Risiken sicher im Griff
Professionelles Versicherungsmanagement in kleinen und mittelständischen Unternehmen

Kommt zu einer ungenauen Sach- oder Haftpflichtversicherung auch noch ein unpassendes Deckungskonzept, wird ein Schadensfall schnell zur existenziellen Gefahr für ein Unternehmen. Die ständig wachsende Zahl von Haftungsbestimmungen tut ihr Übriges, diese Risiken zu erhöhen. Die ses Gefahrenpotenzial und die nicht unerheblichen Kosten, die jährlich für Versicherungsprämien zu Buche schlagen, sollten auch für kleinere und mittlere Unternehmen Motivation genug sein, um sich intensiver mit dem Thema Versicherungsmanagement zu beschäftigen.

In kleineren und mittleren Unternehmen wird die Firmenleitung beim Management der Betriebsversicherungen in der Regel durch einen Vertreter des Versicherers oder einen unabhängigen Versicherungsmakler unterstützt. Trotzdem wird die Beschäftigung mit den Versicherungsverträgen von den verantwortlichen Entscheidern im Unternehmen eher als zeitaufwendig und unproduktiv angesehen. Schließlich werden hier keine Gewinne generiert, sondern nicht unerhebliche Kosten produziert.

Regelmäßige Risikokontrolle

Einmal festgestellt, müssen Risikolage und Absicherung turnusmäßig überprüft werden. Die beiden Fragen „Halten die vereinbarten Deckungen, was die Unternehmensleitung sich von ihnen verspricht?“ und Verschlingen die Betriebsversicherungen zu viele Prämien? sollten in jedem Betrieb regelmäßig gestellt werden.

Hierbei muss nicht zwangsläufig ein Spannungsfeld zwischen den entstehenden Kosten für die Absicherung und der zu vereinbarenden Leistung entstehen. Vor allem sollten der Versicherungsumfang und die dahinterstehende Leistung regelmäßig auf den Prüfstand. Oft schlummern über Jahre gravierende Deckungslücken in den wohlgehüteten Ordnern des zuständigen Prokuristen und fallen bestenfalls im Rahmen eines generellen Versicherungs-Checks auf. Oder noch schlimmer: Die Versäumnisse werden erst durch die Leistungsverweigerung des Versicherers im Schadensfall aufgedeckt. Die Kosten einer Unternehmensabsicherung entscheiden leider nicht allein über ihre Güte. Eine einseitig auf Kostenminimierung ausgelegte Handhabung der betrieblichen Absicherungen ist gefährlich und langfristig teuer.

Deckungslücken erkennen

Die Absicherung muss zum Unternehmen passen – und nicht umgekehrt. Das klingt logisch, wird aber häufig nicht beachtet. Betriebsversicherungen sind leider oftmals bereits beim Einkauf nicht auf die tatsächlichen Bedürfnisse der Firma abgestimmt. Doppelversicherungen kosten viel und bringen im Schadensfall nichts. Stattdessen bestehen häufig Deckungslücken, von denen niemand im Betrieb weiß. Weder die Fahrer des Firmenfuhrparks noch der Mitarbeiter im Lager, der unwissentlich einen Umweltschaden verursacht.

Die Folgen einer unzureichenden Analyse reichen von unerkannten Deckungslücken (zum Beispiel einer fehlenden erweiterten Produktdeckung) über fehlende Deckungserweiterungen (beispielsweise hätten Gewährleistungsfristen verlängert werden können) bis hin zur Vereinbarung einer Serienschadenklausel und der Mitversicherung eines Einzelteiletauschs bei Ein- und Ausbaukosten. Allesamt Leistungen, die standardmäßig nicht in einer Betriebshaftpflichtversicherung zu finden sind, aber von großem Nutzen sein können.

Nur durch ein aktives Versicherungsmanagement werden solche Verbesserungspotenziale identifiziert und können entsprechend umgesetzt werden. So können Deckungslücken gefunden, geschlossen und Deckungserweiterungen, die standardmäßig nicht eingeschlossen sind, in das Bedingungswerk der jeweiligen Absicherung eingeschlossen werden.

Risiko Unterversicherung

Nicht zu unterschätzen ist auch heute noch das Risiko einer Unterversicherung. Durch eine fehlerhafte Ermittlung beispielsweise der Maschinen- und Inventarwerte kann es leicht zu einer erheblichen Unterdeckung kommen, die im Schadensfall zu einer weitaus geringeren Leistung führt. Die Folge: Der Versicherer erstattet nur quotal, also deutlich weniger als erwartet und nötig, um den Schaden zu heilen. Die Frage, ob die Wertermittlung von Maschinen, Inventar und Waren zum sogenannten Zeitwert oder zum Neuwert vorgenommen wird, sollte nicht pauschal, sondern entsprechend den tatsächlichen Bedürfnissen des Unternehmens für einzelne Risiken beantwortet werden. Schließlich ist genau diese Frage entscheidend für die Prämienhöhe aber eben auch für die spätere Beurteilung bei der Schadensabwicklung.

Betriebsausfall

Der passgenauen Festlegung der Betriebsunterbrechungsversicherung mit anderen Absicherungen kommt eine besondere Bedeutung zu. Was nützt beispielsweise die Erstattung eines entstandenen Sachschadens, wenn der zusätzlich entstandene Schaden durch den Betriebsausfall vielfach höher ausfällt und den Betrieb wirtschaftlich in die Knie zwingt? Hier müssen Sach- und Unterbrechungsrisiken erkannt und korrekt aufeinander abgestimmt werden.

Ergänzend kann für Herstellungsbetriebe der Einschluss von Wechsel- oder Rückwirkungsschäden sinnvoll sein. Er bietet Deckung bei Schäden, die überhaupt nicht im direkten Einflussbereich des Unternehmens liegen, dieses aber finanziell treffen. Unterbrechungen im eigenen Betriebsablauf als Folge von Sachschäden in einem Zuliefer- oder Abnehmerbetrieb werden hiermit ersetzt.

Richtiges Verhalten im Schadensfall

Zu einem funktionierenden Versicherungsmanagement gehören auch Notfallpläne. Bei dem Brand einer Lagerhalle müssen beispielsweise interne Brandbekämpfungsmaßnahmen, die Evakuierung, die Benachrichtigung externer Feuerwehren und Maßnahmen für eine möglichst reibungslose Produktionsfortdauer ebenso sichergestellt sein, wie auch die vom ersten Augenblick an richtig geführte Öffentlichkeitsarbeit und die Kommunikation mit den zuständigen Versicherungen. Diese Szenarien können gemeinsam mit dem Versicherungsmakler des Unternehmens erarbeitet, festgelegt und standardisiert werden.

Von der Schadensmeldung über die Kommunikation mit Sachverständigen und Gutachtern bis hin zur Rekonstruktion des Schadenhergangs und der Feststellung des Versicherungsumfangs werden so Fehler vermieden und die Abwicklung im Schadensfall deutlich beschleunigt. Dies beginnt mit der Information über Meldefristen und schließt mit der Unterweisung von Mitarbeitern ab. Der wahre Umfang einzelner Versicherungen und die Abstimmung des gesamten Versicherungsmanagements zeigen sich oft erst im Schadensfall.

Die Frage, wie ein vernünftiges, individuelles Versicherungskonzept für einen Betrieb aufgebaut wird und worauf bei den bestehenden Verträgen geachtet werden sollte, ist unabhängig von der Konjunktur und geht jeden Unternehmensverantwortlichen an. Firmenlenker und Entscheider sollten daher wissen, wie ihr betriebliches Absicherungsmanagement funktioniert und vor allem eine jährliche Überprüfung und Anpassung der bestehenden Versicherungsverträge sicherstellen. Dem Versicherungsmanagement kommt im Interesse des Fortbestands des Unternehmens, aber auch in ganz persönlicher Haftungshinsicht eine zentrale Bedeutung zu. Ein aktives Versicherungsmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil des betrieblichen und auch persönlichen Risikomanagements und daher Chefsache.

Antje-Imme Strack

Geschäftsführende Gesellschafterin

UFS

Unternehmensberatung

Unabhängiger Versicherungsmakler

Bad Homburg

info@ufs.de

Checkliste Versicherungsmanagement

Gibt es im Unternehmen eine schriftliche Risiko- und Versicherungsanalyse?

Wer erledigt die Dokumentenpflege?Wer bearbeitet Schadensfälle?

Existieren Checklisten zu

- Meldefristen- den wichtigsten Obliegenheiten und Pflichten- Verhalten im Schadensfall?