Angaben auf Geschäftsbriefen und Rechnungen

Bei der Gestaltung von Geschäftsbriefen und Rechnungen müssen bestimmte gesetzliche (handelsrechtliche und steuerrechtliche) Vorschriften beachtet werden.

I. Allgemeines

Bei der Gestaltung Ihrer Geschäftsbriefe müssen die gesetzlichen Vorschriften (§§ 37a, 125, 177a HGB, § 35a GmbHG, § 80 AktG) beachtet werden. Welche Angaben erforderlich sind, richtet sich nach der Rechtsform des Unternehmens. Die handelsrechtlichen Vorschriften sollen Geschäftspartnern ermöglichen, die Identität des Unternehmens und seine Eintragung im Register nachzuvollziehen.
Als Geschäftsbrief gelten insbesondere:
  • Schriftliche Mitteilungen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind und der geschäftlichen Kommunikation dienen, beispielsweise Angebote, Auftragsbestätigungen und Bestellscheine.
  • Auch E-Mails, Faxe und Postkarten, die Geschäftsbriefe ersetzen,
  • Rechnungen .
  • Grundsätzlich muss jeder „Geschäftsbrief“, der geeignet ist, im Einzelfall den ersten schriftlichen Kontakt zwischen den Geschäftspartnern herzustellen, die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten. Dies trifft beispielsweise auf Angebots- und Annahmeschreiben, Auftragsbestätigungen, Quittungen, Mängelrügen etc. zu.
Nicht als Geschäftsbrief gelten:
  • Der interne Schriftverkehr zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen und Niederlassungen des Unternehmens;
  • Empfangsscheine, Abholbenachrichtungen u.ä. die nicht an einen bestimmten Personenkreis gerichtet sind;
  • Alle Nachrichten, die an einen unbestimmten Personenkreis gerichtet sind, z.B. Werbeschriften, Grußkarten, Hinweise auf Firmenjubiläen, Schließungen und Öffnungen, unverbindlicher PR-Verkehr mit Kunden und Zeitungsanzeigen.

II. Im Einzelfall vorgeschriebene Angaben

1. Nicht im Handelsregister eingetragenes Einzelunternehmen
Auf allen Geschäftsbriefen des nicht eingetragenen Gewerbetreibenden sind i.R. der Familienname des Unternehmers mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen sowie eine ladungsfähige Anschrift anzugeben. Für nicht im Handelsregister eingetragene Gewerbetreibende ergeben sich die erforderlichen Angaben auf Geschäftsbriefen regelmäßig aus verschiedenen Spezialvorschriften. Hierzu zählen insbesondere § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG, § 5 DDG, § 312a Abs. 2 i.V.m. Art. 246 Abs. 1 Nr. 2 EGBGB (bei Verbraucherverträgen) sowie § 2 Abs. 1 Nr. 2 DL-InfoV (für Dienstleister).
2. Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR oder BGB-Gesellschaft)
Auf Geschäftsbriefen der Gesellschaft bürgerlichen Rechts sollen die Familiennamen aller Gesellschafter mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen sowie eine ladungsfähige Geschäftsanschrift mitgeteilt werden. Die Pflicht zur Angabe der Vor- und Zunamen ergibt sich nicht direkt aus dem BGB. Häufig ist die Angabe des Vor- und Zunamens in speziellen gesetzlichen Regelungen, wie z.B. aus der DL-InfoV, dem UStG oder dem UWG vorgeschrieben, daher empfehlen wir dringend die Vor- und Zunamen grundsätzlich aufzunehmen.
Bei der eingetragenen Gesellschaft bürgerlichen Rechts (eGbR) ist der Rechtsformzusatz “eingetragene Gesellschaft bürgerlichen Rechts” oder eGbR geführt werden (§ 707a Abs. 2 BGB). Ist bei einer eingetragenen GbR keine natürliche Person als Gesellschafter persönlich haftbar, muss der Name außerdem eine Bezeichnung enthalten, die die Haftungsbeschränkung kennzeichnetngetragene Gesellschaft bürgerlichen Rechts” oder eGbR mitzuteilen.
3. Im Handelsregister eingetragenes Einzelunternehmen
Folgende Angaben sind im Geschäftsbrief für diese Rechtsform erforderlich:
  • Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
  • Rechtsformzusatz „eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“ oder eine Abkürzung dieser Bezeichnung wie beispielsweise „e.K.“, „eK“, „e.Kfm.“ oder „e.Kfr.“;
  • Ort der Handelsniederlassung
  • Registergericht und Handelsregister-Nummer
Eine zusätzliche Angabe des Vor- und Familiennamens des Inhabers ist nach § 37a HGB nicht erforderlich.
4. Offene Handelsgesellschaft (OHG) und Kommanditgesellschaft (KG)
Folgende Angaben sind im Geschäftsbrief für diese Rechtsformen erforderlich:
  • Firma in Übereinstimmungen mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
  • Rechtsform (oHG oder KG);
  • Sitz der Gesellschaft ;
  • Registergericht und Handelsregister-Nummer
  • Die Firma muss zusätzlich einen Rechtsformzusatz enthalten, der gegebenenfalls die Haftungsbeschränkung kennzeichnet, wenn bei der OHG oder KG keine natürliche Person persönlich haftet (§ 19 Abs. 2 HGB) (siehe unten).
5. GmbH & Co. KG; GmbH & Co. oHG ; AG & Co. KG und AG & Co . OHG usw.
Bei einer OHG oder KG, bei der keine natürliche Person persönlich haftet, sind neben den Angaben zur Gesellschaft auch die nach § 125 Abs. 1 Satz 2 HGB vorgeschriebenen Angaben zu den Gesellschaftern zu machen. Dazu gehören grundsätzlich die Firma oder der Name der persönlich haftenden Gesellschafter sowie die für diese Gesellschafter geltenden Pflichtangaben nach § 35a GmbHG beziehungsweise § 80 AktG.
6. Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)
Für die GmbH sind folgende Angaben notwendig:
  • Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
  • Rechtsform der Gesellschaft;
  • Sitz der Gesellschaft;
  • Registergericht sowie Handelsregister-Nummer;
  • alle Geschäftsführer und - sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat - den Vorsitzenden des Aufsichtsrates mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.
Werden Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, müssen das Stammkapital und, wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden.
Befindet sich die Gesellschaft in Liquidation, muss auf den entsprechenden Status hingewiesen werden. Anzugeben sind dann die Liquidatoren anstelle der Geschäftsführer.
Maßgeblich ist grundsätzlich der im Handelsregister eingetragene Sitz der Gesellschaft. Dieser ist von der inländischen Geschäftsanschrift zu unterscheiden, die ebenfalls im Handelsregister eingetragen wird. Der tatsächliche Verwaltungssitz und der eingetragene Satzungssitz können voneinander abweichen. Für die Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen ist der eingetragene Sitz maßgeblich (§ 35a GmbHG).
7. Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)/(UG (haftungsbeschränkt))
Für die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) gelten hinsichtlich der Angaben auf Geschäftsbriefen grundsätzlich dieselben Anforderungen wie für die GmbH. Die Firma muss den gesetzlich vorgeschriebenen Rechtsformzusatz „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)“ oder „UG (haftungsbeschränkt)“ enthalten.
8. Aktiengesellschaft (AG)
  • Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut;
  • Rechtsform der Gesellschaft AG oder Aktiengesellschaft;
  • Sitz der Gesellschaft;
  • Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Handelsregisternummer;
  • Alle Vorstandsmitglieder sowie den Vorsitzenden des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen.
  • Der Vorsitzende des Vorstandes muss ausdrücklich als solcher bezeichnet werden;
Es müssen keine Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht werden. Werden Angaben über das Kapital gemacht, muss das Grundkapital angegeben werden. Sind die Aktien nicht vollständig zum Ausgabebetrag eingezahlt, ist außerdem der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen anzugeben.
Befindet sich die AG in Abwicklung, sind die Abwicklung und die Abwickler sowie der Vorsitzende des Aufsichtsrats nach Maßgabe des § 268 Abs. 4 AktG anzugeben.
9. Niederlassungen ausländischer Gesellschaften
Für den von Deutschland ausgehenden Schriftverkehr von Niederlassungen ausländischer Gesellschaften gelten die Vorschriften für inländische Gesellschaften entsprechend. Zusätzlich muss das Registergericht der Niederlassung mit Handelsregisternummer angegeben werden. Bei nicht im deutschen Handelsregister eingetragenen Betriebsstätten sind die Registerangaben für die ausländische Gesellschaft selbst anzugeben.

III. Rechnungen

Über Einzelheiten der zusätzlichen Pflichtangaben auf Rechnungen informiert eine spezielle steuerrechtliche Information.

IV. Sonstiges

Üblicherweise werden die Pflichtangaben in der Fußzeile des Geschäftsbriefes abgedruckt. Konkrete Vorschriften hierfür gibt es jedoch nicht. In der graphischen Gestaltung des Geschäftspapiers ist das Unternehmen frei. Ein Logo kann verwendet werden, solange nicht bestehende Rechte Dritter (z.B. eingetragene Marken) verletzt werden. Auch können selbstverständlich zusätzliche Angaben gemacht werden. Es ist empfehlenswert, neben der genauen Anschrift, Telefon- und Telefaxnummern, (ggf. E-Mail-Anschrift, Internet-Anschrift).
Eine Bankverbindung kann auch angegeben werden, ist aber keine allgemeine gesetzliche Pflichtangabe auf Geschäftsbriefen.
Die Nichteinhaltung der gesetzlichen Pflichtangaben kann rechtliche Folgen haben. Bei Verstößen gegen die handelsrechtlichen Vorschriften können insbesondere Zwangsgelder durch das Registergericht festgesetzt werden. Weitere Folgen richten sich nach der jeweils verletzten Vorschrift.