Travel Management
In Krisenzeiten wichtiger denn je

Der Geschäftsreisemarkt bleibt ein verlässlicher Indikator der wirtschaftlichen Lage und wirkt zugleich stabilisierend: Er ist saisonunabhängig und weniger krisenanfällig, weil die Mobilität von Mitarbeitern im Zeitalter der Globalisierung unabdingbar ist. Wenn der Geschäftsreisemarkt jedoch einbricht, ist die Finanzkrise schließlich bei den Unternehmen angekommen.

Der Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) registriert seit Herbst vergangenen Jahres einen großen Einfluss auf die Mobilitätsbereitschaft der gesamten Wirtschaft. Nach einem überaus starken ersten Halbjahr 2008 reagierten Unternehmen bereits im dritten Quartal mit steuernden Maßnahmen für ihre Geschäftsreisetätigkeit. 2008 gab es in Deutschland über 163 Millionen Geschäftsreisen, 2,1 Prozent weniger als 2007. Die Ausgaben dafür betrugen fast 47 Milliarden Euro, was einem Minus von 4,3 Prozent entspricht. Durchschnittlich gab ein Geschäftsreisender im vergangenen Jahr pro Tag 135 Euro aus (minus 1,6 Prozent). Zu diesen Ergebnissen kommt die VDR-Geschäftsreiseanalyse 2009. Befragt wurden 800 Unternehmen mit Sitz in Deutschland.

Im Oktober 2008 haben bei einer Blitzumfrage unter den VDR-Mitgliedern nur 14 Prozent angegeben, dass alle nicht unbedingt notwendigen Reisen gestrichen sind. Der Anteil schnellte in einer Blitzumfrage im Januar auf 32 Prozent. Und während im Oktober noch knapp die Hälfte der Umfrageteilnehmer (49 Prozent) unverändertes Reiseverhalten meldete, stürzte der Wert im Januar bereits auf ein Fünftel (22 Prozent) ab. Dieser Trend setzte sich im Februar fort: Gemeinsam mit der Fachhochschule Braunschweig-Wolfenbüttel befragte der VDR noch einmal seine Mitglieder. Das Ergebnis: 80 Prozent der deutschen Wirtschaftsunternehmen waren von den Auswirkungen der Finanz- und Wirtschaftskrise betroffen. Und im Juni ergab die aktuellste Umfrage: Rund 90 Prozent der befragten Unternehmen, die im VDR organisiert sind, spüren deutlich die Auswirkungen der Finanzkrise – sie reisen allgemein weniger, achten stärker auf die Kosten und streichen alle nicht unbedingt notwendigen Reisen.

Virtuelle Alternativen ersetzen das reale Reisen
Die Situation stellt Travel Manager vor die Herausforderung, bei den Budgets zu sparen. Obwohl in den vergangenen Jahren nahezu kontinuierlich Effizienz gesteigert und eingespart wurde, scheint hier nach wie vor Verbesserungspotenzial zu schlummern. Gerade im Abschwung ist es jedoch sehr wichtig, bestehende Kontakte zu pflegen und neue anzubahnen. In der Praxis muss jede Reise individuell abgewogen werden: Ist der persönliche Kontakt zum Kunden in diesem Fall wichtig oder kann der Termin auch per Telefon- oder Videokonferenz abgehalten werden? Wenn die Reise vermieden werden kann, ersetzen Telefon- und Videokonferenzen teilweise den persönlichen Kontakt. Ihre hohe Qualität, weitere Innovationsschübe, der niedrige Preis von Hardware und Netznutzung und die Affinität der jungen Generation werden dazu führen, dass ein Teil der realen Reisen dauerhaft durch virtuelle Alternativen ersetzt wird. Keine Frage: Die Telekommunikation ist Konkurrent zum Reisen geworden. Und das wird angesichts des Trends zum mobilen Büro auch so bleiben.

Wer dennoch nicht auf Geschäftsreisen verzichten will, muss sich streng an verschärfte Reiserichtlinien halten. Denn Sparpotenzial schlummert sicherlich noch in den Unternehmen selbst. Die Nutzung von Online-Buchungssystemen ist vielfach noch sehr gering und häufig werden Reiserichtlinien umgangen. Wie so oft haben kleine und mittlere Unternehmen den größten Handlungsbedarf beim Erkennen sinnvollen Sparpotenzials. Die Reisekostenabrechnung gehört zur typischen Domäne der Geschäftsreiseverantwortlichen. Unternehmen mit zehn bis 250 Mitarbeitern verzichten laut VDR-Geschäftsreiseanalyse ohne erkennbaren Grund zu 85 Prozent auf Software dazu. Je größer das Unternehmen, desto häufiger ist eine spezielle Software für die Reisekostenabrechnung im Einsatz. Fast zwei von drei Firmen mit über 1 500 Mitarbeitern zählen zu den Anwendern (64 Prozent) sowie 36 Prozent der Organisationen im öffentlichen Sektor.

Reisemanagement professionalisieren lohnt sich
Unternehmen müssen sowohl ihre direkten als auch indirekten Kosten unter die Lupe nehmen. Bei den direkten Kosten ist es generell sinnvoll, die Nachfrage auf wenige Vorzugsanbieter zu bündeln. Dann müssen sämtliche Buchungen aber auch wirksam dorthin gesteuert werden. Dies ist definitiv eine Chance in der Krise sowohl für Kunden als auch für Anbieter. Weitgehend unbeachtet bleiben jedoch häufig die indirekten Kosten (zum Beispiel Prozesskosten). Hier lässt sich oft ein Einsparpotenzial von zehn bis 20 Prozent identifizieren. Typische Ansatzpunkte sind zum Beispiel umständliche Genehmigungsverfahren, aufwendige Buchungswege und überholtes Vorschusswesen. Durch entsprechende Tools im Travel Management können Reisen und Reiseverhalten gezielt gesteuert werden. Dadurch werden Einsparpotenziale ausgeschöpft und Prozesse deutlich verbessert.

Als Geschäftsreiseverband rät der VDR, alle mit Mobilität behafteten Wirkungsfelder im Unternehmen – neben der Geschäftsreise auch Veranstaltungen, Fuhrpark, Reiseversicherung und mobile Kommunikation – unter dem Dach des Geschäftsreise- beziehungsweise Mobilitätsmanagements zusammenzufassen. Für die meisten Unternehmen – abhängig vom Bedarf – lohnt sich die Professionalisierung des Reisemanagements, beispielsweise über den Einsatz elektronischer Buchungs- und Reisekostenabrechnungssysteme und die Auswahl eines professionellen Reisebüropartners.

Und dennoch: Die aktuelle Finanzkrise wird die Geschäftsreisewelt nachhaltig verändern. Der VDR rechnet mit Marktverwerfungen wie beispielsweise einer Verlagerung der Nachfrage von Business-Class- zu Economy-Class-Flügen oder dem Kleinwagen statt der Limousine beim Mietwagen. Zumindest kurzfristig werden demnach Fluggesellschaften und Flughäfen die größten Verlierer der Krise sein. Die VDR-Geschäftsreiseanalyse zeigt, dass 37 Prozent der deutschen Wirtschaft eine sinkende Nachfrage für das laufende Jahr erwarten. Auch bei Hotels (33 Prozent) und Mietwagen (29 Prozent) sieht die Prognose nicht viel besser aus. Einbußen verkraften muss ebenso der Schienenverkehr (26 Prozent), aber immerhin elf Prozent der Betriebe wollen die Bahn in diesem Jahr vermehrt nutzen. Mit den ersten Zeichen für einen wirtschaftlichen Aufschwung wird es wieder mehr Geschäftsreisen geben. Von kleineren und mittelständischen Unternehmen kann besonders ein Wachstum erwartet werden, da bei diesen die Geschäftsreise seltener substituiert wird. Wann die Konjunktur wieder anspringt, ist noch ungewiss. Zu rechnen ist erst einmal mit dem Verlust von Markt- und Verhandlungspositionen (sowohl auf Anbieter- als auch auf Kundenseite) sowie Strukturanpassungen. Travel Manager, die jetzt ihr Wissen aktualisieren und Verhandlungsstärke bündeln, können jedoch noch rechtzeitig entgegensteuern.     


Ralph Rettig
Vizepräsident
Verband Deutsches Reisemanagement (VDR)
Frankfurt am Main


Kontakt
VDR – Verband Deutsches Reisemanagement
Darmstädter Landstraße 125
60598 Frankfurt

Die VDR-Geschäftsreiseanalyse 2009 kann online unter www.geschaeftsreiseanalyse.de abgerufen werden.


IHK WirtschaftsForum
Oktober 2009