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Abläufe Personal Kosten der Rechtsabteilung



Dr. Michael Henning, Otto Henning & Company, Frankfurt:
 
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REPORT 2007: Zusammenfassung des
II. OTTO • HENNING GENERAL COUNSEL BENCHMARKING REPORT 2007:
"Die Rechtsabteilung in Bestform..."
 
in Ergänzung des Textes: > Präsentation aus Syndikus-Summit 2007

Einführung

Die Rechtsabteilung steht am Anfang eines beträchtlichen Veränderungsprozesses, ausgelöst durch sich dynamisch wandelnde Anforderungen in den Unternehmen und der dadurch notwendigen Erneuerung ihres Selbstverständnisses, ihrer strategischen Ausrichtung und ihrer Organisation. Für die Leiter Recht zeichnet sich dieser Trend bereits heute in einem Ursache-Wirkungs-Zusammenhang ab: Sie erwarten, dass zukünftig die Internationalisierung des Geschäfts und die Gesetzesvielfalt und Regulierungsdichte weiter wachsen werden. Als Folge davon rechnen sie mit einem zunehmenden Kostendruck in der Rechtsabteilung sowie einer Zunahme von Corporate-Governance- und Compliance-Sachverhalten und dem wachsenden Einfluss rechtlicher Fragen in wirtschaftlichen Themenstellungen. Darüber hinaus unterstreichen die Befragten einheitlich den sich dadurch abzeichnenden wachsenden Stellenwert der Rechtsfunktion im Unternehmen und den stärker werdenden Einfluss auf den Unternehmenserfolg. Diesen Wandel haben die US-Unternehmensjuristen im Wesentlichen bereits vollzogen.

Die unmittelbare Herausforderung für 2007 aus diesen Veränderungen ist aus Sicht von 63% der Befragten eine steigende Arbeitsbelastung, die mit annähernd gleicher Belegschaft zu bewältigen ist. Im Durchschnitt aller Befragten wird mit einer Zunahme der Arbeitsbelastung in 2007 von 32% per saldo gerechnet, diese besonders in den Rechtsgebieten Corporate Governance, Gesellschafts- und Vertragsrecht sowie im Kartellrecht. Die Bestrebungen der Gesetzgeber, die Haftungsverpflichtung von Unternehmen und ihren Organen gegenüber Dritten weiter auszuweiten, ist dabei ein gewichtiger Grund für diese Befürchtung. In 2007 planen deshalb 30% der befragten Leiter Recht mit einer Erhöhung ihres Budgets, während 13% bereits eine Budgetkürzung trotz Veränderung der Arbeitsbelastung einplanen müssen. Wenn jedoch die Arbeitsbelastung um 32% steigt, die Budgets aber nur per saldo um 17% wachsen, muss die dadurch entstehende „Effizienzlücke“ von 15% durch aufbau- und ablauforganisatorischen Effizienzgewinn oder längere Arbeitszeiten geschlossen werden, soll der Qualitätsstandard gehalten werden. Bei den US-Unternehmensjuristen hingegen wird die erwartete Zunahme der Arbeitsbelastung durch höhere Budgets und ein stärkeres Wachstum interner Anwälte ausgeglichen.

In den deutschen Fortune-150-Unternehmen arbeiten durchschnittlich 2,0 Anwälte pro Umsatzmilliarde (4,8 Anwälte je 10.000 Mitarbeiter), in den USA kommen auf € 1 Mrd. Umsatz 6,5 interne Anwälte. Je größer das Unternehmen (am Umsatz gemessen), desto geringer ist diese relative Anzahl der eingesetzten Juristen und desto kleiner wird die Streubreite. Beispielsweise beschäftigen Unternehmen mit bis zu € 5 Mrd. Umsatz durchschnittlich 3,1 Anwälte. Ab € 20 Mrd. Umsatz sind es durchschnittlich nur noch 0,6 Anwälte.

Neben der aktuellen Anzahl der Beschäftigten ist auch die geplante Veränderung der eingesetzten Mitarbeiter von großem Interesse, da sie die Erwartungen des zukünftigen Arbeitsanfalls über die Personalplanung widerspiegelt. Von einem deutlichen Anstieg der eingesetzten Anwälte gehen 26% der Befragten aus. 12% wollen die Anzahl ihrer Anwälte reduzieren. Per saldo wird also mit einem Anstieg von 14% gerechnet. Hingegen wollen 13% der Firmen die Sekretariatsarbeitsplätze reduzieren, während nur bei 11% eine Erhöhung geplant wird. Somit sinken diese Arbeitsplätze im Durchschnitt um -2%. Dies kann bereits als erstes Signal gewertet werden, in Zukunft stärker auf die Effizienz der Arbeitsorganisation zu achten und dem erwarteten Kostendruck bereits konkrete Maßnahmen folgen zu lassen.
 
Mit nur 22% der Befragten haben überraschend wenige Rechtsabteilungen definierte Prozesse, für die Erledigung ihrer Aufgaben etabliert, insbesondere an der Schnittstelle zu ihren internen Mandanten, obwohl gerade hier die meisten Probleme der Rechtsabteilung im Tagesgeschäft auftreten. 80% der Befragten sehen sich regelmäßig kurzen Fristen und spontanen Ad-hoc-Anfragen gegenüber. 26% bemängeln unzureichend präzise Briefings und redundante Nachfragen. In 13% der Fälle wird die Rechtsabteilung von den Fachabteilungen zu spät in die relevante Fragestellung eingebunden.

Bei der Zusammenarbeit mit externen Rechtsanwaltskanzleien sehen eine große Zahl der befragten Unternehmen ein erhebliches Verbesserungs- und Kostensenkungspotenzial. Dies vor dem Hintergrund, dass die interne Anwaltsstunde € 141,- kostet, während eine externe Stunde mit durchschnittlich € 308,- zu Buche schlägt. Bereits bei einer Auslastung eines internen Mitarbeiters von 40% lohnt sich das Insourcing. 60% der Rechtsabteilungen der deutschen Fortune 150 stellen den Fachabteilungen diese externen Kosten in Rechnung; 40% verfahren nach diesem Verfahren auch mit ihren internen Rechtsberatungskosten. Vor dem Hintergrund einer notwendigen Kostenkontrolle ist dieses Vorgehen sinnvoll, um Transparenz und eine verursachungsgerechte Abrechnung der juristischen Leistungen zu erzielen.

Empirische Ergebnisse und Demografie der Studie

Die Aussagekraft und die Tragfähigkeit der Ergebnisse der vorliegenden Untersuchung zu Organisation und Strategie der Rechtsabteilung werden wesentlich durch die Stichprobe, d.h. durch Umfang und Zusammensetzung des Rücklaufs der versendeten Fragebögen an die Zielgruppe bestimmt. Von 150 versendeten Fragebögen an die Leiter der Rechtsabteilung der größten deutschen Unternehmen aus Industrie, Handel, Dienstleistung sowie Banken und Versicherungen wurden 70 vollständig beantwortet. Unter der Annahme, dass die führenden Unternehmen auch die größten Erfahrungswerte hinsichtlich Strategie und Organisation der Rechtsabteilung aufweisen, war es entscheidend, dass sich insbesondere die Branchenschwergewichte hinsichtlich Umsatz, Bilanzsumme und Mitarbeiterzahl an der Untersuchung beteiligen. Entscheidend für die Ergebnisqualität ist jedoch, dass der Adressat der Studie, der Leiter der Rechtsabteilung, den Fragebogen selbst beantwortet.

Trends in der Rechtsabteilung

Die Rechtsabteilung agiert zunehmend in einem sich dynamisch ändernden Umfeld von Gesetzesänderungen, internationaler Regulierung, technologischem Fortschritt sowie steigenden Mandantenanforderungen an die Qualität und Effizienz der Rechtsberatung infolge wachsenden internationalen Wettbewerbs. Dadurch wird auch die Verantwortung der Rechtsabteilung für den Unternehmenserfolg zunehmen, einhergehend mit ihrem Einfluss und ihrer Bedeutung im Unternehmen. Dieser Trend fordert die Leiter Recht dazu auf, etablierte Abläufe und Organisationsstrukturen kontinuierlich dahin gehend zu hinterfragen, ob sie den Anforderungen an eine moderne und innovative Rechtsabteilung im wettbewerbsintensiven Umfeld noch genügen. Vor allem aber, wie sich die Rechtsabteilung zukünftig positioniert und welche konkreten Maßnahmen sie dazu ergreift.

Per saldo erwarten die Leiter Recht im Durchschnitt eine Zunahme der Arbeitsbelastung in 2007 über alle Rechtsgebiete in Höhe von 32% gegenüber dem Vorjahr. Dies auch vor dem Hintergrund eines gestiegenen Risikobewusstseins des Managements. Die Leiter Recht erwarten in den nächsten fünf Jahren:

-   eine weiter zunehmende Internationalisierung des Geschäfts,
-   eine höhere Gesetzesvielfalt und Regulierungsdichte,
-   stärkeren technologischen Einfluss auf die Rechtsabteilung,
-   Unternehmenswachstum und ein Wiedererstarken der M & A-Aktivitäten.

Die Auswirkungen dieser Trends werden durch die verantwortlichen Leiter Recht wie folgt eingeschätzt:

-   zunehmende Komplexität rechtlicher Fragestellungen,
-   steigender Kostendruck in der Rechtsabteilung,
-   Zunahme von Corporate Governance und Compliance,
-   erhöhte Fremdvergabe (Outsourcing).

Darüber hinaus unterstreichen die Leiter Recht in dieser Untersuchung einheitlich den sich abzeichnenden steigenden Stellenwert der Rechtsabteilung im Unternehmen.

Organisation der Rechtsabteilung

Die Rechtsabteilung als typische Zentralfunktion hat mit ihren eigenen beratenden Abläufen im Vergleich zu allen anderen Funktionsbereichen die meisten Schnittstellen zu den Unternehmensprozessen im operativen Tagesgeschäft. Sie ist dadurch vor allem in die zukunftsgestaltenden Entscheidungsprozesse des Unternehmens, insbesondere die erfolgskritischen Geschehnisse, aktiv eingebunden. Sie spielt hierbei sehr häufig eine richtungsweisende Rolle, sei es bei neuen Produkten oder Dienstleistungen, der Erschließung neuer Kundengruppen im In- und Ausland, der Auseinandersetzung mit Wettbewerbern oder bei Firmenzusammenschlüssen, bei Beteiligungsfragen und vor allem bei der Abwehr von Gefahren z. B. aus straf- und haftungsrechtlichen Risiken. Auch die hoheitliche Funktion im Zusammenhang mit dem Themenkomplex Compliance und Corporate Governance gewinnt zunehmend an Bedeutung im Tätigkeitsspektrum der Rechtsabteilungen in Deutschland. Es ist vor diesem Hintergrund von großer Wichtigkeit, die Organisation der Rechtsabteilung zu untersuchen und fallweise mit den US-Rechtsabteilungsstrukturen zu vergleichen.

Zur Analyse der Ablauforganisation ist die Untersuchung typischer Probleme insbesondere an den Schnittstellen von großer Wichtigkeit:

-   80% der Befragten sehen sich kurzen Fristen und spontanen Ad-hoc-Anfragen
     ausgesetzt.
-   26% bemängeln unzureichend präzise Briefings, redundante Nachfragen sowie
     die unstrukturierte und ungefilterte Menge an Aufträgen.
-   13% werden typischerweise zu spät eingebunden
-   45% würden ihrem Einkauf von externer Rechtsberatung das Prädikat 
    „professionelles Supplier-Management“ nicht verleihen.
-   33% der Befragten agieren ohne ein effektives Kosten- und Leistungscontrolling in
     der Rechtsabteilung.

Der wichtigste organisatorische Gestaltungsparameter einer Rechtsabteilung ist die Ausstattung mit Personal und das Make-or-buy-Verhältnis der juristischen Leitungserbringung. In den deutschen Fortune-150-Unternehmen arbeiten durchschnittlich 2,0 Anwälte pro Umsatzmilliarde bzw. 4,8 Anwälte je 10.000 Beschäftigte. In den USA hingegen sind es 6,5 Anwälte je € 1 Mrd. Umsatz: Faktor drei! Jeder deutsche Unternehmensjurist kann dabei durchschnittlich auf 0,3 Rechtsanwaltsgehilfen und 0,5 Sekretariatskräfte zugreifen. Auch hier haben die US-Juristen der Fortune-100 einen etwas größeren Spielraum: Auf jeden Anwalt kommt eine Supportkraft. Diese Werte sind jedoch Durchschnittswerte einer großen Grundgesamtheit, was die relative Größe der Rechtsabteilung verdeutlicht: Je größer das Unternehmen (am Umsatz gemessen), desto geringer ist die Anzahl der eingesetzten Juristen pro Umsatzmilliarde. Bei bis zu € 5,0 Mrd. Umsatz im Unternehmen werden noch 3,1 Anwälte pro 1,0 Mrd. beschäftigt.
 
In der Kategorie über € 20,0 Mrd. Umsatz sind es hingegen nur noch 0,6 Anwälte. Die Streuung ist hierbei erheblich, was als Hinweis darauf gewertet wird, wie jung das Thema der Rechtsabteilungsorganisation noch ist.
 
Neben der aktuellen Anzahl der Beschäftigten ist auch die geplante Veränderung der eingesetzten Mitarbeiter von großem Interesse, da sie die Erwartungen des zukünftigen Arbeitsanfalls über die Personalplanung widerspiegelt. Von einem deutlichen Anstieg der eingesetzten Anwälte gehen 26% der Befragten aus. Nur 12% wollen die Anzahl ihrer Anwälte reduzieren. Per saldo wird also mit einem Anstieg von 14% über alle Firmen gerechnet. Während auch die Rechtsanwaltsgehilfen netto um 7% wachsen, wird wie auch in 2005, eine Reduktion der Sekretariatsarbeitsplätze um -2% geplant. Dies kann bereits als erstes Signal gewertet werden, in Zukunft stärker auf die Effizienz achten zu müssen.
Der Leiter Recht ist zunehmend als Manager gefragt.

Der Mix aus Eigen- und Fremdbearbeitung determiniert die Organisation der Rechtsabteilung erheblich. Die Leiter Recht der befragten Unternehmen können die Mehrheit der anfallenden Aufgabengebiete intern abdecken. Eine Ausnahme bildet das Steuerrecht mit einer Outsourcing-Quote von 45% und das Prozessrecht mit durchschnittlich 56% Outsourcing-Quote. Im Allgemeinen lässt es die schwankende Nachfrage der internen Fachbereiche (saisonal, projekt- oder fallbezogen) wirtschaftlich nicht zu, dass ein Unternehmen in allen Rechtsgebieten zu jeder Zeit ausschließlich interne Anwälte im Einsatz hat. Es ist für den Leiter Recht notwendig, das Beratungsangebot anhand regelmäßiger Prognosen der Nachfrage aus den Fachabteilungen anzupassen.
 
Bei Betrachtung der durchschnittlichen Outsourcing-Quote über alle Rechtsgebiete wird ein überraschendes Ergebnis zutage gefördert. Nahezu unabhängig von der Größe der Rechtsabteilung bewegt sich die durchschnittliche Outsourcing-Quote in einem Korridor zwischen 24%–29%. Die „1-Anwalt-Abteilung“ hat erwartungsgemäß eine sehr hohe Outsourcing-Quote von 39%. Erst bei Rechtsabteilungen mit über 50 Anwälten hingegen sinkt die Quote signifikant.

Kosten der Rechtsabteilung

Besonders vor dem Hintergrund der Diskussion zum Insourcing von juristischer Beratungsleistung stellt sich dem Leiter Recht die Frage nach den Kosten der internen Anwälte im Vergleich zu ihren externen Kollegen oder unabhängig davon zu anderen Rechtsabteilungen als Benchmark. Aber auch die Systematik der Verrechnung von Kosten und Leistungen der Rechtsabteilung ist innerhalb eines Unternehmens ein wesentlicher Faktor für die monetäre und quantitative Kontrolle sowie Steuerung der internen Leistungserbringung, wenn auch dies ein Diskussionspunkt darstellt, ob Aufwand und Nutzen in einem akzeptablen Verhältnis stehen. Nachdem auch die Leiter Recht zunehmend ihre Abteilungen unter Effizienz- und Kostengesichtspunkten führen müssen, lohnt die vergleichende monetäre Analyse in dieser Untersuchung.
Im Ergebnis budgetieren die Leiter Recht der Fortune-150 in Deutschland durchschnittlich € 253.000,-- pro Jahr und Anwalt, ohne externe Rechtsberatungskosten. Dadurch ergibt sich ein durchschnittlicher Stundensatz von € 141,-- inklusive Sekretariat, Gehilfen und Assistenz bei 1.800 Stunden p. a. Während die Handelsunternehmen durchschnittlich ca. € 185,-- je beschäftigtem Anwalt pro Stunde budgetieren, liegen die Finanzdienstleister mit € 104,-- je interner Anwaltsstunde am unteren Ende. Automotive- und Konsumgüterunternehmen budgetieren € 111,-- je Anwaltsstunde bzw. € 122,--. Die hohe Varianz trägt auch an dieser Stelle möglicherweise dem Umstand Rechnung, dass die deutschen Rechtsabteilungen hinsichtlich der Umsetzung konkreter effizienzsteigernder Maßnahmen zu Organisation und Kosten teilweise noch am Anfang stehen.
Die Kennzahl „interne und externe Kosten pro Umsatzmilliarde“ erlaubt einen Vergleich der Kosten im Verhältnis zur Größe des Unternehmens. Im Ergebnis liegen der durchschnittliche interne Aufwand der Rechtsabteilung pro Umsatzmilliarde des Unternehmens bei € 437.000,-- und der entsprechende externe Aufwand bei € 580.000,--. Dies bedeutet eine Kosten-Umsatz-Relation von 1%. Neben branchenspezifischen teils stark variierenden Ergebnissen zeigt der Vergleich auch, dass die internen Kosten der Rechtsabteilung in Summe durchschnittlich unter den externen Kosten liegen.
 
60% der Rechtsabteilungen der deutschen Fortune-150 Unternehmen stellen ihren internen Mandanten diese externen Kosten in Rechnung; knapp 40% verfahren hiernach auch mit ihren internen Rechtsberatungskosten. Vor dem Hintergrund einer notwendigen Kostenkontrolle in großen Unternehmen erscheint dieses Vorgehen sinnvoll, um Transparenz und verantwortungsbewusstes Umgehen mit den Ressourcen im Unternehmen zu erzielen. Jedoch ist ein unbürokratisches Verfahren notwendig. Im Vergleich zu 2005 ist ein Rückgang zu beobachten.

Das Thema „effiziente Rechtsabteilung“ wird zukünftig weiter an Bedeutung gewinnen.
Zusammenarbeit mit externen Kanzleien

Externe Kanzleien leisten einen erheblichen Beitrag in der Rechtsberatung von Unternehmen. Oft haben nur sie das erforderliche spezialisierte und hochaktuelle Wissen, das ein Unternehmen für die Behandlung rechtlicher Fragestellungen benötigt, oder sie unterstützen vorhandenes Wissen effektiv. Auch können sie flexibel Ressourcenengpässe in Unternehmensrechtsabteilungen abfangen, Mehrwert durch eine externe Perspektive schaffen oder wichtige interne Gutachten verifizieren. Wichtiger Grund ist auch die Haftungsfrage der Unternehmensorgane, die sich für besonders prekäre Fälle gerne eine zusätzliche externe Meinung zur Absicherung einholen. Der Beitrag externer Anwälte ist dennoch kostenintensiver als der Einsatz interner Kräfte, und in Zeiten sinkender Budgets wird ihr Einsatz kritischer betrachtet. Aus Organisationsgesichtspunkten ist zur Vergleichbarkeit der Einsatz Externer immer zu dem Budget der internen Mitarbeiter in Relation zu setzen. Die Zusammenarbeit mit externen Kanzleien unter Organisations- und Kostengesichtspunkten wurde deshalb detailliert in dieser Studie untersucht.
 
Über die Hälfte der befragten Leiter Recht gehen davon aus, dass es im Geschäftsjahr 2007 keine Veränderungen im Umfang der Beauftragung externer Anwaltskanzleien geben wird. Per saldo wird die Mandatierung jedoch zunehmen. Während 25% den Einsatz Externer erweitern wollen, planen 19% der Befragten bereits den Rotstift anzusetzen. Jedoch geht in ausgewählten Rechtsgebieten eine Mehrheit von einer steigenden Nutzung externer Rechtsexpertisen aus. Insbesondere in den Rechtsgebieten: Kartellrecht, Aktienrecht, Kapitalmarktrecht sowie Beteiligungen.

Für große internationale Unternehmen, die in vielen unterschiedlichen Bereichen operieren, ist zu erwarten, dass eine hohe Anzahl unterschiedlicher Kanzleien zum Einsatz kommt. Die Mehrheit der Teilnehmer gab an, weniger als 25 Kanzleien zu beauftragen. Dies spricht bereits für einen Trend zur Reduktion der Lieferantenzahl. Nur 4% nutzen zwischen 50 und 100 Kanzleien und fast ein Viertel arbeitet mit 25 bis 50 Kanzleien zusammen. Es ist für die Unternehmen wirtschaftlich sinnvoll, die Anzahl der durch sie genutzten Kanzleien möglichst gering zu halten, um monetäre Mengenbündelungsvorteile zu erzielen. Die Mandatierung der Externen erfolgt hingegen von der Mehrheit (98%) der befragten Unternehmen bereits durch die Rechtsabteilung.
Die Gründe für eine Auslagerung bestimmter Aufgaben von der Rechtsabteilung an externe Kanzleien können hingegen sehr unterschiedlicher Natur sein. In der vorliegenden Studie wurden zu 27% Zeit- und zu 47% Kompetenzmangel angegeben sowie zu 6% ökonomische Erwägungen. 13% der Teilnehmer lagern ihre juristischen Aufgaben aus, um eine bereits erbrachte interne Arbeit durch eine externe Perspektive abzusichern. An dieser Stelle können Unternehmen an Effizienz gewinnen, wenn durch eine Bewertungssystematik geklärt werden kann, wann die Wichtigkeit einer juristischen Bewertung tatsächlich zwei Sichtweisen erfordert.

Für Kanzleien nicht unerheblich ist die Frage nach der Wichtigkeit der Auswahlkriterien ihrer Mandanten. Die Leiter Recht fordern von ihren externen Kanzleien erwartungsgemäß in erster Linie hohe Qualität, aber auch Kreativität der Lösungen. Nachfolgend wichtigstes Kriterium ist die Reaktions- und Bearbeitungszeit. Hier kann sich eine Kanzlei wesentlich von ihren Wettbewerbern distanzieren, um einen Wettbewerbsvorteil zu erreichen. Dieses Ergebnis unterstreicht aber auch den Aspekt, dass die Rechtsabteilungen weniger ihren Kostendruck weitergeben als den hohen internen Leistungsdruck.

Es stellt sich neben dem Vergleich der monetären Werte die Frage nach den Maßnahmen zur Verbesserung der Zusammenarbeit mit den externen Kanzleien. Neun von zehn Leitern der Rechtsabteilung fordern von den externen Kanzleien in erster Linie die zeitnahe Bearbeitung der Aufträge und ein besseres Verständnis der wirtschaftlichen Anforderungen. Immerhin 88% schätzen die Erhöhung der Erreichbarkeit als wichtige Maßnahme ein. Insgesamt scheint die Beziehung zwischen Anwalt und Rechtsabteilung noch Verbesserungspotenzial zu beinhalten. (zur Ergänzung: > Präsentation aus Syndikus-Summit 2007, Nr. 5 (Folie 23 ff))
 
 

Ansprechpartner

Christine Seitz Recht und Steuern
Telefon: 069 2197-1314 Fax: 069 2197-1575
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