Krisenprävention: Wertschöpfung verbessern

Ein modernes, EDV-gestütztes Enterprise-Resource-Planning-Programm (ERP) bietet die umfassende Funktionalität, um die in einem Unternehmen vorhandenen Ressourcen wie Personal, Betriebsmittel und Kapital möglichst effizient für den betrieblichen Ablauf einsetzen und die Steuerung von Geschäftsprozessen optimieren zu können. In der Regel decken diese Programme alle kaufmännischen Prozesse ab. Ein Programm mit einem offenen Programmcode erlaubt dem Lizenznehmer zudem, eigenständig branchenspezifische Anpassungen vorzunehmen oder diese an sein Systemhaus auszulagern. Ein voll integriertes ERP-System zeichnet sich dadurch aus, dass Stammdaten für alle Bereiche nur einmal erfasst werden müssen und sofort zur Verfügung stehen. Davon profitiert auch der Kundenservice. Jeder Zugriffsberechtigte kann schnelle und verlässliche Antwort geben. Das bindet Kunden, die auch in Krisenzeiten treu bleiben.

 

Nur eine aktuelle und vollständige Datenerfassung bildet die Basis für die stimmige Auswertung der Unternehmenszahlen. Mittels eines Vergleichs von Ergebnissen über mehrere Perioden hinweg und durch Bildung von Kennzahlen aller Art können rechtzeitig Trends erkannt werden. Der Ausfall beispielsweise von Forderungen zeichnet sich in der Regel dadurch ab, dass der Kunde Rechnungen immer später bezahlt. Wenn ein Unternehmen dies frühzeitig erkennt, kann durch eine Liefersperre weiterer Schaden verhindert werden. Durch monatliche Wertberichtigung auf überfällige Forderungen können die Auswirkungen auf das Jahresergebnis vorweggenommen werden.

 

Viele kaufmännische Mitarbeiter beschäftigen sich nach wie vor damit, Daten von einem System in das andere zu erfassen oder diese abzugleichen. So werden beispielsweise Ausgangsrechnungen und Kundenzahlungen nochmals manuell in der Debitorenbuchhaltung erfasst und gebucht, teilweise im Unternehmen und beim Steuerberater. Bei einer integrierten Softwarelösung kann die Debitorenbuchhaltung mit geringem Aufwand täglich aktuell gehalten werden. Die Forderung an den Debitor sowie der dazu gehörende Umsatz und die Beträge für die Umsatzsteuervoranmeldung werden mit dem Verarbeiten der Ausgangsrechnung erzeugt. Das tägliche Importieren der elektronischen Kontoauszüge mit einer hohen automatischen Zuordnung der offenen Posten nimmt nur noch wenige Minuten in Anspruch und benötigt keine hoch qualifizierte Person. Eine aktuelle Debitorenbuchhaltung erlaubt zudem ein konsequentes Mahnwesen. Die Überprüfung von Kreditlimits basiert auf zuverlässigen Zahlen. Und eine durchgesetzte Liefersperre mag ein Druckmittel darstellen, die Zahlungsmoral des Kunden zu verbessern und in diesem Bereich Verluste zu vermeiden.

 

Die Finanzbuchhaltung ist als Stiefkind bei vielen kleineren und mittleren Unternehmen nach wie vor an den Steuerberater ausgegliedert. Ziel in Finanzbuchhaltungen muss es immer sein, die Buchhaltung aktuell zu halten. Zum Monatsletzten muss sich jemand um die monatlichen Abgrenzungen kümmern. Dazu gehören nebst der Wertberichtigungen auf Forderungen auch Veränderungen vom Lagerbestand, angefangene Arbeit in Fertigung und Dienstleistung. Erfolgen unterjährig keine solchen Buchungen, sind Monatsergebnisse schwankend und kaum vergleichbar. Falsche Trends erst auf einem Jahresergebnis zu erkennen, ist in dieser schnelllebigen Zeit eindeutig zu spät. In den meisten Buchhaltungssystemen können statistische Werte in einem eigenen Kontenbereich gebucht werden. Beim Betrachten der Entwicklung der Kennzahlen über einen längeren Zeitraum können dann abweichende Trends rasch erkannt werden. Daraus können schließlich rechtzeitig Entscheidungen für Veränderungen oder Kursänderungen hergeleitet werden.

 

Hohe Kosten fallen in vielen Unternehmen deshalb an, weil sie sich organisatorisch so verhalten, als gäbe es keine EDV. Papiere werden gestempelt, weitergereicht, abgezeichnet und in unterschiedlichen Stadien in unterschiedlichen Mappen abgelegt. Die Aufbereitung von Zahlungen basiert auf Originalrechnungen und wird noch manuell im Bankenprogramm vorgenommen. Erfahrungsgemäß bieten viele der eingesetzten Programme überdies mehr an Funktionalität, als durch die Anwender genutzt wird. Statt in zusätzliches Personal sollte zuerst in die Schulung und Weiterbildung der bisherigen Mitarbeiter investiert werden. Das Potenzial für mehr Effizienz ist in der Praxis wesentlich höher als in der Selbsteinschätzung der Mitarbeiter – die ja in der Regel gar nicht an einer zu hohen Automatisierung kaufmännischer Prozesse interessiert sind. Im Unterbewusstsein mag da auch immer die Frage der eigenen Jobsicherheit eine Rolle spielen.

 

Auch in der Lagerwirtschaft sind aktuelle Zahlen unumgänglich. Nur so können verbindliche Liefertermine gemeldet und eingehalten werden. Über ein umfassendes Controlling gilt es über Kennzahlen herauszufinden, welche Artikel überhaupt profitabel sind. Die Überproduktion eines Artikels stellt bei bilanzieller Berücksichtigung das Monatsergebnis vielleicht sogar noch als gut dar. Es wird dabei aber Kapital gebunden und die liquiden Mittel vermindert, wenn bestimmte Artikel nur noch schwer verkauft werden.

 

Solange es einem Unternehmen gut geht und die Liquidität stimmt, halten die Verantwortlichen viele Maßnahmen für entbehrlich. Dennoch sollte die Unternehmensleitung ernsthaft darüber nachdenken, auch in guten Zeiten Prozesse der kaufmännischen Verwaltung weiter zu automatisieren und das Personal zu qualifizieren, die Stimmigkeit der Prozesse zu überprüfen. Denkbar ist auch, frei werdendes Personal für den Servicebereich oder zur Unterstützung des Vertriebs abzustellen. Statt Wertschöpfung durch manuelle kaufmännische Tätigkeiten zu vernichten, wird die Wertschöpfung sogar noch verbessert. Und Rücklagen aufzubauen ist die beste Prävention gegen das nächste nicht beeinflussbare Konjunkturloch.

 

Prävention ist ein laufender und notwendiger Prozess, gerade auch in guten Zeiten. Wenn die Barmittel knapp werden, wird zu schnell nur noch gespart, statt die ersparten Mittel in die Automation zu investieren. In der Praxis entscheiden sich Unternehmer schneller für neue Firmenfahrzeuge als für ein EDV-Projekt mit der gleich hohen Investitionssumme. In der Regel trägt das umgesetzte EDV-Projekt jedoch zur nachhaltigen Wertschöpfung des Unternehmens bei, während das Firmenfahrzeug eher Wertschöpfung verzehrt.

 

IHK-Abeitskreis "Prävention und Bewältigung von Unternehmenskreisen"    Prävention und Bewältigung von Unternehmenskrisen ist ein Thema, mit dem sich  jeder Unternehmer beschäftigen sollte - auch wenn sein Betrieb auf dem Markt gut  positioniert ist und die große Wirtschaftkrise überwunden scheint. Der gleichnamige  IHK-Arbeitskreis des Ausschusses Wirschafts- und Unternehmensberatungen, der  von Matthias Beck, Partner Ernst & Young, Frankfurt, geleitet wird, befasst sich  schwerpunktmäßig mit diesen Fragestellungen. Das Gremium hat sich zum Ziel  gesetzt, wesentliche Gebiete der Unternehmensrestrukturierung anhand von  Beispielen aus der Praxis darzustellen. Die IHK Frankfurt unterstützt, gemeinsam mit  ihrem Beraternetz (www.frankfurt-main.ihk.de/ak-krisenpraevention), Unternehmen  in Krisensituationen und informiert über präventive Maßnahmen.

Autor
 

Urs Weidmann

Vorstand
Comsol Unternehmenslösungen
Eschborn

uweidmann@comsol.ag

 

IHK WirtschaftsForum

Juni 2011