Das außergerichtliche Mahnverfahren

Außenstände belasten die Liquidität des Unternehmens. Sie führen zu Zinsverlusten und verursachen Kosten. Darüber hinaus besteht die Gefahr eines Forderungsausfalls. Für jedes Unternehmen ist es daher von großer Bedeutung, Außenstände möglichst schnell und ohne Verluste zu realisieren. Voraussetzung dafür ist ein effektives und auf Kundenerhaltung ausgerichtetes Mahnwesen.

Die Mahnung 

Rechtlich ist die Mahnung eine einseitige, empfangsbedürftige Aufforderung an den Schuldner, die fällige Zahlung zu erbringen. Hierdurch wird der Schuldner grundsätzlich in Verzug gesetzt. Allgemein ist zu beachten, dass ein Mahnschreiben die Angabe von Datum und Nummer der Rechnung und des Lieferscheins sowie das Zahlungsziel beinhalten sollte. Dies dient der Eindeutigkeit und bringt dem Schuldner Klarheit darüber, welche einzelnen Rechnungsposten vom Gläubiger angemahnt werden.
Die Mahnung ist an keine besondere Form gebunden. Sie kann zwar grundsätzlich schriftlich, mündlich oder auch durch schlüssiges Verhalten erfolgen. Aus Beweisgründen sollte jedoch immer die Schriftform gewählt werden.
Die Anzahl der erforderlichen Mahnschreiben ist nicht festgelegt. Gesetzlich erforderlich ist grundsätzlich nur eine Mahnung. In einigen gesetzlich geregelten Fällen kommt der Schuldner auch ohne Mahnung in Verzug (siehe dazu Ziffer 1.2.2). Bis zu drei Mahnungen je nach Bonität des Kunden entsprechen jedoch der kaufmännischen Gepflogenheit.
Das außergerichtliche Mahnverfahren kann beispielsweise nach folgendem Schema ablaufen:
  • Erste Mahnung: Zahlungserinnerung
Mit diesem Schreiben sollte der Kunde in höflicher Form an die Zahlung der Rechnung erinnert werden. Zweckmäßig wäre es, diesem Schreiben eine Kopie der Rechnung beizulegen, damit der Kunde mit Hilfe der Kopie die Rechnung begleichen kann, falls er diese beispielsweise nie erhalten, verlegt oder verloren haben sollte. Eine Fristsetzung ist nicht erforderlich, ebenso wenig die Androhung bestimmter Folgen. Es genügt, wenn der Gläubiger eindeutig zum Ausdruck bringt, dass er die geschuldete Geldsumme verlangt.
Eine Zahlungserinnerung könnte je nach Einzelfall beispielsweise wie folgt formuliert werden: (Hinweis: Das Muster bietet nur einen Anhaltspunkt)
Zahlungserinnerung
Rechnung Nr. .... vom ………...
Sehr geehrte ………………….,
auf unsere o. a. Rechnung haben wir noch keinen Zahlungseingang feststellen können.
Falls Ihrer Aufmerksamkeit unsere o. a. Rechnung entgangen ist, haben wir Ihnen eine Kopie unserer Rechnung beigefügt. Wir bitten Sie, die Regulierung nachzuholen und sehen dem Eingang Ihrer Zahlung entgegen.
Sollten Sie zwischenzeitlich bereits Zahlung geleistet haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
  • Zweite Mahnung: ausdrückliche Mahnung
Ist trotz der Zahlungserinnerung innerhalb der nächsten 10 - 14 Tage kein Geld eingegangen, so empfiehlt sich eine zweite Mahnung. Dieses Mahnschreiben wird im Allgemeinen etwas deutlicher formuliert und nennt regelmäßig eine Zahlungsfrist von beispielsweise 10 oder 14 Tagen. Einen Anhaltspunkt bietet folgendes Beispiel:
Mahnung
Rechnung Nr. .... vom ………
Sehr geehrte ………………..,
leider haben Sie auf unsere Zahlungserinnerung vom ……... nicht reagiert. Wir bitten Sie daher, den überfälligen Betrag in Höhe von ………. bis zum ……... auf unser Konto zu überweisen. Sofern Sie den vorgenannten Termin nicht einhalten, werden wir Ihnen Verzugszinsen und Mahnkosten berechnen müssen.
Sollten Sie zwischenzeitlich bereits Zahlung geleistet haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen
Wenn das zweite Mahnschreiben jedoch als letzte Mahnung vor Einleitung weiterer rechtlicher Schritte erfolgt, empfiehlt sich als Text jedoch eher eine Anlehnung an den nachfolgend formulierten Vorschlag für das dritte Mahnschreiben.
  • Dritte Mahnung: Androhung weiterer Schritte
Eine dritte Mahnung empfiehlt sich nur, wenn mit einer Zahlung zu rechnen ist oder der Gläubiger das gerichtliche Verfahren aufgrund beispielsweise jahrelanger laufender Geschäfte nicht einleiten möchte. Mit der dritten Mahnung können weitere Schritte bei Nichteinhaltung eines erneuten und letzten Zahlungstermins angedroht werden. Mit der Androhung einer Klage oder eines gerichtlichen Mahnverfahrens kann dem Schuldner der Ernst der Lage deutlich vor Augen geführt werden. Die durch diese Maßnahmen anfallenden Kosten können dem Kunden in Rechnung gestellt werden.
Hier kann folgendes Beispiel einen Anhaltspunkt bieten:
Mahnung
Rechnung Nr. …... vom ……...
Sehr geehrte ………………….,
trotz unserer schriftlichen Erinnerungen vom ……... und vom ……... konnten wir bis zum heutigen Tag keinen Zahlungseingang feststellen.
Zur Zahlung offen sind folgende Beträge:

Rechnungsbetrag:          Euro
Verzugszinsen (... %)      Euro
Mahnkosten:                   Euro
Summe:                          Euro
Wir bitten Sie daher letztmalig, den fälligen Betrag bis zum ……... auf unser Konto einzuzahlen.
Sollte auch dieser Termin ohne Geldeingang auf unserem Konto verstreichen, sehen wir uns gezwungen, ohne erneute Aufforderung gerichtliche Schritte einzuleiten. Beachten Sie bitte, dass dadurch für Sie erhöhte Kosten entstehen würden. Hat sich diese Mahnung mit Ihrer Zahlung überschnitten, bitten wir Sie, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten.
Mit freundlichen Grüßen
Selbstverständlich kann im Einzelfall auch anders verfahren werden, indem beispielsweise nur eine oder zwei Mahnungen vor der Einleitung weiterer Schritte übersandt werden. Die Entscheidung über das Vorgehen erfordert jeweils eine Überprüfung des Einzelfalls.
 

Mahnkosten

Die Kosten für die den Verzug begründende Erstmahnung dürfen nicht geltend gemacht werden, weil zu diesem Zeitpunkt noch kein Verzug des Schuldners vorliegt.
Nach der ersten Mahnung, mit der der Schuldner erst in Verzug gesetzt wird, oder wenn Verzug des Schuldners bereits ohne Mahnung eintritt, können die durch die weiteren Mahnungen entstehenden Kosten gegenüber dem Schuldner geltend gemacht werden (sog. Mahnkosten).
Als Mahnkosten gelten Portokosten und Kosten für Materialaufwand wie Papier und Druck. Personal- oder Verwaltungskosten dürfen nicht auf die Mahnkosten umgelegt werden. Dabei gilt zu beachten: Es dürfen nur Mahnkosten in der Höhe berechnet werden, in der tatsächlich Kosten entstanden sind! Der Regelfall sind 1 € bis 1,50 € pro Mahnung.
Erfolgt die Mahnung per E-Mail können keine Mahnkosten verlangt werden. Ersatzfähige Kosten sind hierbei nämlich nicht entstanden.

Eintritt des Verzuges

Der Verzug tritt ein, wenn der Schuldner die Forderung bei Fälligkeit nicht bezahlt und auf die Mahnung nicht reagiert. Kurz gesagt: Verzug liegt nur vor, wenn  der Schuldner schuldhaft trotz Fälligkeit und Mahnung nicht zahlt.
Der Schuldner kommt nicht in Verzug, solange die Leistung infolge eines Umstandes unterbleibt, den er nicht zu vertreten hat, § 286 Abs. 4 BGB (kein Verzug ohne Verschulden). Dies bedeutet im Einzelnen: Um eine Forderung geltend machen zu können, muss sie fällig sein. Die Fälligkeit ergibt sich aus den zwischen Gläubiger und Schuldner getroffenen Absprachen, seien es vertragliche Vereinbarungen oder vom Vertragspartner akzeptierte Allgemeine Geschäftsbedingungen. Ohne ausdrückliche Vereinbarung ist eine Leistung sofort fällig. Sobald eine Forderung fällig geworden ist, kann der Gläubiger Zahlung verlangen.
Der Schuldner kommt also grundsätzlich dann in Verzug, wenn er fällige Rechnungen nicht bezahlt und er hierfür einzustehen hat und der Gläubiger ihn durch Mahnung zur Zahlung besonders aufgefordert hat.

Folgen des Zahlungsverzugs

Ist der Schuldner mit der Zahlung in Verzug, kann der Gläubiger Verzugszinsen sowie Ersatz des Verzögerungsschadens verlangen.

Verzugszinsen


Der Gläubiger einer Geldschuld hat ab Eintritt des Verzugs einen Anspruch auf Verzugszinsen. Der gesetzliche Zinssatz liegt derzeit gegenüber Verbrauchern bei fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB). Bei Rechtsgeschäften ohne Beteiligung eines Verbrauchers beträgt der Verzugszins neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB). Der Basiszinssatz des Bürgerlichen Gesetzbuchs wird jeweils zum 1. Januar und 1. Juli eines Jahres von der Deutschen Bundesbank neu festgelegt.
Dem Schuldner wird keine Möglichkeit eingeräumt, dem Gläubiger einen geringeren Schaden bzw. Darlehenszinssatz nachzuweisen. Die Vorschrift hat insoweit Strafcharakter. Der Gläubiger hat allerdings die Möglichkeit einen weitergehenden Schaden geltend zu machen. Dies wäre zum Beispiel gegeben, wenn er einen ständigen Kontokorrentkredit in Anspruch nimmt, der mit einem höheren Zinssatz zu verzinsen ist als dem gesetzlichen Zinssatz.

Verzugsschaden

Wenn der Schuldner die Pflicht zur Zahlung der Forderung trotz Fälligkeit und berechtigtem Anspruch nicht begleicht, kann der Gläubiger bei Zahlungsverzug Schadenersatz wegen Verzögerung verlangen.
Der Gläubiger kann vom säumigen Schuldner eine Verzugspauschale in Höhe von 40 Euro verlangen, sofern der Schuldner kein Verbraucher ist. Dies ist im Gesetz in § 288 Abs. 5 BGB geregelt. Die Pauschale kann nicht durch Allgemeine Geschäftsbedingungen oder vertragliche Vereinbarungen ausgeschlossen werden.
Neben der Verzugspauschale kann der Gläubiger vom säumigen Schuldner auch den Ersatz seiner Schäden verlangen. Zum Verzugsschaden gehören auch die Rechtsanwaltskosten, wenn der Zahlungsschuldner bereits vor Hinzuziehung des Rechtsanwalts in Verzug war. Die Kosten eines vom Gläubiger mit der Forderungseinziehung beauftragten Inkassobüros nach Verzugseintritt stellen ebenfalls einen vom Schuldner zu ersetzenden Verzugsschaden dar. Diese Kosten dürfen jedoch nicht die durch Beauftragung eines Rechtsanwalts entstehenden Kosten übersteigen. Als Verzögerungsschaden können nur die für die Rechtsverfolgung notwendigen Auslagen geltend gemacht werden können.
Werden Schadensersatzansprüche geltend gemacht, ist die Verzugspauschale auf diese Kosten anzurechnen, § 288 Abs. 5 Satz 3 BGB.

Wann eine Mahnung nicht erforderlich ist

Eine Mahnung ist nicht erforderlich wenn
  • für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB). Als Leistungszeit muss dabei unmittelbar ein bestimmter Kalendertag festgelegt sein. Es genügt daher die Bestimmung 8. Kalenderwoche, 3 Wochen nach Ostern, 14 Tage ab Bestellung
  • wenn die Leistung nach dem Kalender bestimmbar ist, z.B. Bezahlung 2 Wochen nach Lieferung, Lieferung 3 Wochen nach Abruf, 60 Tage nach Rechnungsstellung, 1 Jahr nach Baubeginn (§ 286 Abs. 2 Nr. 2 BGB: Der Mahnung bedarf es nicht, wenn der Leistung ein Ereignis vorauszugehen hat und eine angemessene Zeit für die Leistung in der Weise bestimmt ist, dass sie sich von dem Ereignis an nach dem Kalender berechnen lässt.)
  • wenn der Schuldner die Leistung ernsthaft und endgültig verweigert (§ 286 Abs. 2 Nr. 3 BGB)
  • wenn aus besonderen Gründen unter Abwägung der beiderseitigen Interessen der sofortige Eintritt des Verzuges gerechtfertigt ist (§ 286 Abs. 2 Nr. 4 BGB). Darunter können besonders eilbedürftige Leistungspflichten (z.B. Reparatur eines Wasserrohrbruches) fallen, bei denen das förmliche Mahnen des Schuldners sinnlos und kontraproduktiv ist. Ferner sind darunter auch die Fälle zu fassen, in denen der Schuldner von sich aus zu verstehen gibt, dass er zu einem bestimmten Termin leisten will und dies aber letztlich doch nicht tut (sog. Selbstmahnung des Schuldners)
  • wenn der Schuldner einer Entgeltforderung 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder einer gleichwertigen Zahlungsaufforderung seiner Zahlungspflicht noch nicht nachgekommen ist (§ 286 Abs. 3 Satz 1 BGB: Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder einer gleichwertigen Zahlungsaufforderung leistet). Zu beachten ist jedoch, dass diese Regelung für Geschäfte mit Verbrauchern (§ 12 BGB: Verbraucher ist jede natürliche Person, die ein Rechtsgeschäft zu einem Zweck abschließt, der weder ihrer gewerblichen noch ihrer selbständigen beruflichen Tätigkeit zugerechnet werden kann.) nur dann gilt, wenn der Verbraucher in der Rechnung oder Zahlungsaufforderung besonders auf den Eintritt des Verzuges hingewiesen worden ist (§ 286 Abs, 3 2.Hs. BGB). Den Zugang der Rechnung hat im Streitfall der Gläubiger zu beweisen. Ist jedoch der Zugang der Rechnung unsicher, kommt der Schuldner spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Empfang der Gegenleistung in Verzug (§ 286 Abs. 3 letzter Hs. BGB)
  • der Schuldner auf eine Mahnung verzichtet hat.
  • im Verkehr zwischen Kaufleuten (also denjenigen, die in das Handelsregister eingetragen sind) Zinsen geltend gemacht werden (§ 353 Satz 1 HGB)

Tipps für die betriebliche Organisation des Mahnwesens

  • Rechnungsstellung unmittelbar mit der Lieferung der Ware oder der Ausführung der Dienstleistung
  • Anbieten von Skonti als Anreiz für eine kurzfristige Zahlung
  • Beifügen von weitgehend ausgefüllten Zahlungskarten bei der Rechnung zur Erleichterung für den Kunden
  • Laufende Terminkontrolle der Zahlungsfristen von Rechnungen und Mahnungen