Projektmanagement<br>Notwendiges Übel oder Erfolgsgeheimnis?

Der wirtschaftliche Rahmen für unternehmerisches Planen und Handeln ist komplexer und risikoreicher geworden. Die Globalisierung des Wettbewerbs sowie innovativer und organisatorischer Anpassungsdruck führen dazu, dass zunehmend auch für mittelständische Unternehmen die Suche nach gangbaren Wegen und die Festlegung erfolgsorientierter Strategien eine Herausforderung und Chance zum Wandel werden. Dies setzt erfolgs-, beschäftigungs- und standortsichernde Konzepte voraus. Das Management des Wandels, nicht nur als eine Reaktion auf Krisen verstanden, bedarf allerdings der bewussten Gestaltung.

Um schnell auf sich verändernde Marktanforderungen und technologische Herausforderungen reagieren zu können, sind in Unternehmen kurze Entscheidungswege sowie ein optimales Ressourcenmanagement gefordert. Traditionelle, hierarchische Strukturen sind zu langsam. In den vergangenen Jahrzehnten hat sich Projektmanagement als eine Methode etabliert, komplexe Arbeitsvorgänge zu bewältigen, vorhandene Ressourcen besser zu steuern und zu nutzen und gleichzeitig den bürokratischen Aufwand zu reduzieren. Modernes Projektmanagement orientiert sich nicht mehr nur an den drei klassischen Komponenten Zeit, Kosten und Qualität, sondern bezieht die Kundenzufriedenheit und die Teamleistung mit ein.

Auch wenn die Anzahl und der Umgang mit Projekten in den vergangenen Jahren rapide angestiegen sind, wuchs damit einhergehend nicht unbedingt überall die Einsicht, Projektmanager entsprechend ihrer Aufgaben zu qualifizieren. Immer noch werden Projekte auf Zuruf des Vorgesetzten in Gang gesetzt und nicht selten parallel zu gleichen Themen durchgeführt. Millionen Euro werden dadurch verschlungen und nach Aussagen von Insidern scheitern mehr als 50 Prozent der Projekte. In time to market, davon träumen viele Projektmanager nur.

Projektmanagement als ernst zu nehmende Qualifikation professionalisiert den Projektmanager ebenso wie die Projektbeteiligten. Eine auf die Unternehmensprozesse abgestimmte Projektmanagement-Methode stellt den Projektbeteiligten ein schriftlich fixiertes, leicht zugängliches Vorgehensmodell zur Verfügung, das als Leitfaden genutzt werden kann. Entscheidend ist auch, einen Projektmanagement-Standard einzuführen. Das bedeutet, sich einer einheitlichen Sprache zu bedienen, um damit zugleich die unternehmensinterne Kommunikation zu sichern. Eine standardisierte Sprache ermöglicht die Präzisierung der Planung und damit eine höhere Effektivität in der Projektarbeit. Die daraus resultierende Beschleunigung der Prozesse führt zu höherer Effizienz und damit zu bemerkenswerten Kosteneinsparungen.

Seit Entstehung des Projektmanagements hat sich die Definition des Projekterfolgs um einige Punkte erweitert. Projekte gelten als erfolgreich, wenn sie wie folgt durchgeführt werden: innerhalb des vorgesehenen Zeitrahmens, im Rahmen der geplanten Kosten, mit der gewünschten Leistung oder dem beabsichtigten Spezifikationsgrad, zur Zufriedenheit des Kunden beziehungsweise Benutzers, mit minimaler oder mit dem Auftraggeber abgestimmter Veränderung des Projektziels, ohne den Hauptarbeitsablauf zu beeinträchtigen und ohne die Unternehmenskultur zu verändern (1).

Die Tatsache, dass ein Projekt erfolgreich verläuft, sagt jedoch noch nichts darüber aus, ob ein Unternehmen als Ganzes erfolgreiches Projektmanagement betreibt. Von hervorragendem Projektmanagement kann erst dann gesprochen werden, wenn Projekte kontinuierlich erfolgreich sind. Jedes Projekt kann zum Erfolg geführt werden, wenn sich die Unternehmensführung entsprechend engagiert. Um Projekte jedoch kontinuierlich erfolgreich abwickeln zu können, muss sich ein Unternehmen einem Projektmanagement-Standard verpflichten.

Eine der Grundvoraussetzungen gelungener Projektarbeit ist eine gut funktionierende Kommunikation. Die Fokussierung auf einen einheitlichen Projektmanagement-Standard kann hierbei behilflich sein. Dieser bedient sich einer einheitlichen Sprache und sichert damit die unternehmensinterne Kommunikation. Dies ermöglicht die Präzisierung der Planung und damit eine bessere Effektivität der Projektarbeit. Eine daraus resultierende Beschleunigung der Prozesse führt zu höherer Effizienz und damit zu Kosteneinsparungen von bis zu 20 Prozent.

Laufende und zukünftige Projekte müssen permanent auf ihre Wirtschaftlichkeit hin überprüft werden. Risiken müssen definiert und begrenzt werden. Je größer und komplexer Projekte sind, umso bedeutsamer wird qualifiziertes Projektmanagement. Die Arbeit in verschiedenen Projekten läuft häufig parallel, Mitarbeiter müssen sich permanent umstellen und flexibel sein. Eine gute Kommunikation ist daher eine der Grundvoraussetzungen für gute Projektarbeit.

Projektmanagement ist mit klassischen, vertikal und hierarchisch ausgerichteten Unternehmensstrukturen unvereinbar. Wollen Unternehmen die Vorteile des Projektmanagements nutzen, kommen sie um einschneidende Veränderungen der Unternehmensstrukturen nicht umhin. Und Veränderung macht Angst. Die Geschäftsführung muss ein klares Konzept erarbeiten, dies kommunizieren und die Akzeptanz der Beteiligten gewinnen, so dass die notwendigen Prozesse, Schnittstellen und Kompetenzen eingeführt und gelebt werden. Dies setzt voraus, dass sich nicht nur die Mitarbeiter und Projektbeteiligten, sondern auch die verantwortlichen Führungskräfte in der Linie daran halten. Veränderungen stoßen häufig auf Widerstände. Diese gilt es zu erkennen; Führungskräfte und Mitarbeiter sind auf die gemeinsame neue Linie einzuschwören. Je größer ein Unternehmen ist und je komplexer die Projekte sind, umso mehr lohnt es sich, eine standardisierte Projektmanagement-Methode einzuführen. Professionelle Berater helfen den Unternehmen bei der Ist-Soll-Analyse und unterstützen dabei, auf die Unternehmensprozesse abgestimmte Maßnahmen zu entwickeln und zu implementieren. Bei der Auswahl des Beraters sollten unter anderem folgende Aspekte beachtet werden:
 
  • Spezialisierung auf Projektmanagement
  • Umfassendes Portfolio und Nachweis von Referenzen
  • Qualifizierte Berater, die langjährige Erfahrung im Projektmanagement und vor allem auch in Großprojekten nachweisen können
  • Projektmanagement-Zertifizierung nach einem international anerkannten Standard
  • Beratung, Training und Coaching
  • Unterstützung bei internen Marketingaktivitäten
  • National und international vertreten sein
  • Mehrsprachigkeit und multikulturelle Expertise

Jeder Change Management-Prozess verlangt Führungskräften und Mitarbeitern sehr viel ab. Gescheiterte oder nur halbherzig durchgeführte Projekte machen es beim wiederholten Durchführen ähnlicher Initiativen immer schwerer, die Beteiligten von der Sinnhaftigkeit zu überzeugen und ihre Unterstützung nochmals zu gewinnen. Es kann daher nur von Vorteil sein, gleich beim ersten Mal auf hohe Expertise Wert zu legen. Unternehmen, die sich entschieden haben, einen Projektmanagement-Standard einzuführen, sollten sich die Zustimmung der Entscheidungsgremien – Betriebsrat, Geschäftsführung, Führungskräfte, Mitarbeiter – einholen. Die Pläne sollten präsentiert, die Belegschaft miteinbezogen werden. Je klarer und offener die Initiative dargestellt wird, mit allen Vorteilen und dem Nutzen, umso eher wird sie von den Beteiligten unterstützt und mitgetragen.

Für die Einführung eines Projektmanagement-Standards müssen Investitionen getätigt werden, die sich erst langfristig auszahlen, wenn die Umsetzung und Nachhaltigkeit gesichert sind. Deshalb sind Unternehmen gut beraten, keine teuren Handbücher zu verfassen, die anschließend in verschlossenen Schränken vertrocknen und nur selten zu Rate gezogen werden. Projektmanagement-Prozesse sollten online dargestellt werden, für jeden Projektmanager leicht zugänglich und einfach zu handhaben sein. Dabei kann auf bereits entwickelte Online-Rahmenwerke aufgebaut werden, indem sie an die neuen Prozesse angepasst werden.

Projektmanagement ist im Unternehmen stets als strategische Kernkompetenz zu verankern. Ein anerkannter Projektmanagement-Standard kann auch als Wettbewerbsvorteil eingesetzt und bei Kunden kann mit Projektmanagement Best Practices geworben werden. Um den Erfolg zu sichern, ist es unabdingbar, dass die Projektmanager durch die Führungskräfte in der Organisation unterstützt werden. Die sichtbare Anerkennung wird entscheidend zur Motivation und damit zum Unternehmenserfolg beitragen.


Wilma K. Driessler



(1) Quelle: Kerzner, Harold; Projektmanagement - Ein Systemorientierter Ansatz
zur Planung und Steuerung, Bonn (mitp-Verlag), 8. Auflage, S. 5


Stand: Januar 2010
 
 

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