicklung mehrere Jahre positive Kursgewinne verzeichnen. Im letzten Quartal 2005 stagniert jedoch der Aktienkurs. Ein Beratungsunternehmen mit Kernkompetenz im Bereich Einführung einer Projektmanagement-Kultur wird hinzugezogen. Die Analyse ergibt, dass die Zeitspanne der Entwicklung neuer innovativer Produkte im Vergleich zum Wettbewerb zu lang ist, auch Entwicklungs- und Lieferzeiten werden nicht eingehalten. Ein Benchmarking weist gestiegene Wettbewerbsintensität nach. Es droht die Gefahr, Marktanteile an Mitbewerber und damit die Marktführerschaft und den Ruf als innovatives Unternehmen zu verlieren.

Als dringendste und erste Maßnahme wird entschieden, eine anerkannte, standardisierte Projektmanagement-Methode einzuführen und zunächst im Bereich Forschung & Entwicklung zu realisieren. Nach anfänglichen Widerständen unterstützt das gesamte Management die Maßnahme durch konsequente Einführung professioneller Projektmanagement-Prozesse und -Richtlinien. Deren Ziel ist es, die Produktentwicklungszeiten zu straffen. An zwei Pilotprojekten in jeweils zwei Niederlassungen sollen die Maßnahmen zuerst durchgeführt werden, um dann später im gesamten Unternehmen implementiert zu werden. Das Management und alle Projektbeteiligten werden entsprechend qualifiziert. Um die Implementierung zu beschleunigen sowie Erfolg und Nachhaltigkeit zu sichern, stellt das Beratungsunternehmen den Projektleitern zusätzlich Projektmanagement-Experten zur Seite.

Der sichtbare Erfolg bestätigt die eingeschlagene Richtung. Eine deutliche Verkürzung der Entwicklungszeit der ersten beiden Produkte rechtfertigt die weitere Einführung und konsequente Umsetzung der neuen Projektmanagement-Methode. Die Ergebnisse werden im Rahmen der strategischen Ausrichtung sowohl intern als auch extern kommuniziert. Die Analysten honorieren schließlich den Erfolg: Zum ersten Mal seit acht Monaten ist der Aktienkurs des Unternehmens wieder kontinuierlich angestiegen.

Je größer ein Unternehmen ist und je komplexer die Projekte sind, umso mehr lohnen sich das Einführen eines standardisierten Projektmanagements und das Hinzuziehen einer professionellen Beratung. Das Beratungsunternehmen sollte

>> auf Projektmanagement spezialisiert sein und qualifizierte Berater mit mehreren Jahren praktischer Erfahrung in Großprojekten haben;

>> Orientierung an Best Practices vornehmen und einen international anerkannten Projektmanagement-Standard vertreten;

>> ähnliche Konzepte und Projekte bereits erfolgreich entwickelt und eingeführt haben und die Komplexität einer solchen Initiative kennen;

>> Beratung, Training und Coaching anbieten, die aufeinander abgestimmt sind;

>> Experten haben, die auf verschiedenen Führungsebenen agieren können, über exzellente Präsentationsfähigkeiten verfügen und Change-Management-Expertise vorweisen können;

>> bei internen Marketingaktivitäten unterstützen;

>> mehrsprachig sein und multikulturelle beziehungsweise transnationale Expertise vorweisen können;

>> Referenzkunden benennen.

Ein gut funktionierendes Projektmanagement sichert erfolgreiche Projekte, erhöht die Effizienz und Effektivität und trägt zu bemerkenswerten Kostenreduzierungen bei. Die Einführung einer standardisierten Projektmanagement-Methode halbherzig oder nicht nach Best Practices vorzunehmen, kann dramatische Konsequenzen für das Unternehmen haben. Ein Scheitern oder wiederholtes Durchführen ähnlicher Initiativen weckt bei den Beteiligten wachsende Widerstände bis hin zur Verweigerung. Ein erfolgreiches Implementieren und Umsetzen verlangt Konsequenz, Bereitstellung des Budgets sowie unbedingte Expertise und Kompetenz der Berater.

Wer einen Projektmanagement-Standard im Unternehmen einführen möchte, benötigt die Zusage aller Entscheidungsgremien: Geschäftsführung, Betriebsrat, Führungskräfte und Mitarbeiter. Investitionen zur Einführung eines Projektmanagement-Standards zahlen sich erst längerfristig aus, und auch nur dann, wenn Umsetzung und Nachhaltigkeit gesichert sind. Deshalb ist es unabdingbar, Projektmanagement als strategische Kernkompetenz zu positionieren und diese in der Gesamtunternehmensstrategie zu verankern. Anerkannte Projektmanagement-Standards können als Wettbewerbsvorteil genutzt werden, indem bei Kunden, Lieferanten und Anlegern mit Projektmanagement-Best Practices geworben wird. Professionelles Projektmanagement ist daher kein Luxus, sondern sichert den künftigen Erfolg des Unternehmens.

Wilma K. Driessler

(1) Quellen und zur Vertiefung siehe: KPMG, Global IT Project Management Survey, 2006; Droege & Comp., Umsetzungsmanagement von Projekten, 2003 und 2005

Stand: Januar 2010