Der Ausfuhrverantwortliche

Bei Exportvorhaben mit genehmigungspflichtigen Gütern ist es erforderlich, einen Ausfuhrverantwortlichen (AV) gegenüber dem Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) zu benennen. Der AV ist für die Einhaltung der Exportkontrollvorschriften persönlich verantwortlich, haftet für außenwirtschaftsrechtliche Verstöße aufgrund Organisationsverschuldens persönlich und muss Mitglied des Vorstands, der Geschäftsführung oder ein vertretungsberechtigter Gesellschafter sein.

Die Benennung des AV erfolgt über das Formular AV 1 (Benennung des AV) und ist bis zum Widerruf gültig. Zusätzlich ist eine Kopie des Handelsregisterauszuges einzureichen.

Hinweis: Ein Prokurist kann nicht als AV benannt werden.

Grundsätzlich sind alle Anträge auf Ausfuhrgenehmigung persönlich vom AV zu unterzeichnen bzw. persönlich über das ELAN-K2-Portal einzureichen. Um dies zu vermeiden und intern zu delegieren, besteht die Möglichkeit, die Verantwortung für alle Anträge mittels Formular AV 2 zu übernehmen. Diese Erklärung ist für ein Jahr gültig. Wird sie nicht erneuert, so müssen alle Anträge auf Ausfuhrgenehmigung wieder persönlich vom AV unterzeichnet bzw. persönlich über das ELAN-K2-Portal eingereicht werden.

Beide Formulare können per Mail an ausfuhrverantwortliche-r(at)bafa.bund.de beim BAFA eingereicht werden. Die Zusendung der Originale per Post ist nicht erforderlich. Sie sind jedoch für fünf Jahre aufzubewahren und auf Verlangen dem BAFA vorzulegen.

Dem Ausfuhrverantwortlichen obliegt die Organisationspflicht, die Personalauswahl und -weiterbildungspflicht sowie die Überwachungspflicht.

Organisationspflicht

Es besteht kein vorgeschriebenes Muster für die Ausgestaltung der Aufbauorganisation im Bereich Exportkontrolle und ihre Einbindung in die übrige Unternehmensorganisation. Dennoch müssen bestimmte Mindestvorgaben erfüllt werden. Hilfreich kann ein ohnehin erforderliches internes Kontrollprogramm (ICP) sein.

Die Gesamtverantwortung im Unternehmen für das Thema „Exportkontrolle“ muss schriftlich festgelegt und bekanntgemacht werden. Bei Unternehmen, die gelistete Güter ausführen, erfolgt dies durch Benennung eines Ausfuhrverantwortlichen (s. o.), der auch im Organigramm ausgewiesen sein muss, inkl. einer ggf. notwendigen Organisationseinheit für Exportkontrollfragen. Um Interessenskonflikte zu vermeiden, muss eine hinreichende Unabhängigkeit sowie eine Durchsetzungskraft gegenüber anderen Bereichen wie dem Vertrieb des Unternehmens bestehen. Das Exportkontrollpersonal sollte organisatorisch so angesiedelt und befugt sein, risikobehaftete Transaktionen stoppen zu können. Weiterhin sollte ein unmittelbares Berichtsrecht an den AV und ein fachliches Weisungsrecht bestehen, welches durch die Geschäftsführung/den Vorstand kommuniziert wird.

Personalauswahlpflicht

Der Ausfuhrverantwortliche hat dafür Sorge zu tragen, dass in diesem Bereich ausreichend Mitarbeiter vorhanden sind. Diese müssen über entsprechende fachliche Kenntnisse verfügen und persönlich zuverlässig sein. Die Vorlage und die Archivierung von Weiterbildungszertifikaten ist unabdingbare Voraussetzung hierfür.

Überwachungspflicht

Der Ausfuhrverantwortliche hat die Einhaltung der festgelegten Arbeitsabläufe zu überwachen. Verletzungen der Überwachungspflicht können als Aufsichtspflichtverletzung gemäß § 130 OWiG mit einem Bußgeld geahndet werden, das der Höhe nach pro Verstoß bis zu einer Million Euro betragen kann. Wie der Ausfuhrverantwortliche dieser Pflicht nachkommt, hängt von den spezifischen Gegebenheiten des Unternehmens ab. Er kann die Überwachung in eigener Person wahrnehmen oder andere Unternehmensbereiche oder Personen mit dieser Aufgabe betrauen.

Weiterbildungspflicht

Das Außenwirtschaftsrecht ist komplex und eine schnelllebige Thematik, die maßgeblich von der aktuellen Tagespolitik abhängig ist. Der Ausfuhrverantwortliche muss dafür sorgen, dass er und seine Mitarbeiter sich im Exportbereich ständig fortbilden (Seminare, Inhouseschulungen, Literatur). Ferner hat der Ausfuhrverantwortliche dafür zu sorgen, dass die Exportbeauftragten über die erforderlichen Arbeitshilfen verfügen (aktuelle Gesetzestexte, Embargomaßnahmen, Zugang zum Bundesanzeiger, den zuständigen Behörden, Newslettern und zum Amtsblatt der EU).