Vertragsmanagement

Intelligente Software hilft das Vertragswesen zu optimieren


Viele Unternehmen haben ihre Verträge nicht immer richtig im Blick. Mit der Folge, dass sie Geld verlieren. So wird leicht übersehen, dass z.B. ein Leasingvertrag über die festgelegte Standardlaufzeit hinaus noch eine ganze Zeit weiter lief. Hätte das Unternehmen die geleasten Faxgeräte oder PC  für ein oder zwei Monatsraten vom Leasinggeber erworben, wären vielleicht Kosten gespart worden. Ärgerlich ist es, wenn über einen Umzug des Unternehmens bereits nachgedacht wurde – sich der Mietvertrag aber gerade stillschweigend um fünf lange Jahre verlängert hat, weil die vertraglich vereinbarte Kündigungsmöglichkeit versäumt wurde. Solche Situationen können sich zum Beispiel ergeben, wenn selbst der geschäftsführende Gesellschafter irrtümlich davon ausging, die Vertragsverlängerung stünde doch erst im nächsten Jahr an. „Schuld“ könnte aber auch der Stellenwechsel einer Führungskraft sein, die die Termine alle zwar immer gut im Blick hatte. Mit dem Wechsel oder Ausscheiden ging dieses Know-how verloren und der Nachfolger hatte noch nicht den rechten Überblick.

Die Einführung eines Vertragsmanagementsystems kann solche Probleme effektiv und kostengünstig lösen.

Das Vertragsmanagement wird in der Praxis als Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Unternehmens angesehen und stellt somit eine sowohl globale als auch eine komplexe Unternehmensaufgabe dar. Schon in mittelständischen Unternehmen sind neben der eventuell vorhandenen Rechtsabteilung mindestens auch das Controlling, die Revision, der Einkauf und die Geschäftsführung direkt betroffen.

Aufgabe eines funktionierenden Vertragsmanagements ist es, Mehrfacharbeiten zu vermeiden und Suchzeiten durch eine zentrale Datenhaltung zu verkürzen. Basis für ein optimales Vertragsmanagement ist deshalb die Vertragsverwaltung. Bewährt hat sich, dass an einer zentralen Stelle, zum Beispiel in der Rechtsabteilung, bei der Geschäftsführung, in der Buchhaltung oder bei größeren Unternehmen an einer Stelle jeder Fachabteilung alle Originale der Vertragsunterlagen - und zwar vollständig mit allen Anlagen - sowie ergänzenden AGBs gesammelt werden. Zu einer professionellen Vertragsverwaltung gehört dann auch unter anderem das Ausfiltern der wesentlichen vertragsrelevanten Informationen in strukturierter Form.

Die Verantwortlichen müssen alle Verträge stets im Blick behalten; Vertragsvereinbarungen werden dabei idealerweise automatisiert erfüllt. Strukturierte Genehmigungsverfahren sorgen für transparente Prozesse, und die Sicherheit wird durch eine Benutzerverwaltung mit eindeutiger Zuweisung von Rollen und Verantwortung (Unterschriftenregelungen und Genehmigungsprozesse) erhöht. Selbstverständlich muss auch bestimmt werden, wer auf welche Daten und Unterlagen Zugriff hat. Mit dem verfügbar gemachten Datenmaterial können Vertragsverhandlungen durch Vergleich und die Bearbeitung von Angeboten als Basis für Vertragsentwürfe optimiert werden. Dies trägt dazu bei, den Erlös zu steigern. Finanzielle Verluste wegen vergessener Vertragskündigungen sind durch Termin- und Zahlungsüberwachungen vermeidbar. Das Vertragscontrolling ist ebenso Bestandteil des Vertragsmanagements wie die Unterstützung der revisionssicheren Archivierung.

Entscheidend für ein professionelles Vertragsmanagement ist der Einsatz einer intelligenten Vertragsmanagement-Software (Vertragsmanger). Sie zielt in erster Linie darauf ab, das Vertragswesen zu automatisieren und zu optimieren. Noch vor wenigen Jahren gab es gerade für kleinere und mittelständische Unternehmen kaum kostengünstige Lösungen. Deshalb wurde bei der IHK Frankfurt in Zusammenarbeit mit einem IT-Entwickler eine entsprechende Software entwickelt. Zwischenzeitlich ist in diesem Bereich ein kleiner, aber sehr interessanter Markt mit vielfältigen Softwareangeboten entstanden.

Zu den Merkmalen von Vertragsmanagement-Software gehört die nutzerfreundliche und weitgehend selbsterklärende Bedienungsoberfläche einer Standardsoftware. Auch im Vertragsmanagement wird schon längst nicht mehr mit Exceltabellen gearbeitet, sondern mit einer zentralen Vertragsdatenbank. Dadurch soll eine hohe Verfügbarkeit von Verträgen und vertragsrelevanten Informationen für alle User zu gewährleistet sein. Dies setzt die Einbindung der Vertrags- und Dokumentenarchivierung voraus.

Es muss allerdings davor gewarnt werden, mit dem Erwerb einer geeignet erscheinenden oder maßgeschneiderten Vertragsmanagement-Software das Projekt als abgeschlossen zu betrachten. Ohne Eingabe der wesentlichen vertraglichen Eckdaten kann die Software keine Dienste leisten. Diese Arbeit wird in der Regel von einem Juristen übernommen. Zudem sollten alle Vertragsdokumente eingescannt werden, um so den jeweiligen Nutzern zur Verfügung zu stehen. Sinnvoll ist es, eine Texterkennungssoftware miteinzubeziehen. Ist die Anzahl der Verträge groß, kann diese Aufgabe durchaus von einem externen Dienstleister übernommen werden; dies schont eigene Personalressourcen.

Die Vertragsmanagement-Software sollte eine dezentrale Erfassung und Verwaltung von vertragsrelevanten Informationen sowie ein zentrales Vertragscontrolling ermöglichen, um eine Optimierung des Vertragswesens sicherzustellen. Zum Vertragscontrolling gehört auch ein allgemeines und persönliches Wiedervorlagesystem. Dabei wird der verantwortliche Mitarbeiter auf wichtige Termine wie Kündigungs- oder Verlängerungsoptionen und Zahlungsänderungen automatisch hingewiesen.

Aus der Sicht der EDV-Abteilung ist die harmonische Integration in bestehende Systemlandschaften eine Voraussetzung für den effizienten Einsatz einer Vertragsmanagement-Software. Zu vermeiden sind insbesondere die parallele Pflege von Stammdaten in mehreren Systemen. Telefon- oder E-Mail-Listen der Mitarbeiter, auf die eine Software bei der Dokumentation von Zuständigkeiten automatisch zugreift, sollten aber wie bisher gepflegt werden; die Software muss Änderungen selbstständig übernehmen. Gleiches gilt auch für Kostenträger, Kostenstellenlisten oder Abteilungsbezeichnungen.

Letztlich ist ein automatisiertes Analyse- und Berichtswesen für eine gute Vertragsmanagement-Software unabdingbar. Dazu gehört insbesondere die stichtagsgerechte Ermittlung der Verbindlichkeiten aus Miet- und Leasingverträgen für die vertraglich festgeschriebenen Restlaufzeiten, um den Verantwortlichen die betriebswirtschaftlichen Bewertung insbesondere für den Jahresabschussbericht zu erleichtern. Weitere individuelle Auswertungsanforderungen müssen bei Bedarf realisiert werden können.

Ein funktionierendes Vertragsmanagement vermeidet nicht nur unnötige Ausgaben, sondern kann auch dazu beitragen, einen höheren Zahlungseingang zu generieren. Gelegentlich geht es zum Beispiel darum, Zahlungsausfälle durch Sondervereinbarungen zu vermeiden. Vorgesehen werden dann Stundungen oder Ratenzahlungen. Bei unregelmäßigen Zahlungsterminen kann es passieren, dass diese vom Gläubiger nicht immer exakt beachtet werden. Schuldner können dies als nachlassenden Druck interpretieren und ihre Zahlungsmoral ändern. Im schlimmsten Fall geht der Gläubiger dann leer aus.
 
 

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