Rechtsanwaltsdatenbank, Legalbill und juristisches Outsourcing


Der Spagat zwischen Kosten und Qualität aus der Sicht der Rechtsabteilung einer Lufthansa-Tochtergesellschaft
Dr. Andreas Biegel, Delvag Luftfahrtversicherungs-AG
(Vortrag zum Syndikus-Summit 2007)

I. Zur Rechtsabteilung der Delvag

Die Delvag Luftfahrtversicherungs-AG ist eine 100%-ige Tochtergesellschaft der Deutsche Lufthansa AG. Sie ist auf die Bereiche Luftfahrt- und Transportversicherung spezialisiert. Die Abteilung Justitiariat/Schaden hat 27 Mitarbeiter und ist eine kombinierte Rechts- und Schadenabteilung, in der insgesamt vier Juristen tätig sind - drei Volljuristen, ein Diplom-Wirtschaftsjurist (FH).


II. Prozesse auf dem Prüfstand: Beispiel Anwaltsmandatierung

Kosten und interne Prozesse stehen ständig auf dem Prüfstand. Auch wenn es heute keine extremen Sparzwänge sein mögen, gibt es gleichwohl Vorgaben zu wirtschaftlichem und kostenorientiertem Handeln. So wurde im Lufthansa-Konzern vor kurzem die Initiative “Upgrade“ ins Leben gerufen. Mit diesem Programm will die Lufthansa sowohl die Qualität als auch die Wirtschaftlichkeit im gesamten Konzern weiter verbessern. Dabei sind natürlich auch die verschiedenen Rechtsabteilungen im Konzern aufgerufen, ihren Beitrag zu leisten. Abläufe sollen kundenfreundlicher gestaltet, beschleunigt, vereinfacht und standardisiert werden.

Ein Ansatzpunkt hierfür ist die Zusammenarbeit mit Rechtsanwaltskanzleien. Die Rechtsabteilung der Delvag bedient sich der externen Kollegen, wenn das Volumen und/oder die Materie des Falles dies erfordern. Bei der Delvag sind häufiger Versicherungspolicen zu prüfen, die ausländischem Recht unterliegen. In solchen Fällen gebietet bereits die Wahl ausländischen Rechts die Einschaltung eines Anwalts aus dem jeweiligen Land. Die Auswahl erfolgt nach der Qualifikation für das jeweilige Mandat - und unter Kostenaspekten.


1. Die Rechtsanwaltsdatenbank der Lufthansa

Wie erfolgt die Auswahl der Kanzleien bzw. Anwälte? Im Lufthansa-Konzern gibt es seit ein paar Jahren eine Rechtsanwaltsdatenbank, die sowohl bei der AG als auch bei den Tochtergesellschaften genutzt wird. Viele Tochtergesellschaften der Lufthansa haben - so wie die Delvag - vor allem für die rechtlichen Belange im operativen Geschäft  eigene Rechtsabteilungen, sodass im ganzen Konzern insgesamt gut 50  Juristen in Rechtsabteilungen tätig sind. Diese können und sollen auf die Datenbank zurückgreifen.

Die Rechtsanwaltsdatenbank der Lufthansa wurde von der Lufthansa Systems Hungaria mit Sitz in Budapest entwickelt. Sie ist ein in das Intranet der Lufthansa integriertes Tool. Die Anwaltssuche wird erleichtert durch eine Auflistung der Tätigkeitsschwerpunkte, Sprachkenntnisse, Kostensätze und Referenzen. Es wird angegeben, welcher Syndikus innerhalb des Konzerns den Kontakt zum externen Anwalt hält - das hat sich für Nachfragen zur Zusammenarbeit in der Praxis bewährt. Die Justitiariate der Lufthansa und der Tochtergesellschaften nehmen die erforderlichen Eingaben vor und pflegen die Datenbestände.

Die Konsultierung der Anwaltsdatenbank ist Voraussetzung einer Mandatierung. Insgesamt wurden bisher gut 150 Anwälte nach Abschluss des Mandats in die Anwaltsdatenbank aufgenommen. Dabei ist ein Bewertungssystem nach der Idee der eBay-Bewertungen integriert worden. Im Rahmen der Anwaltsbewertung lassen sich Angaben zur Zuverlässigkeit des Anwalts, zur fachlichen Qualität, zum taktischen Geschick, zum Auftreten und zu seiner Erreichbarkeit machen. Jeder Lufthansa-Syndikus kann nach Eingabe seines Passworts erfahren, wie ein Anwalt abgeschnitten hat und ob sich eine Mandatierung für bestimmte Rechtsgebiete empfiehlt.


2. Legalbill als Instrument zur Rechnungsprüfung

Ein weiteres Instrument ist das “Legalbill“-Controllingsystem, das im Lufthansa-Konzern 2004 eingeführt wurde. Legalbill ist ein Anbieter aus den USA. Grundsätzlich liegen konzernweit jeder Anwaltsmandatierung die “Allgemeinen Bedingungen zur Rechnungsstellung für Rechtsanwaltskanzleien“ (Legalbill Guidelines) zugrunde.

Delvag nutzt dieses System bisher nicht, was damit zusammenhängt, dass die Gesellschaft in Klagefällen meist auf RVG-Basis abrechnet. Hinzu kommt, dass bei etlichen Mandaten weitere Beteiligte als Mitversicherer im Boot sind. Immer dann, wenn Konsortien beteiligt sind, wenn also Anwälte durch mehrere Unternehmen mandatiert werden, wird die Einbezierung von Legalbill kompliziert. Dies nicht zuletzt, weil das Controllingsystem bereits im Vorfeld der Mandatierung allen Mitgliedern des Konsortiums nahe gebracht werden muss.

Kernpunkt der Legalbill Guidelines ist die Pflicht zur transparenten Rechnungsstellung. Dabei ist  vor allem das Verbot allgemeiner oder ungenauer Tätigkeitsbeschreibungen zu beachten. Der Anwalt darf also nicht mehr den Rechnungseintrag in einer Weise gestalten, dass er lediglich aufführt: “Telefonat geführt,  25 Minuten“. Es ist erforderlich anzugeben, mit welchem Gesprächspartner telefoniert wurde und was Gegenstand des Gesprächs war. Ferner dürfen Rechnungseinträge nicht gebündelt werden (so genannte Multiple Tasks, z.B. “Telefonat, E-Mail und Brief, 3,5 Stunden"). Die einzelnen Rechnungsposten sind nach den Guidelines in jedem Fall separat und mit einer aussagekräftigen Beschreibung aufzuführen.

Legalbill kostet das Unternehmen, abhängig vom Umfang der Inanspruchnahme, einen bestimmten Prozentsatz der  Rechnungssumme. Dieser Satz bezieht sich nicht auf die vorgenommenen Kürzungen, sondern auf die ursprüngliche Summe der Rechnung. Dafür werden laut Legalbill Einsparungen von bis zu 20% erzielt. Diese Höhe hat sich zumindest für die Anfangszeit der Einführung von Legalbill bewahrheitet.

Nach Ablauf von ein paar Monaten wurden die Einsparungen geringer, zumal die meisten Kanzleien sich weiter mit den Mandatierungsbedingungen vertraut gemacht haben. Obwohl die Einsparungen sich sodann in einem Bereich von drei bis vier Prozent bewegten, war letztlich ausschlaggebend, dass mit Legalbill ein gut funktionierendes und revisionsfestes Controllingsystem geschaffen wurde. Hinzu kommt, dass Legalbill Statistiken liefert, die für die Rechtsabteilung nützlich sind. Die auf Wunsch maßgeschneiderten Statistiken zeigen, welche Mandate auffällig hohe Kosten verursacht haben. Angegeben ist auch, wie sich innerhalb der Kanzleien die Kosten zwischen Partner, Associates und sonstigen Mitarbeitern aufteilen und auf welchen Rechtsgebieten Beratung in Anspruch genommen wurde. Insgesamt haben sich Transparenz und Detaillierungsgrad der Anwaltsrechnungen durch Einführung von Legalbill deutlich verbessert.

Ein Werbeargument von Legalbill ist - über die rein formale Kontrolle hinaus - auch die inhaltliche Prüfung der Rechnungen. Nach unserer Erfahrung kommt diese Komponente in der Praxis zu kurz. Die Ursache liegt auf der Hand: Es ist nur schwer vorstellbar, wie ein externer Dienstleister darüber befinden soll, ob etwa eine Telefonkonferenz statt vier Stunden nur drei hätte dauern dürfen und damit zu hohe Kosten verursacht hat - oder ob eine bestimmte Bearbeitungszeit für ein Gutachten nach deutschem Aktienrecht angemessen war. Hierzu wäre eine umfassende Kenntnis der Rechtsmaterie und des Mandats erforderlich.


3. Alternativen zu Legalbill

Bei Mandaten, die nicht ohnehin dem RVG unterliegen, nutzt Delvag die Vereinbarung von Pauschalhonoraren als Alternative zur stundenweisen Abrechnung. Solche “Flat Fees“ sind aus unserer Erfahrung ein brauchbares Gestaltungsmittel, da die Kosten überschaubar und Überraschungen nach Erhalt der Rechnung ausgeschlossen sind. Voraussetzung ist natürlich, dass der Umfang der Tätigkeit zum Zeitpunkt der Mandatierung bereits im Wesentlichen abschätzbar ist (z.B. bei Rechtsgutachten).

Eine weitere Variante ist die Vereinbarung unternehmenseigener Mandatierungsbedingungen, die die Anforderungen an Klarheit und Transparenz der Rechnungsstellung enthalten, ohne auf eine Prüfung durch Legalbill zurückzugreifen. Der Nachteil ist, dass damit die mit der Einschaltung von Legalbill verbundene Entlastung der Rechtsabteilung entfällt, da die Einhaltung der Mandatierungsbedingungen dann intern zu überprüfen ist.

In jedem Fall sei dazu ermuntert, während des laufenden Mandats oder nach dessen Abschluss Gespräche mit den Anwälten zum Ablauf der Zusammenarbeit und zum - zugegebenermaßen unangenehmen - Thema Rechnungen zu führen. Immerhin wird Burkhard Bastuk, Partner bei Freshfields, in einem Bericht im “Handelsblatt“ vom 23.04.2004 wie folgt zitiert:

“Unsere Rechnungen sind zunächst nur ein Vorschlag, über den wir mit dem Mandanten sprechen möchten. Wir können und möchten die Summe nicht diktieren.“


III. Ausblick: Erfolgshonorare und “Outsourcing“ nach Indien?

Neben der Vereinbarung von Pauschalhonoraren wird das Thema Erfolgshonorar als Alternative zu Stundenhonoraren zukünftig eine größere Rolle spielen. Aus berufsrechtlichen Gründen kam eine Vereinbarung von Erfolgshonoraren bekanntlich in Deutschland bisher nicht in Betracht. In den USA hat Delvag mit der Vereinbarung solcher Honorare gute Erfahrungen gemacht - nicht zuletzt, weil der Anwalt durch die Erfolgskomponente in der Vergütung zusätzlich motiviert wird. Dabei kommen auch Mischformen aus Stundenhonorar und Erfolgsanteil (sog. Blended Rates) in Betracht.

Nachdem das Bundesverfassungsgericht ein absolutes Verbot von Erfolgshonoraren für verfassungswidrig erklärt hat, hat das Bundesjustizministerium nunmehr einen Gesetzentwurf vorgelegt, nach dem in bestimmten Fällen Erfolgshonorare vereinbart werden dürfen. Zwar schlägt der Referentenentwurf vor, “zum Schutz der Rechtsuchenden und der Unabhängigkeit der Anwälte“ grundsätzlich am Verbot festzuhalten. Es soll jedoch gestattet sein, im Einzelfall ein Erfolgshonorar zu vereinbaren, wenn damit besonderen Umständen der Angelegenheit Rechnung getragen wird.

Bemerkenswert ist auch, dass neuerdings als Beitrag zur Optimierung im Bereich der Anwaltsdienstleistungen auch der Begriff Outsourcing fällt. Allerdings nicht im bekannten Zusammenhang der Verlagerung von Anwaltsdienstleistungen von der Rechtsabteilung eines Unternehmens auf externe Kanzleien. Vielmehr geht es um die Verlagerung juristischer Arbeit auf “Off-Shore-Anwälte“ mit Sitz im Ausland, etwa mit Sitz in Indien. Bisher war man wohl einhellig der Ansicht, dass Juristen - im Gegensatz zu Ingenieuren oder Ärzten - aufgrund der nationalen Besonderheiten eines jeden Rechtssystems vor Konkurrenz aus dem Ausland sicher waren. Nun versucht Stephen A. French, der Gründer von Legalbill, das Gegenteil zu beweisen: Sein vor kurzem gegründetes Unternehmen Legalease Solutions LLC. überträgt juristische Aufgaben an Rechtsanwälte in Indien, nachdem die dortigen Anwälte speziell im US-amerikanischen Recht geschult worden sind. Dabei wird die Tätigkeit solcher “Off-Shore-Anwälte“ von US-amerikanischen Kollegen gesteuert und überwacht. Die dem Mandanten in Rechnung gestellten Stundenhonorare sollen nur einen Bruchteil der auf dem US-amerikanischen Markt üblichen Vergütung betragen.

Obwohl dieses Konzept auf den ersten Blick erstaunlich klingt, könnte es auf Grund der gemeinsamen, im englischen Common Law liegenden Wurzeln des US-amerikanischen und indischen Rechts funktionieren. Im Bereich der Luftfahrtversicherung wäre ein solches Outsourcing denkbar, wenn es etwa um die Durchführung von Regressen geht, die amerikanischem Recht unterliegen. Oder um die Verfolgung oder Abwehr von Haftungsansprüchen nach internationalen Abkommen (Warschauer Abkommen, Montrealer Übereinkommen). Voraussetzung wäre allerdings, dass der US-amerikanische Anwalt seine Koordinierungs-, Überwachungs- und Schnittstellenfunktion so effizient wahrnimmt, dass der Unternehmensjurist nicht merkt, dass ein Kollege “off-shore“ im Hintergrund tätig ist - und dass der koordinierende Anwalt letztlich für das Ergebnis einsteht. Denn wenn die Qualität stimmt, wird es dem Syndikus letztlich gleich sein, ob das Produkt aus der Feder eines Partners, Associates, Referendars - oder aber eines Kollegen aus Indien stammt.
 
 

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